Наглядное представление взаимосвязей
Довольно сложно объяснить точно, как найти вывод из группы объединенных идей. Вы определили, что идеи в такой группе относятся к одному классу, характеризующему предмет исследования со всех сторон и полностью. Теперь желательно выстроить итоговое суждение, описывающее класс в целом.
Здесь существенно, чтобы это итоговое суждение сохраняло представление о том изначальном сходстве, которое объединяет идеи в логической группе. Чтобы перейти на уровень выше и при этом сохранить все выявленные характеристики подчиненной группы, необходим так называемый индуктивный прыжок. Подходящим трамплином для такого прыжка будет визуализация источника взаимосвязи идей и высказываний в логической группе.
Давайте вновь рассмотрим два примера из предыдущего раздела. В первой группе мы определили, что показатели информационной системы:
1. Следует постоянно корректировать.
2. Необходимо составлять.
3. Необходимо наладить.
4. Не являются адекватными.
5. Необходимо уточнить.
Очевидно деление этих высказываний на две обособленные группы: ту, где говорится о необходимости той информации, которой пока еще не существует (2,3,5), и ту, где говорится о наличной, но неадекватной информации (1,4). Проделав это деление, мы видим, что в документе совершенно определенно речь идет о двух проблемах в информационной системе.
Теперь нам надо понять, почему выделены именно эти две проблемы, а не другие? Что в них общего? Из чего исходил автор, объединяя их в группу? Возможно, это именно те дефекты, которые делают бесполезным процесс планирования. Если это так, то итоговое суждение, расположенное выше на иерархи ческом уровне магической пирамиды, могло бы звучать так: «В настоящий момент система планирования устроена таким образом, что информация, циркулирующая в ней, бесполезна для процедур планирования». «Почему?» - ло гично спрашивает дотошный читатель. И получает ответ из содержания до кумента: «Потому что необходимая информация отсутствует, а та, что есть, не адекватна или не верна».
Следующий наш пример, о послепродажном обслуживании автомобилей, немного сложнее. Однако вновь мы имеем дело с двумя группами идей:
§ положительные аспекты: огромный, растущий, привлекательный, доходный, с благоприятными тенденциями,
§ негативные факторы: высокие барьеры для вхождения, непредсказуемость, фрагментированность.
Понятно, если рынок огромный, растущий и доходный, он сам по себе очи даже привлекателен. И благоприятные тенденции также указывают на привлекательность. Но давайте, однако, наглядно представим себе этот привлекательный рынок в виде круга, как показано на рис. 49.
Рис. 49
Негативные идеи сложнее объединить в группу. Ведь фрагментированность означает, что круг должен быть разбит на сегменты, но при этом неопределенность затрудняет анализ некоторых участков круга. Это, в свою очередь, ведет к тому, что некоторые сегменты рынка следует исследовать отдельно от других. Наконец, автор говорит о высоких препятствиях для вхождения - изобразим их при помощи вертикальной стоп-линий.
Вот к каким заключениям мы можем прийти, наглядно представив высказанные соображения:
§ только некоторые сегменты рынка привлекательны,
§ в них тяжело войти.
Заметим, что эти высказывания напоминают начало цепочки дедуктивных рассуждений. Только автор отбросил смысловую связку «следовательно», видимо, потому, что особенно не беспокоился о целостности и завершенности процесса своего мышления. Неудивительно, что ему было трудно сформулировать резюмирующее суждение.
Иногда вы будете сталкиваться с логической группой идей и высказываний, напоминающих описание ситуации, хотя на самом деле это будут искаженные и замаскированные рекомендации об акциях. Начинайте обрабатывать эти идеи и высказывания, опираясь на их формальную схожесть. Но как только вы сможете наглядно вычленить следствие скрытых за ними действий, сразу измените подход к оценке.
Положим, вы читаете следующее.
