Функции процессов управления СБП
При рассмотрении основных процессов управления в современной теории менеджмента выделяют 4 типовых функции:
· планирование;
· организация;
· мотивация;
· контроль;
и два связывающего их процесса: коммуникации и принятия решения, подробно рассмотренные в работе.
Применительно к рассматриваемому объекту управления СПБ, по мнению В.П. Мак-Мака , целесообразно выделять шесть функций:
· Прогнозирование.
· Планирование.
· Организация.
· Регулирование.
· Мотивация.
· Контроль.
В системе управления все эти функции должны быть объединены в целостный процесс, хотя из методических соображений целесообразно рассматривать их отдельно. Рассмотрим далее указанные функции с учетом специфики деятельности службы безопасности.
Прогнозирование предполагает составление заключения (прогноза) о будущих событиях и тенденциях развития службы безопасности. Прогнозные оценки бывают оперативными (с упреждением не более одного месяца), краткосрочными (от 1 месяца до 1 года), среднесрочными (от 1 года до 5 лет). Составляются они как привлеченными со стороны специалистами, так и сотрудниками службы безопасности (в первую очередь сотрудниками штаба).
Качество прогнозных оценок повышается, если они составляются сотрудниками службы безопасности с помощью приглашенных экспертов-специалистов в той или иной области. Представляется, что наиболее целесообразным было бы составление следующих видов прогнозных оценок:
· криминологических;
· рисковых (коммерческий, финансовый и т.д.) в предпринимательской деятельности;
· экономических, физических, информационных и т.д., определяющих безопасность предприятия.
Так, в работе описан набор признаков, свидетельствующих о возможных условиях для реализации преступного замысла в отношении охраняемого объекта:
1. Выявление на объекте или на прилегающей территории тайников, приспособленных преступниками для сохранения похищенного; приспособлений, с помощью которых можно проникнуть на объект; смесей, отбивающих у собаки желание работать и т.д.
2. Обнаружение охраной или сотрудниками объекта подготовленных, но замаскированных мест возможного проникновения на объект, например в районе прохождения коммуникаций черв капитальные перекрытия и стены, возле длительное время неиспользуемых «черных» ходов и запасных выходов с объекта.
3. Обнаружение оторванных и приставленных к забору досок, выпиленных или выдолбленных камней, кирпичей или плит около ограждения или стены объекта.
4. Информация о случаях кражи с объектов дефицитного портативного газосварочного оборудования, а также установленные службой безопасности факты приобретения такого рода оборудование лицами с сомнительным прошлым, ранее судимыми, теми, о ком имеется информация, подтверждающая их связь с преступным миром.
5. Информация об участившихся встречах криминальные элементов с бывшими сотрудниками фирмы или ее охраны.
6. Факты краж или нападений преступников на конструктивно схожие объекты, но не охраняемые.
7. Факты угроз в адрес собственника объекта, которые могут быть как бы последней попыткой склонения фирмы (ее руководителя) к выплате определенного процента от прибыли преступникам.
8. Фиксируемые охраной факты появления возле объекта лиц, действия которых напоминают тренировочные занятия по ознакомлению с местностью, проникновению на объект или по обработке иных специальных навыков и приемов.
9. Случаи «хулиганского» разбивания стекол на объекте, стуков в двери и окна, телефонные звонки от имени людей, «ошибшихся» номером.
10. Участившиеся случаи задержания посторонних на территории объекта, а также попытки неизвестных лиц проникнуть на территорию объекта без определенных намерений.
11. Обнаружение охраной внутри объекта переброшенных снаружи мотков проволоки, досок, крупных камней, которые могут использоваться преступниками для провоцирования срабатывания сигнализации и отвлечения охраны.
12. Случаи возникновения драк и хулиганских проявлений возле объекта, повреждение автомашины сотрудников охраны, факты неожиданного отключения света на объекте.
13. Попытки криминальных элементов устроиться на работу в фирму.
14. Возникновение повышенного интереса и внимания к фирме со стороны коммерческих структур непосредственно перед прибытием на объект ценных грузов (если это обстоятельство ранее не рекламировалось).
15. Признаки возможной связи сотрудников фирмы с криминальными элементами.
