Основи організації обліку запасів
Запаси є найбільшою складовою активів кожного підприємства, тому їх необґрунтовані втрати, псування або крадіжки наносять значні збитки. Запаси є основою продукції, ще виробляється підприємством. Вони використовуються при наданні послуг, виконанні робіт, в управлінні, тому зниження матеріальних витрат безпосередньо збільшує прибуток. Раціональне використання сировини і матеріалів, їх збереження безпосередньо залежить від раціональної організації обліку. Зміст і завдання організації обліку запасів полягають у визначенні складу інформації, що надходить та формується у системі обліку, виборі методів і способів збору, обробки та видачі інформації для прийняття управлінських рішень, шляхів і способів наукової організації праці матеріального відділу бухгалтерії.
У підсистемі обліку запасів виділяютьобліково-економічні завдання, що одночасно є об'єктами його організації: 1) облік і поточний контроль процесу придбання запасів; 2) облік і контроль наявності, руху та збереження запасів на складах та інших місцях зберігання; 3) облік і контроль руху та використання запасів у виробництві; 4) організація роботи персоналу матеріального сектору бухгалтерії.
Використання у будь-якій діяльності сотень і навіть тисяч видів запасів надзвичайно ускладнює облік, призводить до зростання його трудомісткі, переобтяженості рутиною роботою, тому основними напрямками його удосконалення є:
1) розробка та впровадження у практику найбільш раціональних носіїв інформації, способів документування та документообігу (автоматична фіксація показників безпосередньо на технічних носіях (терміналах, дисплеях), а у разі неможливості - заміна однорядкових та разових документів на накопичувальні, багаторядкові, розробка графіків документообігу);
2) упровадження нових, більш прогресивних способів і методів обліку запасів (автоматизація обліку на основі використання комп'ютерної техніки);
3) удосконалення контролю за збереженням та використанням матеріальних цінностей шляхом здійснення оперативного контролю за ввезенням запасів на підприємство та їх вивезенням, за дотриманням норм матеріальних витрат при виготовленні продукції,
4) регулярна інвентаризація товарно-матеріальних цінностей;
5) підвищення рівня організації праці матеріального відділу бухгалтерії, удосконалення робочих місць, їх оснащення сучасною комп'ютерною технікою з новітніми програмними продуктами.
Підсистема обліку запасів може оптимально функціонувати за наявності певних передумов: налагодження стабільного й ритмічного матеріально-технічного постачання сировини і матеріалів; планування потреби кожного структурного підрозділу у запасах;
лімітування залишків запасів на складах; запровадження науково обґрунтованих та практично апробованих норм матеріальних витрат; техніко-економічної класифікації запасів та системи номенклатурних номерів; раціональних методів кількісно-сортового обліку запасів; забезпечення належного рівня організації складського господарства; суворої матеріальної відповідальності за збереження запасів; залучення на роботу сумлінних висококваліфікованих працівників; ефективного використання сучасної комп'ютерної техніки; неухильного дотримання вимог централізованих нормативних документів та розробки внутрішніх регламентів, адаптованих до особливостей діяльності підприємства. Відсутність тих чи інших передумов негативно впливає на організацію обліку запасів.
Для організації обліку запасів розробляється проект, який регламентує конкретизує засади обліку у певних умовах функціонування підприємства (табл. 8.1).
Таблиця 8.1