Существует четыре переменные в управлении размещением ресурсов:
§ последовательность и сроки выполнения работ,
§ определение конкретных задач, стоящих перед сотрудниками,
§ определение информационных потребностей (содержание и форма),
§ процесс принятия решений.
Почему выделены эти четыре переменные, а не другие? Что в них такого, из-за чего их можно объединить в одну группу? Если мы постараемся определить их более точно, так чтобы стал очевиден скрытый логический порядок, мы увидим, что автор, вероятно, имеет в виду следующее:
Четыре переменные таковы:
§ порядок действий и сроки планирования проекта,
§ работа над принятием решений,
§ определение группы сотрудников, работающих над решением,
§ информационная поддержка сотрудников, участвующих в принятии решений.
Из этого списка нам становится понятно, что перед нами группа предложений об определенных действиях. Теперь можно выводить заключение. Зачем я предполагаю предпринять эти действия? Что получится в результате? Полагаю, что у каждого сложится примерно такое резюмирующее высказывание:
Главная задача в управлении распределением ресурсов состоит в том, чтобы привлечь на как можно ранней стадии к участию в нем на плановой основе компетентных сотрудников.
Рассмотрим схожий пример:
Для определения содержания информации и форм ее подачи важно:
§ установить, какая информация собирается, какая используется,
§ расширить возможности участников информационного процесса,
§ направить их внимание на ключевые данные,
§ облегчить сотрудничество между функционально-вспомогательными и производящими информацию службами.
Снова, чтобы разобраться, мы задаем «наивные» вопросы. Почему именно ли четыре идеи важны? Что объединяет их? На каком основании автор свел их в логи ческую группу? Мы сразу же можем заметить, что три последние идеи скорее касаются ролей участников информационного процесса, а в первом суждении речь идет примерно о том же, что и в обобщающем утверждении наверху. Тог да почему эти три, а не другие? Вероятно, автор хотел сказать следующее:
Чтобы определить, какая информация необходима и в какой форме ее следовало бы представлять, принципиально важно добиться всеобщего по-нимания и соответствующих соглашений:
• направить внимание участников информационного процесса на ключе-вые данные,
• расширить возможности участников информационного процесса,
• облегчить сотрудничество между функционально-вспомогательными и производящими информацию службами.
Вот теперь вы, наверное, будете жаловаться мне на утомительность постоянного мыслительного напряжения, в котором придется находиться, чтобы выполнить все мои рекомендации. Возможно, вас это удивит, однако замечу, что не стоит фанатично относиться к проверке обоснованности и правильности своих резюмирующих суждений. Не надо, строго применяя абсолютно все правила, ежеминутно пересматривать свои документы. Но! Не потому, что это бесполезно, а потому, что вам не всегда требуется высокая степень точности!
Но как же определить, достигли вы необходимой точности или нет? Общий критерий такой - если вы предполагаете, что большое число идей, не вошедших в рассматриваемую группу, поддерживают ваше резюмирующее суждение, значит, это суждение неточно и не может оцениваться как корректный вывод из данной логической группы. Пример из главы третьей, приводимый ниже, относится как раз к такому случаю:
• Высокие издержки печатного процесса можно представить как повод
к повышению прибыльности:
низкая продуктивность
перерасход времени
неконкурентные цены за простые работы.
Если я вижу компанию, у которой низкая продуктивность, перерасход времени, неконкурентные цены, я представляю себе эти недостатки как потенциальные возможности к росту прибыльности. Однако я могу добавить к этим положениям еще три (плохая организация труда, несоблюдение трудовой дисциплины, большой процент отходов) и еще, и еще, которые все вместе можно рассматривать как другие потенциальные возможности к росту прибыльности. Резюмирующее суждение наверху блока высказываний слишком обширно, чтобы вытекать и опираться только на эти три положения.
Вот другой пример неточного резюме из группы индуктивно объединенных идей:
• Японские компании наращивают усилия по захвату китайского рынка.
