Создание схем таблиц БД для машинных носителей (разработка логической структуры БД)
Как уже отмечалось, первый этап создания таблицы БД в Access заключается в описании структуры таблицы. Следует указать имена всех полей, тип хранящейся в них информации, размер поля. Для дробных чисел нужно также установить точность (количество знаков после запятой), для данных типа Дата/Время – формат (например, краткий – 20.10.10, полный – 20 октября 2010 г.)
Опишем схему (структуру) таблиц СТУДЕНТ (табл. 63), ВЕДОМОСТЬ (табл. 64) и УЧЕБНЫЙ ПЛАН (табл. 65).
СТУДЕНТТаблица 63
| Ключ | Имя поля | Тип информации | Размер | Формат |
| B | Номер | Числовой/ длинное целое [BIGINT] | Длинное целое | - |
| Фамилия | Текстовый/ Текст [VARCHAR] | - | ||
| Имя | Текстовый/ Текст [VARCHAR] | - | ||
| Отчество | Текстовый/ Текст [VARCHAR] | - | ||
| Дата рождения | Числовой/ Целое [INTEGER] | Целое | ||
| Пол | Текстовый/ Текст [VARCHAR] | - | ||
| Специальность | Текстовый/ Текст [VARCHAR] | - | ||
| Шифр специальности | Текстовый/ Текст [VARCHAR] | - |
Для создания структуры каждой таблицы следует: в окне БД Access щелкнуть по кнопке Создать. В окне создание БД выбрать Конструктор и в окне Конструктор ввести имена полей и их характеристики. (В OpenOffice.org Base Создать таблицу в режиме дизайна).
ВЕДОМОСТЬ Таблица 64
| Ключ | Имя поля | Тип информации | Размер | Формат |
| B | Номер | Числовой/ длинное целое [BIGINT] | Длинное целое | - |
| B | Дисциплина | Текстовый/ Текст [VARCHAR] | - | |
| Семестр | Текстовый/ Текст [VARCHAR] | - | ||
| Оценка | Числовой/ Целое [INTEGER] | Целое | - | |
| Дата сдачи | Дата/Время/ Дата[Date] | - | Краткий |
УЧЕБНЫЙ ПЛАН Таблица 65
| Ключ | Имя поля | Тип информации | Размер | Формат |
| B | Дисциплина | Текстовый/ Текст [VARCHAR] | - | |
| Курс | Числовой/ Целое [INTEGER] | Целое | - | |
| Число учебных часов | Числовой/ Целое [INTEGER] | Целое | - | |
| Кафедра | Текстовый/ Текст [VARCHAR] | - |
Заполнение таблиц БД данными
После того как создана и сохранена в СУБД структура каждой таблицы, можно заполнить эти таблицы данными. Произведем заполнение данными таблицы СТУДЕНТ (табл. 66), ВЕДОМОСТЬ (табл. 67) и УЧЕБНЫЙ ПЛАН (табл. 68).
Обратите внимание! Ключевые записи во всех таблицах должно быть одинаковыми! В противном случае при объединении этих таблиц в одну БД невозможно будет организовать к ней запросы.
СТУДЕНТ Таблица 66
| Номер | Фамилия | Имя | Отчество | Дата рож-дения | Пол | Специаль-ность | Шифр специаль-ности |
| Егорова | Анна | Ивановна | ж | Системотех-ника | |||
| Смирнова | Ольга | Павловна | ж | Менеджмент | |||
| Соболев | Алексей | Петрович | м | Сварка | |||
| Иванов | Иван | Иванович | м | Экономика |
ВЕДОМОСТЬТаблица 67
| Номер | Дисциплина | Семестр | Оценка | Дата сдачи |
| Информатика | Первый | Отлично | 23.01.00 | |
| Высшая математика | Второй | Хорошо | 08.06.00 | |
| Физика | Первый | Неудовл. | 25.01.00 | |
| Философия | второй | Удовл. | 19.05.00 |
УЧЕБНЫЙ ПЛАН Таблица 68
| Дисциплина | Курс | Число учебных часов | Кафедра |
| Информатика | Информатики и вычислительной математики | ||
| Высшая математика | Высшей математики | ||
| Физика | Физики | ||
| Философия | Истории и философии |
Для заполнения своей БД в Access следует: выделить имя таблицы и щелкнуть по кнопке Открыть. (В OpenOffice.org Base нажать на пиктограмму 
).
Создание схемы БД в Access
Выполнив команды Сервис – Схема данных (Связи), связать все таблицы по ключам.
Формирование запросов
Для разработанной трехтабличной БД можно организовать следующие запросы:
- Студенты конкретной специальности (например, менеджмент);
- Студенты, имеющие оценки выше, ниже или равную указанной (например, создать список студентов, имеющих оценки выше “удовлетворительной” или список всех студентов, имеющих оценку “неуд.”);
- Список студентов-мужчин;
- Список студентов-женщин;
- Список студентов, родившихся до 1983 г. и т.д.
Для создания запросов в следует: в окне БД выбрать вкладку Запрос, щелкнуть по кнопке Создать (Использовать мастер для создания запроса).