Планирование предполагает определение целей, задач службы безопасности на предстоящий период деятельности, средств и времени на их достижение. Наиболее распространенными в деятельности служб безопасности являются комплексные и специальные планы.
Комплексные планы охватывают все сферы деятельности службы безопасности и включают в себя, как правило, такие разделы, как организационные вопросы обеспечения всех видов безопасности предприятия (в рамках компетенции службы безопасности), работу с кадрами, ресурсное обеспечение, контроль и т.д. Наиболее приемлемая форма составления такого плана имеет следующий вид:
| № п/п | Содержание планируемого мероприятия | Срок исп. | Ответственный за исп. | Форма представления результатов выполненного мероприятия | Отметка об исполнении |
Существуют и другие подходы к формированию комплексных планов. Так, в работе предлагается следующая структура основных разделов плана организации системы безопасности и защиты предприятия:
1. Задачи службы безопасности.
2. Выводы и оценки обстановки:
а) положение на рынке услуг (производство);
б) основные группировки сил конкурентов, преступных элементов (их построение, способы действий, возможности);
в) основные угрозы предприятию;
г) силы СБП, ее состав, возможности:
д) особенности ситуации в стране, городе (месте дислокации фирмы) и ее влияние на рынок услуг и производства.
3. Задачи, решаемые службами безопасности соседних предприятий в интересах предприятия.
4. Задачи, решаемые силами и средствами МВД в интересах предприятия.
5. Указания по взаимодействию с МВД и другими службами безопасности.
6. Организация развертывания и усиления сил СБП, техническое и материальное обеспечение их деятельности.
7. Указание (план) по организации управления силами СБП в экстремальных ситуациях (по вариантам).
8. Срок готовности сил к выполнению функциональных обязанностей в полном объеме.
Не отрицая возможности такой структуры плана, отметим, что его реализация требует согласования с органами внутренних дел и службами безопасности соседних предприятий, что в современных условиях маловероятно.
Специальные планы разрабатываются на случай возникновения чрезвычайных происшествий и чрезвычайных ситуаций (нападения на объект, угроза взрыва бомбы, захват заложников, наводнение, пожар и т.д.).
Организация – как функция состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями службы безопасности, определение порядка и условий ее функционирования. Это процесс включает в себя следующие элементы:
1. Определение рациональных форм разделения труда. В сфере управления существует следующее технологическое разделение труда: технические исполнители (секретари, машинистки, операторы ЭВМ), специалисты (юристы, аналитики и т.д.) и руководители службы безопасности и его подразделений.
2. Распределение работ среди работников, групп работников. В первую очередь, такое обязательное распределение происходит между такими группами работников, как детективы и охранники (в рамках соответствующих подразделений). Во вторую очередь, работа распределяется между отделениями, секторами и группами, являющимися структурными единицами подразделений (отделов) службы безопасности. И лишь в третью очередь, работа распределяется между самими работниками. Материальное выражение такого распределения работ находит в разработке положений о подразделениях, его структурных единицах и должностных инструкциях.
3. Разработка структуры органов управления. В службе безопасности орган управления состоит из трех уровней. Высший уровень представлен начальником службы безопасности и его заместителем. Эта группа управленческих работников обеспечивает интересы и потребности руководителей предприятия-учредителя, вырабатывает политику службы безопасности и способствует ее практической реализации. Руководители среднего уровня управления (начальники подразделений) обеспечивают реализацию политики функционирования службы безопасности, разработанной высшим руководством, и отвечают за доведение более детальных заданий до своих подчиненных, а также за их выполнение. Низший уровень управления представлен младшими руководителями (начальниками отделений, групп, секторов), которые отвечают за доведение конкретных заданий до непосредственных исполнителей, а также за их выполнение.
4. Регламентация функций, подфункций, работ, операций. Такую регламентацию следует проводить, начиная последовательно с функций и заканчивая операциями. Отражать их необходимо в уставе, положениях об отделах, отделениях, группах и секторах (функции), должностных и служебных инструкциях (работы, операции). При этом очень важно обеспечить эту регламентацию таким образом, чтобы соблюдалась определенная соподчиненность между функциями, подфункциями, работами и операциями.
