Тема 4. Инициация и разработка концепции проекта
Инициация проекта (Project Initiating) – стадия процесса управления проектом, результатом которой является санкционирование начала проекта или очередной стадии жизненного цикла.
Основные причины проявления проектов:
- Неудовлетворенный спрос;
- Избыточные ресурсы;
- Инициативы предпринимателей;
- Реакция на политическое давление;
- Интересы кредиторов и др.
Этап инициирования проекта характеризуется большой степенью неопределенности исходных и результирующих данных, возможностью их изменения и, как правило, ограниченностью ресурсов.
Наиболее характерные задачи на стадии запуска проекта:
n Формирование команды проекта
n Определение целей и и масштабов проекта*
n Определение необходимого оборудования и материалов
n Пояснение и разработка основных условий
n Определение и создание организации проекта
n Определение процедур сотрудничества
n Первоначальное планирование проекта
n Разработка резюме (паспорта) проекта
* Примечание: Цель должна быть SMART (Specific - конкретная; Measurable- измеримая; Achievable - достижимая; Realistic - реалистичная; Timed- определена по срокам достижения цели)
Инициация проекта включает следующие задачи и процедуры:
1. Разработка концепции проекта
- Анализ проблемы и потребности в проекте
- Сбор исходных данных
- Определение целей и задач проекта
- Разработка концепции по отдельным функциям проекта:
Предметная область
- Рассмотрение альтернатив проекта
Время
- Выбор методов и определение процедур управления проектом по временным параметрам
- Выбор программного обеспечения для календарного планирования
- Определение временных ограничений
- Разработка укрупненного календарного плана осуществления проекта
- Определение требований к системе управления проектом по временным параметрам
Стоимость
- Выработка стратегии управления финансами проекта (определение целей/задач, критериев успеха/неуспеха, ограничений и допущений)
- Проведение маркетингового исследования, экономического анализа и обоснование проекта
- Общая экономическая оценка проекта
- Разработка укрупненного графика финансирования
- определение требований к систему управления стоимостью и финансированием проекта
Качество
- Выработка стратегии управления качеством
- Определение общих требований и принципов обеспечения качества (Стандарты и правила)
- Требования к системе управления качеством
Риски
Изменения
-Определение факторов риска
- Выбор стратегии управления рисками
- Анализ альтернатив
- Определение требований к системе управления рисками
Персонал
- Выработка стратегии управления персоналом
- Определение потребности в трудовых ресурсах проекта
- Определение структуры и функций команды проекта
- Формирование жизненного цикла команды
- Анализ возможностей обеспечения проекта нужными специалистами
- Определение требований к управлению персоналом
Коммуникации
- Определение участников проекта
- Определение базовой документации проекта
- Определение требований к коммуникациям
- Обоснование и выбор коммуникационных технологий для УП
- Оценка альтернатив
Контракты
- Проведение маркетинга рынка продуктов и услуг
- Разработка стратегии управления контрактами
- Составление спецификации продуктов/услуг
- Определение возможных источников приобретения ресурсов
- Анализ альтернатив
- Выработка стратегии управления изменениями
- Анализ возможных изменений
- Определение принципов интеграции процессов управления изменениями
2. Рассмотрение и утверждение концепции
3. Собственно инициирование:
- Принятие решения о начале проекта
- Назначение управляющего проектом
- Принятие решения об обеспечении ресурсами первой фазы проекта
Концепция проекта может быть оформлена в виде:
- 1. Заявки на открытие проекта
- 2. Декларации о намерениях
- 3. Предпроектных обоснований инвестиций
- 4. Договора, контракта и т.д.
Причины отклонения проекта :
1. Недостаточный спрос на продукцию проекта или отсутствие его реальных преимуществ перед аналогичными видами продукции;
2. Чрезмерно высокая стоимость проекта (экономическая, социальная, экологическая и т.п.);
3. отсутствие необходимых гарантий со стороны заказчика проекта;
4. Чрезмерный риск;
5. Высокая стоимость сырья и других ресурсов.
Тема 5. Планирование содержания проекта
Планирование содержания - создание документа, описывающего замысел проекта, как основу для последующих решений по проекту.
Шаги по планированию:
1. Уточнить ожидания (требования) участников проекта к каждому компоненту.
2. Определить границы проекта: какие компоненты производит наш проект, а какие не будут результатами нашего проекта.
3. Произвести декомпозицию проекта на подпроекты.
