Учет расчетов с подочетными лицами по командировочным расходам за пределы Республики Беларусь. Учет операций по покупке иностранной валюты.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Все вопросы, связанные с направлением работников в служебные командировки за пределы Республики Беларусь, регулируются Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министер­ства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 г. № 115 (далее — Инструкция № 115).

Направление работника в служебную командировку за границу осуществляется на основании приказа, подписанного руководителем организации. Если организацией получено приглашение от иностранного партнера, направление работника в командировку производится в соответствии с приказом и данным приглашением, которые явля­ются документальным основанием для расчета валютных средств командированному работнику. Наниматель обязан обеспечить пере­вод приглашения с иностранного языка на белорусский или русский языки.

Для оформления поездки за границу в другие государства коман­дировочное удостоверение не выписывается, так как фактическое время пребывания в командировке фиксируется отметками в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. Для подтверждения командировки в Российскую Федерацию может быть выписано командировочное удостоверение.

При направлении работников в командировку руководитель устанавливает техническое задание на командировку, в котором указываются:

ü цель командировки;

ü время нахождения за границей;

ü план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм.

Техническое задание подписывается руководителем и командируемым работником. Кроме того, руководитель определяет форму письменного отчета, который представляется работником в 10-дневный срок со дня прибытия из командировки.

За работниками, направляемыми в краткосрочные командировки за границу, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка.

При служебных командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы:

ü на проезд к месту служебной командировки и обратно;

ü по проживанию вне места постоянного жительства (суточные);

ü по найму жилого помещения;

ü иные произведенные работником расходы с разрешения нанима­теля.

Расходы на проезд автомобильным транспортом возмещаются исходя из стоимости билета пассажирского транспорта (кроме такси). Возмещение расходов на проезд производится в случае представления документов в оригинале.

Нанимателем также возмещаются расходы на проезд транспортом общего пользования на вокзал (аэропорт, пристань), если они находятся за пределами населенного пункта. Транспортные расходы в пре­делах места командирования работнику не оплачиваются. Расходы на провоз багажа возмещаются в случае выполнения служебного поруче­ния по его провозу.

Расходы по проезду возмещаются при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале (проезд­ные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд). В исключительных случаях при от сутствии у работника распечатанного электронного билета и (или) утере посадочного талона по решению руководителя работнику может быть возмещена стоимость билета на основании официального ответа авиакомпании-перевозчика.

Возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку. За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, предусмотренным действующим законодательством, при оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь. Днем отъезда принято считать день отправления (выезда) пассажирского транспортного средства, а днем прибытия — день прибытия независимо от времени пересечения госу­дарственной границы Республики Беларусь.

Для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, а также лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда и днем прибытия считаются дни пересечения белорусской границы.

Если во время проезда в страну командирования произошла временная остановка для выполнения служебного поручения или по другим, не зависящим от работника, причинам на территории другого государства продолжительностью 12 и более часов (по расписанию с момента прибытия транспорта в пункт временной остановки), то выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится по нормам, установленным для страны, в которой работник находится проездом. Такой порядок выплаты суточных не применяется в отношении водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки, и лиц, командированных вместе с ними, — им суточные выплачиваются по нормам, утвержденным для страны командирования.

При выезде в командировку и возвращении назад в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы.

Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, работникам, выполняющим строительно-монтажные работы в Российской Федерации, оплачиваются расходы по проживанию вне места постоянного жительства в размере не менее 40% от установленных норм. Наниматель не имеет права устанавливать норму возмещения суточных ниже.

Размеры возмещения расходов за проживание вне постоянного места жительства, по найму жилого помещения установлены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 г. № 7 (с изменениями и дополнениями).

Организации негосударственной формы собственности могут производить возмещение суточных расходов и расходов по найму жилого помещения сверх установленных норм в соответствии с положением о командировании работников данной организации, утвержденным ее высшим органом управления. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в пределах, установленных законодательством.

Возмещение расходов по найму жилого помещения производится при представлении документов в оригинале. При отсутствии подтвер­ждающих документов возмещение расходов производится в размере 5— 20% от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер возмещения определяется нанимателем в локальных нормативных актах. Расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения, возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом суточ­ные возмещаются в полном размере в соответствии с законодательством.

Кроме того, командированным работникам выдаются авансы на:

ü приобретение ГСМ;

ü плату за стоянку;

ü страхование автотранспорта и гражданской ответственности пе­ревозчика;

ü оплату дорожных, таможенных сборов за границей;

ü оплату вынужденного мелкого ремонта.