5. Установление прав и обязанностей органов управления и их сотрудников. Правами и обязанностями наделяются как структурные подразделения службы безопасности, так и её сотрудники. При этом важно таким образом установить обязанности, чтобы для их реализации были предоставлены соответствующие права (совпадение объема прав и обязанностей). Отражаются права и обязанности в уставе службы безопасности, положениях и должностных инструкциях. Следует при этом избегать отождествления прав и обязанностей сотрудников с правами и обязанностями службы безопасности и подразделений.
6. Подбор и расстановка кадров. Подбор кандидатов для работы в службе безопасности происходит в соответствии с требованиями, предусмотренными в законе «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации». Но в отличие от процедуры подбора кадров, где практически все вопросы жестко регламентированы, руководителям службы безопасности предоставлены определенные возможности в расстановке кадров. Такая расстановка возможна как по горизонтали, так и по вертикали.
Регулирование представляет собой «наладку» системы, приведение ее в нормальное рабочее состояние и необходимость в ней возникает в силу изменения внешних условий либо из-за возникновения каких-то; нарушений, «сбоев» в функционировании самой системы. Посредством этой функции достигается поддержание управляемых процессов в рамках, заданных программой, регламентом, планом. Орган управления службы безопасности через эту функцию должен обеспечить сохранение* заданных параметров следующими приемами:
А. Выравнивание отклонений. Так, если в сравнении с аналогичным периодом прошлого года резко возросло количество краж в охраняемого объекта, то проводится комплекс мероприятий по! значительному их снижению (профилактические беседы, рейды, операции и т.д.). В результате применения этого приема управляемая подсистема приводится к некой норме, удовлетворяющей руководство службы безопасности и предприятия-учредителя.
Б.Компенсация возмущений. Возмущающее воздействие) внешней среды на деятельность сотрудников службы безопасности выражается иногда в отрицательном воздействии на их поведение. Такое! воздействие может выражаться, например, в отказе руководства повысить им зарппату в условиях высокой инфляции, резком увеличении нагрузки и т.д. В таком случае необходимо включить так называемые компенсаторные механизмы, к примеру предоставить сотрудникам ряд материальных льгот (бесплатные питание и проезд в общественном транспорте и т.д.), увеличить количество отгулов и т.д. Реакция на возмущающее воздействие должна быть своевременной и эффективной.
В. Устранение воздействия помех. Помехи в деятельности службы безопасности могут быть как естественные (землетрясения, наводнения и т.д.), так искусственные (нападения на охраняемый объект, дискредитация руководства предприятия в средствах массовой информации, поджоги помещений и т.д.). Необходимо предварительно составить перечень (каталог) таких возможных помех и отработать систему.
Мотивация – это процесс побуждения сотрудников службы безопасности к деятельности для достижения целей самой службы и ее подразделений. Мотивация представляет собой совокупность сил, побуждающих сотрудника осуществлять деятельность с затратой определенных усилий, на определенном уровне старания и добросовестности, с определенной степенью настойчивости в направлении достижения определенных целей.
В основе любой теории мотивации лежат потребности человека, которые можно удовлетворить вознаграждениями. Причем выделяют внешние вознаграждения (заработная плата, премии и т.д.) и внутренние – чувство успеха при достижении цели, получаемое от самой работы.
Для практических целей достаточна типология с использованием Трех типов мотивации:
I тип – сотрудники, ориентированные преимущественно на содержательность и общественную значимость труда;
II тип – преимущественно ориентированные на оплату труда и другие нетрудовые ценности;
III тип – сотрудники, у которых значимость разных ценностей сбалансирована.
Среди потребностей, которые обладают конкретными мотивационно-трудовыми значениями, можно выделить следующие:
· потребность в самоуважении (добросовестная трудовая деятельность независимо от контроля и оплаты труда ради положительного собственного мнения о себе как о человеке и работнике);
· потребность в самоутверждении (высокие количественные и качественные показатели в труде ради одобрения и авторитета, похвалы, положительное отношение со стороны коллектива и руководства);
· потребность в признании (направленность трудового поведения на доказательство своей профессиональной пригодности и способностей);
· потребность в самовыражении (высокие показатели работе основе творческого отношения к ней);
· потребность в активности (трудовая деятельность как самоцель, стремление к поддержанию через активность здоровья и самочувствия целостности личности);
· потребность в стабильности (восприятие работы как способа поддержания существующего образа жизни, достигнутого достатка);
· потребность в общении (установка на трудовую деятельность вообще и частные фрагменты работы как условия и повод для человеческих контактов и знакомств; хорошая работа как основа и тема общения).
