Учет денежных средств в кассе
Для работы с наличными деньгами организация должна иметь кассу. Ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации, несет кассир. С кассиром должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В небольших организациях функции кассира может выполнять главный бухгалтер.
В кассе могут храниться не только наличные деньги, но и денежные документы, например почтовые марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 "Касса".
К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета: 50-1 "Касса организации"; 50-2 "Операционная касса"; 50-3 "Денежные документы" и др.
На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации.
На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ и т.п.
На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.
По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса»отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.
Движение денег в кассе оформляется следующими документами:
Приходным кассовым ордером (форма КО-1);
Расходным кассовым ордером (форма КО-2).
Приходным кассовым ордером (ПКО) оформляется любое поступление денег в кассу. К ПКО заполняется квитанция, которая отрывается и выдается лицу, внесшему деньги, или подшивается к выписке банка, если деньги получены с расчетного счета. На ПКО ставятся подписи бухгалтера, кассира и печать предприятия.
Расходным кассовым ордером (РКО) оформляется выдача денег из кассы. Его (РКО) подписывает: бухгалтер; кассир; руководитель предприятия, который дает разрешение на выдачу денег. Кроме того, в РКО расписывается получатель, который сам проставляет сумму прописью и дату получения.
Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтерией, и до передачи кассиру регистрируются в специальном журнале.
Деньги по кассовым документам, выдаются и принимаются только в день их составления. Никакие исправления в кассовых документах не допускаются. Все исп-ые касс докум регистр в кассовой книге. Она должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной или мастичной печатью. На ее последней странице делается запись: «В этой книге пронумеровано, прошнуровано страниц». Ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера.
При заполнении кассовой книги кассир переносит остаток с предыдущего места кассовой книги, а затем заполняет по мере совершения кассовых операций.
В конце дня в кассовой книге подсчитываются обороты и выводиться остаток денежных средств в кассе.
Кассовая книга заполняется в двух экземплярах под копирку. В конце дня второй экземпляр, который называется отчетом кассира, отзывается и с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами сдается в бухгалтерию под расписку на первом экземпляре.
Таким образом, порядок про ведения кассовых операций следующий:
- Оформление первичных документов по приходу и расходу;
- Регистрация первичных документов в журнале регистрации;
- Записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;
- Сдача в бухгалтерию отчета кассира (второй экземпляр кассовой книги) с приходными И расходными документами под расписку в кассовой книге.
Сумма наличных денег, которую организация может оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе, или просто лимитом остатка кассы.
Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий организацию.
Лимит согласовывается банком с руководителем организации и при необходимости может быть пересмотрен. Сверх лимита вы можете хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и пособий.
Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной наличности - не более 3 рабочих дней (включая день получения денег в банке).
Если оставить в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, организация может быть оштрафована. Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф от 4 000 до 5 000 рублей
Лимит устанавливается ежегодно. Для этого в банк необходимо представить соответствующий расчет.
Порядок ведения кассовых операций запрещает использовать наличную выручку без согласования с банком: Но даже и после такого согласования организация может расходовать поступившие деньги лишь на "оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции. скупку тары и вещей у населения.
Инвентаризация кассы
Инвентаризация кассы производиться в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации в сроки, определенные руководством, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств.
На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации.
Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуются в кассу и зачисляют в доход предприятия. На счетах это отражается следующей записью:
Дт-50 «Касса» Кт -91 «Прочие доходы и расходы»
Недостача денег в кассе подлежит взысканию с материально-ответственного лица (кассира), что отражается в бухгалтерском учете записью:
1) Дт-94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К т- 5 О «Касса»
2)Дт-73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Кт-94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». - сумма недостачи отнесена на материально-ответственное лицо.
В случае если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются на финансовые результаты предприятия:
Дт-91 «Прочие доходы и расходы»
К т-94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».