Импорт данных в MS ACCESS

Взаимодействие MS ACCESS с MS WORD и MS EXCEL

 

 

Таблицы, запросы, формы, отчеты можно передавать в MS WORD и MS EXCEL,и обратно - данные из таблиц MS WORD и MS EXCELможно передавать в MS ACCESS.

Экспорт данных из MS ACCESS.

Выделив в окне базы данных какой-либо объект, через меню ФайлСохранить как/экспорт можно преобразовать объект в формат приложений MS OFFICE (или формат HTML, или формат различных баз данных других типов) и сохранить в файле выбранного типа.

1) Экспорт в MS WORDпроизводится в универсальном формате .rtf (Rich Text Format). Объекты OLE не экспортируются. Формы экспортируются в табличном виде. При экспорте отчета сохраняется формат текста и параметры страницы, но не сохраняются графические разделители.

Через пункт меню Сервис Связи с Office Публикация в MS WORD можно произвести преобразование типа файла в формат .rtf с одновременным открытием его в окне MS WORD.

 

2) Экспорт в MS EXCELможет производиться в формате xls. Экспорт с одновременным открытием файла в окне MS EXCELможет быть выполнен через пункт меню СервисСвязи с OfficeАнализ в MS EXCEL.

Кроме того, открыв какой-либо объект в режиме таблицы, можно передать всю или часть таблицы копированием через буфер обмена. При вставке из буфера в MS WORD скрытые столбцы не передаются, а в MS EXCEL будут вставлены все столбцы таблицы.

 

Импорт данных в MS ACCESS.

Импорт данных выполняется через пункт меню:

Внешние данные Импорт.В списке Тип файлов можно выбрать тип импортируемых файлов xls, или html, или txt и др.

Можно импортировать таблицу MS EXCELв новую таблицу ACCESSили в существующую.

Импорт в существующую таблицу наиболее надежен при одинаковой структуре таблиц MS ACCESS и MS EXCEL.В противном случае возможны непредсказуемые ошибки, так как система не контролирует правильность соответствия типов полей при передаче данных.

При импорте в новую таблицу структура таблицы MS EXCELдолжна соответствовать требованиям MS ACCESS,а именно:

все строки таблицы должны иметь одинаковый набор полей;

в таблице не должно быть промежуточных строк с вычислениями;

желательно, чтобы на листе, с которого производится импорт, находилась всего одна таблица.

В процедуре импорта возможен отказ от передачи некоторых полей, а также изменение имен полей. При импорте формулы MS EXCELигнорируются, а результаты расчетов сохраняются в формате с плавающей точкой.

 

 

Предположим, что в MS EXCELсоздана таблица – график отпусков, которую надо импортировать в MS ACCESS.

График предоставления отпусков в 2004 году
ФИО	Пред. отпуск	Тек. Отпуск
Акимов П.Д.	01.02-20.02.03	05.06-24.06.04
Борисов М.Э.	10.05-05.06.03	04.09-23.09.04
Горина А.Е.	15.03-02.04.03	05.06-24.06.04
Иванов П.Л.	04.01-30.01.03	15.05-03.06.04
Киселев П.Д.	05.04-01.05.03	31.07-19.08.04
Николаев Б.В.	06.09-25.09.03	06.10-18.10.04
Петров А.Д.	28.06-24.07.03	03.07-29.07.04
Попов П.О.	04.10-16.10.03	26.06-22.07.04
Смирнова П.З.	04.05-25.05.03	07.08-29.08.04
Фокин П.Н.	01.11-27.11.03	14.08-02.09.04

 

Процедура импорта этой таблицы следующая:

1) В MS EXCELскопируйте таблицу на второй лист без заголовка. Закройте файл с сохранением в файле Отпуск.xls.

2) В MS ACCESSоткройте базу Кадры.

3) Выполните команду Внешние данные Импортиз меню Файл.

4) В списке Тип файлов выберите Microsoft Excel (*.xls) и и найдите файл, содержащий таблицу Отпуска. Нажмите кнопку Импорт.

5) В диалоговом окне выберите Лист2. Нажмите кнопку Далее >.

6) Поставьте флажок у строки «Первая строка содержит заголовки столбцов». Нажмите кнопку Далее >.

 

7) Выберите режим сохранения в новой таблице. Нажмите кнопку Далее >.

8) Выделяя последовательно поля таблицы, измените, если нужно, имена полей. Задайте индексирование по полю ФИО. Нажмите кнопку Далее >.

9) Выберите режим «Автоматически создать ключ». Нажмите кнопку Далее >.

10) В рамке Импорт в таблицу задайте имя таблицы Отпуск. Нажмите кнопку Готово.

 

Этот пример демонстрирует лишь процедуру импорта. Анализируя новую таблицу, легко заметить, что реализации учета отпусков в MS ACCESSтаблица такой структуры не годится.

Прямой импорт из MS WORDневозможен. Возможен импорт из текстовых файлов типов csv, txt, sdf, в которых данные в строках разделены запятой, или пробелом, или символом табуляции, а строка заканчивается символом конца строки.