«Тойота моторе» послала официального представителя на торговую
ярмарку в Кантон.
«Джапан Эйр Лайнз» провела переговоры о рейсах в Китай.
А что можно сказать по этому поводу насчет «Мицубиси», «Хитачи» или еще с полдюжины компаний, пришедших на ум? Два частных примера не позволяют делать далеко идущие выводы обо всех японских компаниях.
Приведем еще один, противоположный пример:
Между Россией и Китаем все еще сохраняются принципиальные разно-гласия.
Сохраняется враждебная риторика Пекина и Москвы по отношению друг к другу.
Обе страны размещают армии вдоль своих границ.
Здесь мы находим суммирующее понятие «принципиальные разногласия», и нам трудно представить за ним что-нибудь другое, кроме «открытой враждебности». Соответственно эти представления читателя и находят свое убедительное подтверждение в суждениях, высказанных под главной мыслью.
Главная идея обсуждения и примеров этой главы такова: вы не можете механически объединять утверждения в смысловые группы и предполагать, что умный читатель сам оценит и поймет их значение. Каждая группа должна включать целостное резюмирующее суждение, отражающее природу взаимосвязи идей в группе. То есть вы должны сначала определить, каковы источники этой взаимосвязи, для себя, а затем указать на них читателю.
По поводу любого логического объединения идей всегда задавайтесь вопросом: «Почему я выбрал именно эти идеи, а не другие?» На него возможны два варианта ответа. Первый - потому что каждая из них относится к точно определенной категории, и только эти идеи входят в эту категорию, а резюмирующее высказывание подчеркивает их специфическую схожесть. Второй - потому что это идеи и высказывания, объясняют определенные действия, которые должны быть предприняты для достижения четко очерченного результата или привести к определенному следствию. А на само следствие или на характеристики результата и указывает резюмирующее суждение данной логической группы.
Вам следует всегда заботиться о критической оценке оснований для группирования идей, и тогда вы сможете убедиться не только в отчетливости своего собственного понимания проблем, но и в ясности и доступности написанного вами текста.
Глава 10
Необходим понятный текст
Напомню вам, что в самом начале этой книги говорилось: чтобы писать ясно и понятно, надо: во-первых, решить, какую главную мысль вы хотите донести до читателя, а затем выразить ее в словах как можно точнее. Но вот вы, наконец, безупречно выстроили свою пирамидальную структуру, проверили, как сгруппированы идеи, знаете точно, о чем хотите сказать. Вы также разобрались с тем, каков будет порядок изложения. Остается только все это выразить в словах.
В теории эта задача кажется относительно легкой. Вероятно, можно было бы ожидать от автора типичных бизнес-документов того, что он превратит узловые пункты пирамидальной структуры в точные и элегантные высказывания и параграфы, которые захватят читательское внимание и донесут до читателя драгоценную мысль автора во всей красоте. Увы, это случается далеко не всегда. Сплошь и рядом встречаются перегруженные фразы, далекие от точности и элегантности, пространные, с избыточной терминологией и профессиональным жаргоном. Параграфы из-за этого кажутся малопонятными, а предмет обсуждения бесконечно скучным. Взглянем на такой образчик.
§ Первостепенная по важности сфера потенциальных улучшений - это повышение эффективности затрат для развертывания дополнительных полевых продавцов и организации управленческих усилий в области продаж, которое приведет к необходимым изменениям в работе магазинов, обусловленным внешними требованиями, произошедшими в торговле.
§ Предплановая корректировка может быть построена на основе альтер-нативных предварительных планов, принятых группой, в виде обрисо- вывания схемы действий в непредвиденных обстоятельствах и составления специальной финансовой программы для других непредвиденных расходов.
§ Удовлетворение текущей потребности точного анализа движения де нежных потоков возлагается на существующую систему. Но эта система не подготовлена для корректной подачи релевантной информации-Улучшения возможны с помощью исправления и добавления информации, неадекватно обработанной при разработке проекта.
