Наименования и типы полей в импортируемой таблице

MS Office ACCESS 2007

БД «Авто».

Тема:Импорт и экспорт таблиц баз данных:

Освоение технологии импорта информации в БД,

Повторение построения запросов с использованием групповых операций,

Приемы работы с Конструктором отчетов,

Экспорт данных.

 

Пояснения к заданию

Создавая собственную БД, необязательно проектировать таблицу самостоятельно и вводить в нее исходные данные. MS Access имеет возможность использовать информации из созданных ранее внешних файлов данных: импорт данных.

При импорте данных Вы копируете (импортируете) имеющуюся в другом файле информацию. И поэтому имеете право редактировать, добавлять, изменять данные.

В данной лабораторной работе при разработке БД для создания её таблицы будет использоваться информация, подготовленной средствами простейшего текстового редактора Блокнот. Имеющийся текстовый файл содержит данные о фирме, марке и некоторых технических характеристиках автомобилей.

 

 

Импорт данных из внешнего файла

 

1.Создайте новую БД «Авто» на собственном диске.

2.Импортируйте внешней текстовый файл CAR (Машины) к созданной вами БД. Для этого:

2.1.Переключитесь на вкладку «Внешние данные», и нажмите на кнопку из находящейся в левом верхнем углу группы «Импорт» - «Импорт текстового файла» .

2.2.В диалоговом окне «Внешние данные – Текстовый файл» проследите за тем, чтобы был выбран первый способ присоединение к данным – «Импорт данных источника…». Затем по заданию преподавателя укажите, при помощи кнопки «Обзор…» путь к источнику данных – имя существующего тестового файла CAR.TXT (Машины) и щёлкните по кнопке «Ok».

2.3.В окне мастера «Импорт текста» выполните следующее действия:

2.3.1. Шаг 1. Установите переключатель в поле «Фиксированная ширина полей…». Нажмите кнопку «Далее».

2.3.2. Шаг 2. При необходимости установите с помощью мыши места разделения полей. Кнопка «Далее».

2.3.3. Шаг 3. Выполните в поле «Описание полей» ввод имен, типов данных в соответствии с нижеследующей таблицей. Ввод информации производите после нажатия кнопки «Дополнительно».

 

Наименования и типы полей в импортируемой таблице

№поля	Имя поля	Тип данных
Поле1	Марка авто	Текстовый
Поле2	Цена	Одинарное с плавающей точкой
Поле3	Фирма-изготовитель	Текстовый
Поле4	Страна	Текстовый
Поле5	Год выпуска	Целое
Поле6	Мощность	Одинарное с плавающей точкой
Поле7	Расход топлива	Одинарное с плавающей точкой
Поле8	Ускорение	Одинарное с плавающей точкой
Поле9	Масса	Одинарное с плавающей точкой
Поле10	Цилиндры	Одинарное с плавающей точкой
Поле11	Рабочий объем	Одинарное с плавающей точкой

 

В результате окно должно выглядеть примерно так:

Нажмите кнопку «Далее»

2.5.1. Шаг 4. Выберите переключатель «Не создавать ключ» («Далее»)

2.5.2. Шаг 5. Дайте таблице имя «Автомобили» («Готово»)

2.5.3. Шаг 6.Пропустите предложение мастера – «Сохранить эти шаги импорта?», не ставя в соответствующем месте галочку и нажав кнопку «Закрыть».

3.Закройте созданную по умолчанию в Вашей БД пустую таблицу – «Таблица1», для чего нажмите левой клавишей мыши на закладке и выберите в появившемся меню пункт – «Закрыть».

4.Просмотрите содержание полученной после импортирования таблицы.

 

Создание форм и отчётов

 

5.Переключитесь на закладку «Создание» и составьте не менее 5 запросов по выбору автомобилей:

5.1.1-й запрос - простой на выборку (Например, «5 самых дорогих американских автомобилей», «3 самые экономичные машины» и.т.д.)

5.2.2-й и 3-й запросы – с применением групповых операций (Например, определить среднюю цену японских автомобилей или количество авто 89 года выпуска)

5.3.Запрос с параметром содержащий поля: Марка, Фирма, Страна, Цена. Параметр по полю «Фирма». Запрос назвать «Авто-Фирмы».

 

Запрос с параметром. Это такой запрос в котором критерий отбора данных задает сам пользователь, вводя нужный параметр при обращении к запросу. Для создания запроса с параметром необходимо для нужных полей в бланке запроса в строке «Условие отбора» задать в квадратных скобках вопрос ответ, на который будет определять параметр отбора данных из этого поля. Например, необходимо отобразить заказы на сумму задаваемую пользователем.