4. Определить риски, связанные с отдельными компонентами
Управление содержанием проекта (УСП) включает в себя процессы, обеспечивающие включение в проект тех и только тех работ, которые необходимы для успешного завершения проекта.
Место планирования содержания в ЖЦ проекта
Инструменты планирования проекта
n Планы-графики проекта
1. Стратегический план-график – план-график проекта, в котором указывается задачи и результаты планируемые инвестором или заказчиком в рамках реализации проекта.
2. Технологический план-график – план-график проекта сформированный на основании принятой технологии реализации подобных проектов в компании и уточненный на основании заключенных договоров с подрядчиками участвующими в проекте.
3. Оперативный план-график – документ для исполнителей проектных работ.
Регламент по управлению содержанием проекта
Регламент УСП: Описание функций процесса
| Название функции | Детализация целей и результатов проекта | Ответственный | Главный инженер |
| Входящие документы | Запрос на проект | Исходящие документы | Структура результатов проекта |
| Описание | Главный инженер проекта совместно с заказчиком проекта конкретизируют и детализируют цели и результаты проекта. | ||
| Название функции | Разработка и детализация задач проекта | Исполнители | Главный инженер |
| Входящие документы | Структура результатов проекта | Исходящие документы | План-график |
| Описание | На основании структуры результатов проекта главный инженер проекта совместно со специалистами по предметной области разрабатывают иерархическую структуру работ проекта, которая является частью плана-графика проекта. | ||
| Название функции | Подтверждение реализации содержания | Исполнители | Главный инженер |
| Входящие документы | План-график, Реестр актов выполненных работ | Исходящие документы | План-график |
| Описание | При реализации задач проекта главный инженер проекта утверждает факт выполнения, в результате чего отмечает выполненные работы в плане-графике проекта. | ||
| Название функции | Анализ результативности управления содержанием | Исполнители | Главный инженер |
| Входящие документы | План-график, Реестр актов выполненных работ | Исходящие документы | Отчет о реализации проекта |
| Описание | На этапе завершения проекта менеджер по затратам проводит анализ результативности управления содержанием проекта. Результаты данного анализа попадают в отчет о реализации проекта. |
Регламент УСП: роли и связь с этапами проекта
| Название роли | Функции |
| Главный инженер | Детализация целей и результатов проекта. |
| Разработка и детализация задач проекта. | |
| Подтверждение реализации содержания. | |
| Анализ результативности управления содержанием. | |
| Функции | |
| Детализация целей и результатов проекта. | |
| Детализация целей и результатов проекта. | |
| Разработка и детализация задач проекта. | |
| Анализ результативности управления содержанием. |
Проектный план и его структура_1
| Формулирование проблемы/потребности | Какую потребность или проблему он решает? Почему должен быть реализован данный проект? Что произойдет в случае игнорирования реализации этого проекта? Кто является собственником решаемой в проекте проблемы/потребности? |
| Целевая группа | На кого нацелен проект? Кто и какие выгоды (упущенные возможности) получит от его внедрения? |
| Цели и Задачи | Главная цель проекта отражает путь, стратегию - то, что мы должны достичь, чтобы решить сформулированную проблему/потребность. Цель обязана быть четко определенной, одобряемой и понятной целевой группе, реалистичной, измеримой и ограниченной во времени. Задачи показывают конечный результат. Их должно быть столько, сколько необходимо и достаточно, чтобы достичь главной цели. |
| План действий (мероприятий) | На данном этапе разбиваются и детализируются задачи проекта, то есть промежуточные этапы работы. Составляется график выполнения проекта, увязывающий все привлекаемые к проекту ресурсы, где прописываются содержание работ, людские ресурсы (ответственных, исполнителей, консультантов), сроки, финансы. |
| Проектная группа | Кто предлагает проект? Кто его реализует? Кто платит? Какова профессиональная компетенция членов команды проекта? Кто руководит проектом? Кто несет ответственность? Какова организационная структура проекта и методы взаимодействия между участниками проектной команды? Какова роль каждого участника проекта? |
| Бюджет | Рассчитываются и обосновываются финансовые потребности по каждому этапу проекта. Согласуются источники и схемы финансирования. Прописываются направления финансовых потоков, сроки и ответственные за выполнение финансовых обязательств. |
| Сроки | Определяется точка отсчета и завершения проекта и с позиции времени, и с позиции осуществляемого действия. |
| Результаты и критерии оценки | Формулируются на основе ранее выявленных целей и задач. Позволяют осуществлять мониторинг, контроль и координирование проектной команды. |