Эти тяжелые пассажи были написаны людьми, говорящими ярко, понятно, проявившими блистательные способности в решении самых сложных проблем.
Любой из них мог дать прекрасное понятное объяснение в устной форме. Но, как оказалось, они наивно полагали, что при письме необходимо придерживаться более расплывчатого стиля и насыщать документ техническим жаргоном. Это, якобы, влияет на имидж документа, заставляет уважать его.
Это мнение - полная чепуха. Хорошую идею нет надобности облекать в наряд плохой прозы. Работа над узкими техническими и научными темами может быть одновременно и работой над красивой и артистичной формой. Труды У. Джеймса, 3. Фрейда, А. Уайтхеда, Б. Рассела, Я. Броновски служат классическими примерами отточенности формы. Конечно, документы, адресованные специалистам, должны содержать технические описания и термины. Но не стоит перегружать даже профессионалов. Зачастую такой стиль - это лишь дань моде, а не необходимость.
Ваша главная цель - облечь идеи в форму текста, который не только донесет до читателей вашу мысль, но и доставит им удовольствие. Понятно, что этот совет относится ко всем книгам и документам, которые пишутся сейчас или будут написаны. И если бы ему легко было последовать, то каждый бы поступал именно так. Но, увы, это нелегко. Однако есть приемы, которые могут вам помочь. В первую очередь требуется, чтобы те мыслительные образы и схемы, которыми вы пользовались, обдумывая идеи, стали осмысленными и наглядными для вашего читателя.
Тот факт, что концептуальное мышление - это в большей степени мышление образами, чем словами, для вас уже должен был стать очевидным. Мыслить образами - значит мыслить более эффективно. Ведь образ позволяет соединить множество разрозненных фактов, синтезировать их в одной-единственной абстрактной фигуре. Невозможность воспринимать и запоминать более семи предметов одновременно заставляет нас искать способы, которые помогут нам сжать многообразие информации. Так что без использования абстрактных образов вы будете вынуждены принимать решения исходя из небольшого числа слабо структурированных фактов.
Но воспользуйтесь не семью-восемью жалкими высказываниями, а абстрактными концепциями, и вы обнаружите, что оперируете почти безграничным числом фактов с поразительной легкостью. Рассмотрим пример, демонстрирующий, насколько легче воспринимаются отношения между линиями из образа, представленного рисунком, чем из кучи слов:
Чтобы построить простую и понятную фразу, вы должны начать с мысленного взгляда на то, о чем говорите. Вы тут же увидите внутри себя образ, который затем копируете в словах. Читатель, в свою очередь, воссоздает этот образ из ваших слов, не только лучше воспринимая написанное вами, но и получая удовольствие.
Мы с вами изучим этот творческий процесс, сначала я покажу вам, как легко выделить образы из хорошо написанных документов и прозы, затем дам подсказки, как находить образы, запрятанные в плохо написанных документах, и использовать их в дальнейшем при исправлении написанного.
Создание образов
Пред вами фраза из произведения «Уолден, или Жизнь в лесу». Читая, следите за тем, что происходит в вашем сознании:
Ближе к концу марта 1845 года я взял взаймы топор и отправился к лесу за Уолденским озером, в котором я намеревался построить себе дом. Я начал валить деревья - белые, стройные, еще молодые сосны... Я работал на красивом склоне холма, поросшем сосняком, сквозь который я смотрел на озеро и маленькую лужайку в лесу, где сосны сплетались с орешником. Лед на озере еще не совсем растаял, хотя появились открытые участки темной, казавшейся густой воды.
Разве в процессе чтения в вашем сознании не складывалась четкая картинка, к которой постепенно добавлялись яркие запоминающиеся детали? То, что вы складывали, и было образом, но не фотографическим. Это было то, что Джордж Миллер, к которому я обращалась за примерами*, назвал «образами памяти», и этот образ возникал по кусочкам, которые подбирали именно вы.