Также возможно создание комбинированных запросов состоящих из условия и параметра. Например, необходимо отобразить заказы на сумму более той, которую указывает пользователь, и осуществленные ранее указанной даты.

 

5.4.Запрос комбинированный, содержащий поля: Марка, Страна, Мощность, Год выпуска. Параметр по полю «Год выпуска», а условие Not Jap*. Запрос назвать «Не-Японские».

6.Переключитесь на закладку «Создание», группа «Формы». Создайте с помощью кнопки «Несколько элементов» форму для ввода данных в виде таблицы. Переключитесь после создания формы в режим формы - :

 

7.Перейдите на закладку «Создание», группа «Отчеты». Создайте с помощью «Мастера отчетов» (кнопка - ) 2 отчета:

7.1.первый – табличный, на основе данных таблицы

7.2.второй – любого вида на основе созданного ранее (п. 5.1 - 5.2), какого либо запроса на выборку

7.3.набор выбранных полей, порядок сортировки, стиль и т.д. определяйте самостоятельно.

 

Создание форм и отчётов

8.В режиме Конструктора внесите следующие изменения в 1-й отчет:

Указание:Проверяйте каждую операцию по изменению внешнего вида отчета переходом в режим Представление отчета.

8.1. Заголовок:

· выделите заголовок отчета,

· введите новый текст заголовка,

· измените свойства текста заголовка (шрифт, фон),

· переместите заголовок отчета на другое место,

· вставьте эмблему или рисунок в заголовке отчета (например, какой либо рисунок из папки C:\Windows).

v Если Вы вставили рисунок, настройте его положение с обтеканием вокруг рамки.

v Если рисунок не найден, пропустите этот пункт задания.

8.2. Верхний колонтитул:

· вставьте линию, отделяющую верхний колонтитул от области данных

· измените шрифт, цвет фона колонтитула

· выровняйте надписи колонтитула (см. пример)

8.3. Область данных:

· вставьте прямоугольную рамку, охватывающую группу полей области данных и измените её цвет и тип

8.4. Примечание:

· вставьте новую надпись в примечание отчета (используйте свою фамилию как автора отчета),

После внесения изменений поле Конструктора отчетов будет выглядеть примерно так:

 

· вставьте в раздел примечания отчета новое поле, определив в нем одну из групповых функций (Sum, Count или др.) Например, подсчитайте среднюю мощность или максимальный рабочий объем автомобилей.

Напоминаем назначение основных групповых функций:

Функция	Описание
SUM	Суммирование значений группы
AVG	Вычисление среднего арифметического значений группы
MIN	Поиск минимального значения в группе
MAX	Поиск максимального значения в группе
COUNT	Подсчет количества элементов группы
FIRST	Первое значение в группе
LAST	Последнее значение в группе

 

Для примера рассчитаем среднюю цену автомобиля:

Для вставки поля:

Нажмите кнопку из группы «Элементы управления» - Поле и мышью растяните прямоугольник в области Примечание отчета.

После добавления поля активизируйте появившийся вместе с ним элемент «Свободный» и правой кнопкой мыши вызовите его «Свойства».

В открывшемся диалоговом окне переключитесь во вкладку «Все».

В поле «Данные» вызовите Построитель выражений (кнопка справа от поля)

l Групповые функции вызываются по команде «Функции – Встроенные функции – Статистические».

l Открыв список функций, выберите в нём функцию Avg(«expr») – среднее значение.

l В качестве аргумента функции (т.е. в скобках, вместо «expr», а не за скобками) укажите усредняемую величину.

l В нашем случае это поле «Цена» из текущего отчета «Автомобили». Нажмите ОК.

Вернувшись в диалоговое окно свойств, определите следующие свойства:

l Имя – «Средняя цена».

l Формат поля – «Евро».

l Размер шрифта – 12.

Закройте окно свойств поля.

Дайте элементу (надписи) с подписью «Поле 30:» подпись «Средняя цена:». Оформите его.

Перейдите в режим – Представление отчета.

Созданное поле должно появиться в самом конце отчета и иметь приблизительно следующий вид:

 

Экспорт таблицы из Access

9.Выполните Экспорт таблицы «Автомобили» из MS-Access в MS-Excel:

9.1.Активизируйте нажатием левой кнопки мыши таблицу «Автомобили»

9.2.Затем, правой кнопкой мыши вызовите всплывающее меню и выберите в нём пункт – «Экспорт – Excel».

9.3.В окне Экспорт объекта сохраните таблицу на собственном диске с Форматом файла: «Книга Excel (*.xlsx)».

10.Откройте созданный файл MS Excel.

10.1.Под первой колонкой таблицы вычислите количество записей в таблице (Статистическая функция – СЧЁТЗ).

10.2.Оформите границы таблицы, выравнивание, перенос по словам.