Другие расходы, связанные с поездкой на автотранспорте (оплата разрешений на проезд по территории иностранного государства, ветери­нарный и фитосанитарный контроль, мойка автотранспортных средств, услуги по приграничной обработке автотранспортных средств на объ­ектах приграничного сервиса, конвоирование грузов, экологические налоги и сборы, факсимильная связь, эвакуация транспортных средств в случае аварий и технических неисправностей и другие расходы, свя­занные с выполнением международных автомобильных перевозок), возмещаются по фактическим затратам на основании подтверждающих документов.

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», остаток которого показывает состояние расчетов с подотчетными лицами: дебетовый остаток — сумму задолженности подотчетных лиц перед организацией, кредитовый остаток — сумму задолженности организации перед подотчетными лицами. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведут по каждой сумме, выдан­ной под отчет.

В учете выдача авансов на служебные командировки отражается следующим образом:

Содержание операции	Корреспонденция счетов
Дебет	Кредит
Выданы авансы в валюте в подотчет по курсу Национального банка Республики Беларусь		50/4,52
Утвержден авансовый отчет по командировке в пределах установленных норм по курсу Национального банка Республики	20,26,44
Возвращен в кассу остаток неиспользованных средств	50/4
Отражена курсовая разница по кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами: при росте валютного курса при снижении валютного курса	91(97)	91(98)

Работник организации представляет авансовый отчет о произведенных расходах в иностранной валюте по курсу Национального банка Республики Беларусь на день составления авансового отчета, но не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия.

При использовании корпоративной либо личной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах иностранной валюты не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия. В случае использования кор­поративной или личной карточки исключительно для получения на­личной иностранной валюты работник предъявляет отчет не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия.

К авансовому отчету должны быть приложены документы, под­тверждающие произведенные расходы. Первичные учетные докумен­ты, составленные на иностранных языках, должны иметь подстроч­ный перевод или перевод на отдельных листах. Производить подстроч­ный перевод может как работник организации, так и сторонняя организация.

При выдаче аванса на командировку в иностранной валюте по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" возникает валютная задолженность работника, которая отражается по официальному курсу на дату выдачи аванса. По общему правилу в бухгалтерском учете выданные в иностранной валюте авансы, в том числе авансы на командировочные расходы, при изменении официального курса не пересчитываются, а расходы, произведенные в иностранной валюте в пределах выданного аванса, отражаются по курсу на дату его выдачи.

Однако суммы командировочных расходов, произведенных работником, как правило, оказываются либо больше, либо меньше суммы выданного на них аванса.

Если сумма аванса превышает сумму расходов, все расходы по командировке отражаются в бухгалтерском учете по курсу на дату его выдачи, так как произведены в пределах выданного аванса.

Сумма превышения аванса над расходами работника является, по сути, задолженностью работника по выданному авансу, поэтому до момента возврата денежных средств такая задолженность ни на дату составления отчета, ни на отчетную дату пересчету не подлежит.

При фактическом возврате работником неиспользованных средств в иностранной валюте (т.е. при возврате аванса) на счете 71 образуются курсовые разницы. Они отражаются на счете 91 "Прочие доходы и расходы" в составе доходов (расходов) по финансовой деятельности и учитываются при налогообложении прибыли.

В случае когда сумма аванса меньше суммы расходов, расходы по командировке покрываются авансом только частично.

Расходы по командировке, произведенные в пределах аванса, в бухгалтерском учете отражаются по курсу на дату его выдачи, оставшаяся часть командировочных расходов - по курсу на дату отчета работника. При этом в части расходов, не обеспеченных авансом, на счете 71 образуется кредиторская задолженность организации перед работником, выраженная в иностранной валюте. Такая задолженность подлежит пересчету на дату окончательного расчета с работником и на последний календарный день текущего месяца, если расчет до указанной даты с работником произведен не был. Возникшие при пересчете курсовые разницы отражаются в составе прочих доходов (расходов) по финансовой деятельности.

Отметим, что при необходимости (например, если расходы по командировке отражаются на разных балансовых счетах) конкретный порядок учета каждой части командировочных расходов закрепляется в учетной политике.

При выдаче аванса на командировку за границу в белорусских рублях все расходы, понесенные работником в иностранной валюте, при составлении отчета также пересчитываются в белорусские рубли. Поэтому ни при выдаче аванса, ни при отражении командировочных расходов валютных обязательств перед работником не возникает.