Аудит расчетов с подотчетными лицами

Цель проверки - установле­ние целесообразности и законности использования подотчетных сумм, а также соблюдение предусмотренного законодательством порядка возме­щения затрат на служебные командировки.

Для проведения проверки необходимо изучить следующие законодательные и нормативные документы:

1. «О валютном регулировании и валютном контроле», Закон РФ от 09.10.92г. № 3615-1(в ред. Федерального закона от 08.08.01г. №130-ФЗ).

2. Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ Рос­сии № 62 от 25.06.97).

3. «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации» (Приказ МФ РФ от 06.07.01 №49н).

4. «Порядок ведения кассовых операций в РФ», Письмо ЦБ РФ от 04.10.93г.№18 (в ред. от 26.02.96г)

5. «Об установлении лимита расчетов наличными в РФ между юридическими лицами», Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. N 1843-У;

6. Нормы и нормативы на представительские расходы, рас­ходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующими размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения (Приказ МФ РФ № 26н от 15.03.00г).

7. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйствен­ной деятельности организаций (Приказ МФ РФ № 94н от 31.10.00).

Для проверки расчетов с подотчетными лицами необходимо взять следующие бухгалтерские документы:

§ баланс (форма№1);

§ отчет о движении денежных средств (форма №4);

§ Главная книга;

§ журнал-ордер №7;

§ чековая книжка;

§ список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы под отчет;

§ сметы представительских расходов;

§ приказы о направлении сотрудников в командировку;

§ приказы и распоряжения руководителя пред­приятия о выдаче сумм подотчетным лицам;

§ журналы регистрации командировочных удос­товерений и авансовых отчетов;

§ командировочные удостоверения;

§ авансовые отчеты с приложенными оправдательными документами.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, вы­даваемые работникам предприятия из кассы на мелкие админи­стративно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денеж­ных средств из кассы предприятия или непосредственно из бан­ка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Суммы, выданные под отчет на командировоч­ные расходы, включают в себя: оплату проезда в оба конца, проживание, суточные и оплачиваются предприятием в пределах норм, установленных за­конодательством. Выда­чу денег под отчет на командировку оформляют командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером на основании приказа руководителя.

В зависимости от цели затраты на командиров­ку впоследствии могут:

- включаться в себестоимость (если команди­ровка имела производственный характер);

- покрываться за счет чистой прибыли пред­приятия или средств фондов специального на­значения (если командировка имела непро­изводственный характер);

- относиться на увеличение стоимости приобре­тенных основных средств или материально-про­изводственных запасов (если целью команди­ровки было приобретение данного имущества).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами и включаются в себестоимость продукции, работ, услуг. Министерством финансов РФ установлены нормы возмещения расходов, связанных с командировками работников в организации, расположенные на территории РФ. Руководители организаций могут разрешить, в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Дополнительные выплаты относят на себестоимость продукции, однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах, а командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных, включаются в доход работников, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц. На указанные суммы суточных начисляют также страховые взносы в государственные внебюджетные фонды.

Если при проверке подотчетных сумм выявлен перерасход, то необходимо убедиться в целесооб­разности перерасхода, его необходимости для про­изводственных нужд предприятия. Если перерас­ход не целесообразен, то он не возмещается.

Баланс сверяется с данными Главной книги по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Главная книга проверяется арифметически, на соответствие оборотов по корреспондирующим сче­там, и сверяется с данными журнала-ордера № 7.

Журнал-ордер № 7 проверяется арифметически, на правильность составления и оформления, сопо­ставляются обороты по корреспондирующим сче­там в различных журналах-ордерах и ведомостях, сверяется с авансовыми от­четами, с приходными кассовыми ордерами и рас­ходными кассовыми ордерами.

Авансовые отчеты проверяются на правильность составления и оформления, на наличие оправдатель­ных документов (товарные, кассовые чеки, наклад­ные, проездные билеты, счета).

При проверке особенно тщательное внимание нужно уделить оправдательным документам, кото­рые должны быть подлинными.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который вы­даны деньги, или со дня возвращения из командировки предъя­вить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных сум­мах и произвести по ним окончательный расчет.

Если при проведении проверки предпри­ятия установлено, что подотчетные суммы числятся за полу­чившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока (скрытое кредитование работников), следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть во­прос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

При оплате работникам расходов на краткосрочные коман­дировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, уста­новленных законодательством, а также фактически произведен­ные и документально подтвержденные целевые расходы на про­езд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэро­дром или вокзал в местах отправления, назначения или переса­док (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту.

Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затраты за пользование в поездах постельными принад­лежностями, расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на до­бавленную стоимость.

Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, ус­луг) в пределах норм, установленных законодательством, подле­жат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы — налог возмещению из бюджета не подлежит, а отно­сится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организа­ций (предприятий).

Суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производст­венных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачету у предприятия-покупателя не принимаются и расчет­ным путем не выделяются.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет у организации-изготовителя (предприятия-изгото­вителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающейся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой налог на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисля­ется в общеустановленном порядке.

На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на осно­вании того, что они приобретены за наличный расчет, налог на добавленную стоимость не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производст­ва, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или дру­гого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зре­лищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время пе­реговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Представительские расходы в себестоимость продукции (ра­бот, услуг) включаются в пределах смет (4% от расходов предприятия на оплату труда), утвержденных руково­дителем предприятия определенной категории предприятия, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и предпри­ятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах уче­та развернуто.

Всю полученную в ходе проверки информацию аудитор заносит в свои рабочие документы, сопоставляет фактически выявленные ошибки с предва­рительно рассчитанными, делает выводы и при не­обходимости корректирует план проверки.

Перечень типовых нарушений при отражении в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетными лицами:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

§ выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предпри­ятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

§ выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам,неявляющимся работниками предприятия;

§ выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимсяпо ра­нее полученным авансам;

§ несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

§ списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

§ отсутствие приказов (распоряжений) о направлении ра­ботников в командировку;

§ отсутствие командировочных удостоверений с отметка­ми в месте пребывания в командировке;

§ несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

§ отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

§ отсутствие аналитического учета командировочных рас­ходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении коман­дировочных расходов:

§ нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установ­ленных норм;

§ некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оп­лате работ, услуг подотчетными лицами:

§ выделение сумм налога на добавленную стоимость рас­четным путем от стоимости материальных ценностей, приобре­тенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

§ списание на затраты сумм налога на добавленную стои­мость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

§ несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;

§ отсутствие аналитического учета представительских рас­ходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

§ некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

§ неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

§ несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других реги­страх.

 

Вопросы для самоконтроля:

1. Перечислите бухгалтерские документы, необходимые для проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками.

2. В какие сроки должна проводиться сверка расчетов с различными дебиторами и кредиторами?

3. Как организуется на предприятии аналитический учет банковских кредитов?

4. Перечислите основные нарушения при отражении в бухгалтерском учете кредитных операций.

5. Перечислите законодательные и нормативные документы необходимые для проверки расчетов с подотчетными лицами.

6. Каков алгоритм проверки расчетов с подотчетными лицами?

7. Каковы основные нарушения при учете расчетов с подотчетными лицами?