Перечисленные моральные потребности как мотивы к труду не могут заменить собой материальные планы и ожидания. Вот почему руководители службы безопасности должны использовать я своей деятельности все формы материального и моральной стимулирования своих подчиненных, добиваясь высокой мотивации их труда.
Контроль состоит в процессе соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными. Эффективная система контроля должна соответствовать следующим требованиям:
а) контроль должен быть всеобъемлющим;
б) контроль следует сосредоточить на результате;
в) система контроля должна быть простой;
г) контроль не может быть ни целенаправленным, ни нейтральным;
д) контроль должен быть постоянным.
Субъектами контрольной деятельности в службе безопасности являются руководитель предприятия-учредителя, члены совета (комитета) безопасности предприятия, руководители службы безопасности и его подразделений (в рамках своей компетенции). Кроме этого, внешними субъектами контроля могут быть сотрудники лицензионно-разрешительных подразделений органов внутренних дел и прокуратуры.
Подконтрольными объектами могут быть деятельность подразделений, состояние технической укрепленности охраняемого объекта, защищенность коммерческой тайны, система профессиональной подготовки и переподготовки сотрудников службы безопасности и т.д. Выбор объекта контроля определяется его способностью влиять (положительно или отрицательно) на деятельность службы безопасности в целом. В рамках подконтрольного объекта очень важны его составные элементы, после определения которых можно непосредственно приступить к контролю. Так, в рамках проверки состояния защиты коммерческой тайны на предприятии должны быть изучены:
1) соблюдение норм, правил хранения и охраны в помещениях, спецхранилищах, на рабочих местах носителей информации;
2) ведение учета и обеспечение личной ответственности за выполнение данной функции;
3) соблюдение порядка хранения и уничтожения засекреченных сведений;
4) соблюдение требований порядка обращения с носителями коммерческой тайны;
5) меры по предотвращению несанкционированного выноса носителей коммерческой тайны за территорию предприятия.
Принципы управления СБП
Принципы управления службой безопасности определяют требования к системе структуре и организации процесса управления. В рамках службы безопасности это следующие принципы :
1. Научность. Основное содержание этого принципа заключается в требовании, чтобы все управленческие действия осуществлялись на базе применения научных методов и подходов, Между прочим, этот принцип требует от руководителей службы безопасности и его подразделений внимательного изучений управленческой и специальной литературы по проблемам обеспечения! безопасности предприятия.
2. Единоначалие и коллегиальность. Сущность этого принципа заключается в том, что на основе мнений низовых руководителей и рядовых исполнителей конкретных решений, вышестоящий начальник пользуется правом единоличного решения вопросов, входящих в его компетенцию.
3. Принцип системности и комплексности. Системность означает необходимость использования элементов теории больших систем, системного анализа в каждом управленческом решении. Комплексность в управлении означает необходимость всестороннего охвата управляемой системы, учета всех сторон, всех направлений, всех свойств. Этот принцип требует от руководителей службы безопасности выработки у себя аналитико-синтетического склада мышления.
4. Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации. Этот принцип состоит в оптимальном распределении (делегировании) полномочий при принятии управленческих решений. Здесь следует руководствоваться таким правилом: тот, кому предстоит выполнять управленческое решение, должен его самостоятельно разработать и, с учетом возможных коррективов вышестоящего руководства, активно добиваться его реализации.
5. Принцип плановости. Сущность этого принципа состоит 1 установлении основных направлений и пропорций службы безопасности1 в перспективе. Практическая реализация этого принципа означает, чтв| все сотрудники, подразделения и службы безопасности в целом должны планировать свою деятельность в такой последовательности: служба безопасности – подразделения – сотрудник.
6. Принцип сочетания прав, обязанностей ответственности. Этот принцип предполагает, что каждый сотрудник службы безопасности должен выполнять возложенные на него обязанности, при этом он наделяется адекватными ему правами и несет ответственность за качество их выполнения.