Если вы читали этот отрывок в первый раз, как в свое время я, то, вероятно, первое, что вы заметили, была дата - март 1845-го. Возможно, вы представили этот серый день в прошлом веке. Затем вы увидели человека, берущего топор взаймы у другого человека, причем оба неразличимы, и затем вы представили его бредущим к лесу с топором в руке. Какие-то деревья оказываются белоснежными соснами, и вы видите Торо, который валит лес. Следующее предложение описывает холм, и группа сосен внезапно оказывается на этом холме. Потом Торо стоит и смотрит на поле, на пруд, на лед в пруду.
Результат работы вашего воображения может быть таким, а может быть иным, но вы в любом случае создавали картинку, следуя за текстом. Результат этой созидательной деятельности - это образ памяти, объединивший всю прочитанную информацию. Вы создаете образ в процессе восприятия и понимания, а он затем помогает вам лучше и прочнее запомнить прочитанное.
Если вы сейчас закроете книгу и попытаетесь вспомнить то, что прочитали, скорее всего, обнаружите, как трудно повторить текст дословно. Но если вы за ново представите свой внутренний образ, вы сможете описать его словами, и это будет приблизительный эквивалент оригинала.
Образы и метафоры помогают развить память, хотя опыт показывает, что людям свойственно упускать одни детали и переоценивать другие в зависимости от эмоциональной предрасположенности. Тем не менее образы памяти поз-
*«Образы и Модели. Сравнения и Метафоры». «Метафоры и Мышление», Эндрю Орто-ни, ред., Cambridge University Press, 1979.
воляют запомнить и затем повторить основную часть информации, которую читатель включил в такой образ, воспринимая текст фразу за фразой.
В принципе так должно происходить каждый раз, когда вы читаете то, что вам необходимо изучить или запомнить. Некоторые высказывания представить труднее, другие - легче, а когда идея является совсем отвлеченной, стоит воспользоваться схематической структурой, а не образом. Но если высказывание нельзя наглядно представить в какой-нибудь форме, если читатель не может «увидеть» то, что было сказано, вы не можете рассчитывать на его понимание.
Проиллюстрируем это на примере документа, в котором обсуждается, следует ли Международному банку реконструкции и развития переходить от фиксированного ссудного процента к плавающему:
Риски списания долгов покрываются существующим превышением ссудного процента, спрэд которого именно поэтому не может быть признан чрезмерно высоким. Прибыль Банка возвращается заемщикам снижением фиксированного процента в последующие периоды. Таким образом, фиксированный процент мог бы привести к повышению стоимости заимствований для всех кредиторов, только если бы банк систематически завышал риски и, следовательно, получал «чрезмерно высокую» прибыль более или менее постоянно. Но такое предположение слишком далеко от действительности.
Хотя обсуждаемая ситуация довольно абстрактна, такие слова, как «спрэд», «излишек», «снижение», - позволяют наглядно представить некие взаимоотношения. Если бы кто-то попросил вас нарисовать их, вы могли бы сделать это, воспользовавшись четырьмя линиями и двумя стрелками, как показано на этом рисунке. (Я добавила слова, но для вас в них нет необходимости.)
Этот прием схематизации следует запомнить. Особенно тем, кто не хочет перегружать себя целостными, детализированными образами, но в состоянии зафиксировать смысловую структуру обсуждаемого вопроса. Такие структурные образы обычно состоят из одной или нескольких геометрических фигур (круг, прямая линия, овал, треугольник), выстроенных в определенном схематичном порядке, с добавленными стрелками, указывающими направление или взаимодействие.
Все эти художества могут показаться несерьезными, почти детскими, но все великие «визуальные мыслители» прошлого, например, Эйнштейн, подчерки-вают огромное значение этих неуловимых, неясных, абстрактных образов для «фотографического» мышления.