Для страховой организации необходимо прежде всего упорядочить
документооборот между подразделениями, занимающимися продажами страховых полисов и бухгалтерией. Отделам продаж как структурным подразделениям страховой организации устанавливаются конкретные даты предоставления уведомлений о заключенных договорах страхования. При наличии развитой агентской сети продаж должен быть определен порядок приема-передачи оригиналов первичных учетных документов от обособленных подразделений организации. При централизованном учете прием-передача оригиналов первичных учетных документов от подразделений, не выделенных на отдельный баланс, может производиться на основании реестров передачи документов, в которых обязательно указываются:
- наименование обособленного подразделения;
- период, за который передаются документы;
- перечень передаваемых первичных учетных документов с указанием их наименований, дат оформления, натуральной и стоимостной оценки, с подписями оформивших их лиц;
- расписки ответственных должностных лиц головной организации и обособленного подразделения о приеме-сдаче документов.
В графике документооборота по каждому обособленному подразделению, агенту указываются даты сдачи отчетов по заключенным договорам страхования. В зависимости от вида страхования агенту могут быть установлены следующие сроки: не реже одного раза в месяц; каждые две недели; не позднее трех дней после отчетного периода (обычно месяца); конкретная дата.
Контроль за соблюдением порядка документооборота осуществляет главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Внутренними документами организации (Положением о премировании, материальном поощрении, приказом руководителя) можно предусмотреть меры ответственности за несоблюдение порядка документооборота.
Организации при систематизации и хранении бухгалтерских документов должны учитывать требования Закона о бухгалтерском учете и правила организации архивного дела.
Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Основными правилами архивов организации, одобренными Решением
Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Организация вправе разработать общую номенклатуру дел по всей организации и номенклатуру дел структурных подразделений.
Для страховых организаций в составе общей номенклатуры дел по ведению страховых операций могут быть выделены следующие:
- договоры страхования по видам (основные, сострахования, перестрахования),
упорядоченные по видам страхования и этапам жизненного цикла (вновь заключенные; действующие; закрытые; возобновленные; досрочно прекращенные);
- выплатные дела, связанные с урегулированием убытков по наступившим страховым случаям по договорам страхования;
- претензионные дела, связанные с исками сторон по договорам страхования (сострахования, перестрахования) и их судебным рассмотрением;
- и другие.
Бухгалтерия должна разработать свою номенклатуру дел, придерживаясь общих требований организации делопроизводства. Разработка номенклатуры дел бухгалтерии входит в компетенцию главного бухгалтера, поскольку он отвечает за ведение учета в организации.
Номенклатура дел бухгалтерии составляется исходя из состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, и должна содержать индексы каждого дела; количество дел (папок); сроки хранения для каждого дела; примечание.
Например, в качестве формы одного из дел бухгалтерской службы может быть применена следующая:
Наименование организации: ---------------------
Бухгалтерия
Структурное подразделение: -----------
Номенклатура дел (выписка)
"__" ___________ 200_ г. N __
___________________
(место составления)
На 200_ г.
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество единиц хранения | Срок хранения (номер статьи по перечню типовых управленческих документов) | Примечание |
| Бухгалтерия | ||||
| 06-05 | Бухгалтерские балансы и отчеты годовые | Постоянно (N 135 "б") |
Главный бухгалтер _____________
"__" ________ г. (ФИО)
Согласовано (при наличии экспертной комиссии бухгалтерии)
Протокол экспертной комиссии бухгалтерии от "__" _____ г. N __
Руководитель архивной службы _____________
(ФИО)
"__" ____________ г.
--------------------------------
Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового
обозначения бухгалтерии и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах бухгалтерии. Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел, заведенных по бухгалтерскому учету, вносятся в номенклатуру дел по порядковому номеру шифра счета, предусмотренного Планом счетов бухгалтерского учета.
По окончании календарного года бухгалтер указывает общее количество дел (папок), в которых систематизированы определенные учетные документы. Срок хранения дела устанавливается в соответствии с правилами организации архивного дела, но не может быть менее пяти лет. Это требование распространяется на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета.
В разделе "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
Каждый бухгалтер, отвечающий за свой раздел учета, должен обеспечить формирование папок документов (дел) в соответствии с утвержденной номенклатурой бухгалтерских документов. Комплектацию документов следует проводить в соответствии с требованиями Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете.
Бухгалтерские документы текущего года должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете).
Сохранность учетных документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете). В то же время ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов может повлечь за собой наложение на руководителя организации административного взыскания в виде штрафа (ст. 15.11 КоАП РФ).
Организации создают архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Папки с документами, передаваемыми в архив, рекомендуется оформлять и хранить в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организации.
Хранению подлежат подлинники документов. В случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. В случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности составляется
акт, который подписывается главным бухгалтером.
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному: временные сроки хранения применяются всеми организациями, постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие договоры. Если документы не являются источниками комплектования архивов, то организации могут применять постоянный срок хранения.
Определенные учетные документы необходимо постоянно хранить в организациях до ликвидации данных организаций (п. 2.4.2 Перечня типовых управленческих документов). Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, создается экспертная комиссия, в компетенцию которой входит определение сроков хранения, отбор документов на хранение и передача в архив, уничтожение.
Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное, длительное (лицевые счета) и временное хранение, описываются, а документы, срок хранения которых истек, следует уничтожать. Порядок уничтожения документов организации предусмотрен Основными правилами работы архивов организаций.