Состав реквизитов и места их расположения
Регламентирующие документы
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность норм, правил, требований и рекламендаций по составлению документов и работе с ними.
Общими методическими вопросами организации ДП и архивного дела в РБ занимаются:
1. Комитет по архивам и делопроизводству РБ
2. Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
К нормативным документам регламентирующих вопросы ДП относятся:
1. Законы РБ
2. Указы и распоряжения, декреты президента
3. Государственные отраслевые стандарты
4. Общегосударственные классификаторы
5. Государственные и отраслевые институты по ДП
6. Инструкции по ДП конкретного предприятия.
Закон РБ «О национальном архивном фонде и архивах в РБ» Минск 1994
Закон РБ «Об информации, информатизации и защите информации» 455-3, 2008
Закон РБ «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» 2009
СТБ 6.38 – 2004. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документа.
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ – утверждены Постановлением Минюст РБ 19 января 2009 №4
Классификация документов:
1. По наименованию (приказы, протоколы, письма)
2. По форме изложения (индивидуальные)
3. По способу … информации (рукописные, электронные, звуковые, фото и видео документы)
4. По степени сложности (простые и сложные)
5. По классности (секретные, конфиденциальные, номерованные)
6. По месту составления (внутренние и внешние)
7. По срокам исполнения (срочные, не срочные)
8. По происхождению (личные, служебные)
9. По виду оформления (черновик, копия, выписка, подлинник, дубликат, отпуск)
10. По срокам хранения (постоянного хранения, кратковременные)
Основные документы упражнения можно разделить на:
1. Организационные (уставы, положения, инструкции, учредительные договоры, регламенты, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции, типовые и примерные номенклатуры дел).
2. Распорядительные (приказы по основной деятельности организации, распоряжение, указание, решение)
3. Информационно-справочная (акты, протоколы, письма, факсы, докладные служебные записки, телеграммы)
Они относятся к ОРД – организационно-распорядительной документации.
Кроме ОРД можно выделить и другие группы:
1. Документы по личному составу (приказ по личному составу, личные дела, трудовые книжки, документы по аттестации сотрудников, трудовые договоры, лицевые счета по ЗП)
2. Плановые документы (бизнес-план, целевые программы развития предприятия, финансовый, материальный и валютный балансы, анализы отчётных данных)
3. Финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчёты, бухгалтерские балансы, счета прибыли и убытков, акты ревизий, инвентаризация, кассовые книги)
4. Нормативные документы вышестоящих органов – поступают от различных государственных и имущественных органов и регулируют различные вопросы деятельности предприятий.
5. Учётно-статистическая документация (таблицы, журналы, переписка)
6. Коммерческая деятельность (контракты, соглашения, переписка)
Общая схема оформления большей части ОРД строится по формуляру-образцу, который представляет собой модель построения документа и разрабатывается с целью применения, форматы, размеры полей, основные реквизиты.
Состав реквизитов и места их расположения
Каждый вид документа имеет определённый набор реквизитов. Реквизиты могут быть … (герб, печать, эмблема); текстовые:
1. Простые (1-2 слов, цифра)
2. Сложные (несколько самостоятельных частей) - … ограничение, согласование, утверждение.
Максимальный набор реквизитов, согласно стандарту СТБ 6.38 – 2004 определяется 32.
СТБ 6.38 – 2004 устанавливает следующий состав:
1. Гоудраственный герб РБ
2. Эмблема организации
3. Код организации
ОКОГУ – общегосударственный классификатор органов государственной власти и управления (для министерств и других управлений)
ОКЮЛП – общегосударственный классификатор юридического лица и ИП
4. Код документа – определяется по общегосударственному классификатору РБ,
5. Наименование организации
6. Наименование вышестоящее организации
7. Наименование структурного подразделения
8. Почтовый адрес отправителя
9. Оммуникационные данные (телеграфный адрес, № телефона, факса, e-mail, веб-страница)
коммерческие данные (№ счёта, наименование банка, УНН – универсальный номер налогоплательщика)
10. Название вида документа (протокол, акт)
11. Дата документа
12. Регистрационный номер документа
13. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа
14. Место составления или издания документа
15. Адресат
16. … ограничение доступа к документу
17. … утверждение документа (способ введения документа в действие)
18. Резолюция
19. Заголовок к тексту
20. Отметка на контроле
21. Текст документа
22. Подпись
23. Отметка о наличие приложения
24. … приложение
25. … согласование документа
26. Виза документа
27. Печать документа
28. Отметка об исполнителе
29. Отметка об завершении копии
30. Отметка об исполнении документа и направление его в дело
31. Отметка о поступлении документа (регистрационный штамп входящих документов)
32. Отметка о переносе данных на машиноносителей.
Требование к бланкам и тексту документа:
Бланк – стандартный лист бумаги светлых тонов, на котором отображены постоянная информация и отведено место для переменной информации.
Бланки имеют установленный набор реквизитов и определённый порядок их расположения. Применяют 2 основных формата бумаги : А4 (210х297); А5 (148х210), допускается использование формата А3 (планы, графики)
Каждый лист документа имеет свои поля:
· Левое – 30 мм
· Правое – 10 мм
· Верхнее и нижнее – 20 мм
Нанесение полей не обязательно.
Для организации, её структурного подразделения и должностного лица имеют свои бланки:
1. Общий бланк – для любых видов документа, кроме письма
2. Бланк письма
3. Бланк конкретного вида документа
2 варианта расположения реквизитов на бланке:
· Продольный (располагается в заголовной части документа, отцентрированы, продольно)
· Угловой (в верхней левой части листа)
При создании бланка-письма нескольких языках, реквизиты дублируются на этих языках.
