Аудит расчетов с подотчетными лицами
Во время аудита расчетов с подотчетными лицами проверяется своевременность и правильность отчетности подотчетных лиц, порядок выдачи авансов, законность и целесообразность использования подотчетных сумм.
Аудит подотчетных сумм осуществляется, как правило, сплошным методом. При этом используются такие документы:
§ приказы, которые устанавливают круг лиц, которые имеют право на получение подотчетных сумм;
§ авансовые отчеты со всеми прибавленными документами;
§ кассовые отчеты, выписки банка за текущим счетом и другие документы.
Подотчетные суммы должны выдаваться лишь штатным работникам предприятия на текущие и хозяйственные потребности и только в том случае, когда невозможно оплатить эти расходы безналично или из кассы. Лица, которые имеют право на получение подотчетных сумм, определяются приказом по предприятию.
Наличность под отчет выдается на конкретные потребности на основании распоряжения руководителя предприятия и специального расчета, который добавляется к заявке работника. Выданные под отчет деньги могут тратиться только на запланированные цели. Передача подотчетных сумм от одного лица к другой запрещается.
В начале проверки подотчетных сумм проводят инвентаризацию лиц, которые получили наличность под отчет. Для этого по требованию аудитора все работники, которые на момент проверки имеют задолженность по полученные авансы, должны составить авансовые, отчеты и повернуть к кассе остаток неизрасходованной наличности. Если в установленный срок не будут поданы авансовые отчеты или возвращены остатки денежных средств, предприятие имеет право удержать задолженность из заработной платы работников. О последствиях такой инвентаризации подотчетных сумм складывается отдельный промежуточный акт.
Следующим этапом является документальная проверка операций с подотчетными суммами и записей в учетных регистрах. Значительная часть выданной под отчет наличности используется на служебные командировки. Выдача наличности под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, проводится в пределах сумм, которые определены поставкой КМУ "О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу".
Во время аудита расчетов с подотчетными лицами в нижеприведенной последовательности проверяется:
- сумма остатков на субсчете 372, которая сопоставляется с данными аналитического учета, при этом обращается внимание на своевременность расчетов с подотчетными лицами, своевременность внесения в кассу остатков подотчетных сумм та правильность отображения их в национальной и иностранной валютах;
- нет ли просроченной задолженности за подотчетными суммами у работников, которые освободились из предприятия;
- правильность и своевременность составления авансовых отчетов;
- не имели ли места случаи выдачи в подотчет средств при наличии остатков подотчетных сумм или несвоевременную отчетность об использованных средствах;
- своевременность возвращения в кассу остатков подотчетных сумм, а также своевременность содержания несвоевременно сданных сумм в иностранной валюте - в трехкратном размере;
- не допускались ли случаи передачи подотчетных сумм от одного лица к другой;
- правильность оформления документов на командировку;
- законность, целесообразность и обґрунтування командировочных расходов, а также отображение их в бухгалтерском учете за наличием решения или приказа руководства;
- правильность отображения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.
Аудитор обращает особенное внимание на правильность отнесения расходов, которые возмещаются, на счета бухгалтерского учета, их подлинность, достоверность оправдательных документов.
Составление авансовых отчетов основывается на данных оправдательных документов - проездных билетов, чеков, счетов. Нормы суточных рассчитываются согласно с законодательством и сроком пребывания в командировке, который определенно в соответствии с отметками в загранпаспортах и удостоверениях о командировке.
Записи в регистрах синтетического учета за субсчетом 372 в части расчетов за командировками осуществляются на основании авансовых отчетов и других первичных документов. При этом записи за кредитом субсчета 372 совпадают с записями за дебетом соответствующих счетов расходов в сумме, отмеченной в авансовых отчетах подотчетных лиц.