При изготовлении бланков применяются шрифты – 12 п., 14 п., 13 п., 1,5 интервал, 1п. – 0,35 мм
Длина печатной строки – 64 знаков, максимальное количество строк – 41
Многострочный – 1 интервал, строка – 28 знаков
Реквизит
При изготовлении документа на 2-х и более страницах; 2 и последующие – нумеруются.
Номера страниц – середина верхнего угла; арабские цифры.
Различают 5 типов записи текста:
1. Линейная запись ()
2. Тексты-аналоги
3. Трафарет
4. Анкета
5. Таблица
Организация работы с документами
Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий.
Эта работа подразумевает:
1. Организацию документооборота
2. Организацию и хранение
Документооборот – это движение документов с момента их создания или получение до завершения исполнения отправки адресату или передаче в архив.
Объём документооборота – это число документов, поступивших в организацию и созданных или за определённый период.
Объём документооборота зависит:
1. От значимости организации
2. Её ср-ций
В организации циркулируют следующие основные типы документов:
1. Входящие
2. Исходящие
3. Внутренние – издаются руководителем или структурными подразделениями
Основные принципы работы с документами:
1. Единый порядок составления и формирования документов и работы с ними
2. Чёткое разделение организаций и обязанностей между сотрудниками
3. Современное техническое обеспечение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта)
4. Целесообразность всех делопроизводственных операций
5. Умелое состояние документного упражнения с бездокументным
Для эффективной работы с документами д.б. предусмотрены:
1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
2. Образцы правильно оформленных документов
3. Номенклатура дела организации
4. Должностные инструкции работников
5. Техническое обучение персонала новым технологиям работы с документами
6. Методическое руководство со стороны служебного делопроизводства
7. Информирование руководство о состоянии работы с документами
8. Назначение ответственных лиц за организацию делопроизводства в подразделении
Приём и обработка входящих документов осуществляется секретарём-референтом или сотрудниками службы делопроизводства.
Входящие документы могут быть доставлены:
1. По почте
2. По факсу
3. Курьером
4. Как электронное сообщение
Схема работы с входящими документами:
1. Приём документа, проверка правильности адресования
2. Предварительное рассмотрение: сортировка и разметка
3. Раставление на документах отметки о поступлении
4. Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
5. Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации
6. Передача документов исполнителю
7. Исполнение документов
8. Подшивка документов к делу
Система работы с исходящими документами:
1 .составление проекта исходящего документа
2 Проверка правильности оформления проекта документов
3 Согласование проекта документа
4 Подписание руководителями
5 Регистрация документа
6 Расстановка исходящего номера
7 Проверка правильности документа
8 Отправка документа адресату
9 Подшивка второго экземпляра к делу
Для регистрации входящего документа нужны следующие данные: номер документа, дата документа, адресат, заголовок, отметка об исполнении
На этапах подготовки и оформления внутренних документов порядок работы с ними такой же, как с исходящими.
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами, порядок такой же как с входящими документами.
Эффективность: экономится бумага, не нужно многократно копировать бумажные документы.
Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.
Регистрация документов – это запись данных о документе в журнале по установленным…, которые фиксируют факт создания документа, его отправления или получения.
Документы, подлежащие регистрации получают свой порядковый номер. Этот номер проставляется и на самом документе.
Необходимость регистрации заключается в следующем:
1. Обеспечение сохранности документа
2. Удобство пользования документом
3. Учёт и контроль исполнения документа
Можно выделить несколько групп, регистрируемых документов:
- входящие документы
- исходящие документы
- внутренние
- контракты коммерческие
- документы, имеющие ограниченный доступ
Регистрационные номера могут быть:
1. Порядковый номер документа с начала календарного года
2. Условное обозначение стр-рного подразделения или должностные лица
3. Номер дела в которое будет подшит документ
Виды регистрации:
1. Журнальная
2. Карточная
3. Компьютерная
Журнальная наиболее надёжная, рекомендуется при повышенных требованиях обеспеченности охранности документа. Недостаток: медленный поиск.
Журнальная имеет графу : номер, дату документа, дату поступления, автор документа, адресат, количество листов документа, резолюция, исполнители, срок исполнения, графа отметка об исполнении.
Карточная регистрация даёт возможность располагаться дистанционной карточке по различным принципам: по актам, по биографическому принципу.
Компьютерная наиболее удобный и оперативный вид регистрации. Недостаток возможная потеря информации из-за технических причин. Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.
Документы, неподлежащие регистрации:
1. Поздравительные письма
2. Прайс-лист
3. Приглашения
4. Различные каталоги
5. Печатные издания (журналы)
6. Письма с пометкой лично
7. Извещение
8. Конференции, совещания
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Цель контроля – это обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль.
Содержание контроля исполнения:
1. Занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учётной форме
2. Установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителю
3. Извещение исполнителей о сроках и получении информации о ходе исполнения
4. Фиксация промежуточных результатов исполнения документов
5. Информирование руководства о результатах контроля
6. Снятие документов с контроля по указанию руководителя
7. Подготовка сводок, сообщений об исполнительной дисциплин на оперативных совещаниях у руководителя.
Контроль осуществляемый руководители, специальные структурные подразделения или инспекции по контролю, работники службы по делопроизводству, секретари-референты.
Сроки исполнения бывают:
1. Типовые
2. Индивидуальные