Сопутствующие обстоятельства
Коммерческая тайна
Сейчас в нашей стране государственные монополии уходят в прошлое. Все большую остроту приобретает конкуренция между предприятиями, фирмами за выпуск более качественной и дешевой продукции, за оказание более качественных и дешевых услуг населению. Стал весьма актуальным вопрос о сохранении работниками этих предприятий и фирм коммерческой тайны. В связи с этим принимаются специальные документы, устанавливающие правовые основы этого понятия и соответствующие действия сотрудников, имеющих отношение к коммерческой тайне. Последняя определяется следующим образом: «Сведения о деятельности фирмы, предприятия, распространение которых могло бы принести ущерб их интересам».
К коммерческой тайне относят многие сведения, связанные с производством, управлением, планами, рынком, партнерами, переговорами, контрактами, ценами, аукционами, наукой и техникой, технологией, безопасностью.
Во многих организациях поступающий знакомится с памяткой о сохранении коммерческой тайны и дает письменное обязательство о ее неразглашении. Даже в современные издательские договоры включается соответствующий пункт. И к этому надо относиться со всей серьезностью, если вы хотите работать и преуспевать и не хотите попасть под уголовную ответственность.
Приведем образец памятки сотруднику вуза по сохранению коммерческой тайны.
1. Документы, дела, издания с грифом «КТ» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (хранилищах), исключающих их изъятие посторонними лицами. В одном шкафу документы разных исполнителей должны храниться в папках, чемоданах, портфелях, опечатанных печатью исполнителя.
2. Прием, выдачу и хранение документов с грифом «КТ» в подразделениях осуществляют уполномоченные режимного отдела.
3. Дела с грифом «КТ», как правило, хранятся в 1-м отделе университета, но могут выдаваться исполнителю на срок, необходимый для выполнения задания.
4. Запрещается изъятие (перемещение) документов из дел без разрешения руководителя структурного подразделения (исполнителя).
5. Запрещается выносить документы, дела и издания с грифом «КТ» из служебных помещений для работы с ними вне университета.
В необходимых случаях вынос документов осуществляется с разрешения соответствующих руководителей.
6. При смене сотрудников ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом «КТ», передача их оформляется актом, который утверждается руководителем структурного подразделения и согласовывается с РСО (службой безопасности).
7. Лица, допущенные к работам, документам и сведениям, составляющим коммерческую тайну, обязаны:
а) хранить коммерческую тайну, пресекать действия других лиц, которые могут привести к ее разглашению;
б) не допускать рассылки документов адресатам, к которым они не имеют отношения;
в) проставлять на черновиках документов соответствующий ограничительный гриф и другие необходимые реквизиты. Передавать их для печатания только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения;
г) после получения из машбюро документе проверить их наличие. расписаться за получение документов и черновиков, зарегистрировать в подразделении и в 1-м отделе университета;
д) лично получать документы с грифом «КТ» в 1-м отделе университета, своевременно знакомиться с ними, расписываться в них с указанием даты ознакомления;
е) иметь внутреннюю опись документов с грифом «КТ», в которую вносить все полученные для исполнения документы;
ж) немедленно сообщать в режимный отдел об утрате или недостаче документов с грифом «КТ», ключей от сейфов, личных печатей;
з) сдать или отчитаться передРСО (службы безопасности) университета за все числящиеся документы при увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку;
и) исключать при работе с документами с грифом «КТ» возможность ознакомления с ними лиц, не имеющих к этим документам прямого отношения;
к) предъявлять для проверки работниками РСО числящиеся документы с грифом «КТ», представлять им устные или письменные объяснения по вопросу их наличия и хранения.
Типичные ошибки
В деловой коммуникации, предполагающей прием и передачу сообщений в устной или письменной форме, переработку информации, реактивные действия партнеров по коммуникации, трудно избежать ошибок. Однако ограничить их число возможно. Для этого еще до начала переговорного процесса стоит отметить в программах или планах деятельности те пункты, которые нужно уточнить, чтобы не допустить отдельных ошибок.
Анализ наиболее часто встречающихся ошибок в деловой коммуникации позволяет сделать вывод, что большинство отрицательных результатов, несоответствие намеченным параметрам взаимодействия, непонимание между участниками общения возникает из-за отсутствия или недостаточной развитости речевых навыков и умений в устном и письменном деловом общении. В связи с этим всегда остается актуальным вопрос о необходимости овладения стилистикой официально-делового общения, лексическими и грамматическими навыками построения текстов сообщений, обращений, протоколов, договоров, выступлений.
Анализируя информационные материалы, подготовленные для использования в процессе коммуникации, необходимо обратить внимание на следующие показатели их совершенства:
• Соблюдение грамматических и стилистических правил.
• Подбор слов, точно соответствующих замыслу контактов.
• Простота и краткость изложения содержания.
• Интересность и убедительность: отсутствие лишних слов, конкретность, использование экспрессивной лексики и выражений позитивного плана, выраженная адресность текстов.
• Достоверность и точность.
Приведем пример. Обсуждая необходимость переговоров и договариваясь о дате их проведения, стороны обмениваются деловыми письмами и знакомят друг друга с новой информацией, актуальной для подготовки переговоров. Проанализируем следующее письмо.
Уважаемые коллеги!
Ваше предложение о проведении переговоров с целью более детального обсуждения возможностей и форм сотрудничества вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива.
Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за стол переговоров.
Надеемся, что вы согласитесь с необходимостью проанализировать последние информационные материалы и публикации, которые дают представление отех или иных факторах в сегодняшнем положении фирм.
Ждем вашего ответа и предложения о дате переговоров.
С уважением
Директор фирмы «Н» Иванов С.Б.
Отметим показатели совершенства (или несовершенства) текста в этом деловом письме.
Во-первых, письмо проникнуто желанием авторов поставить себя в зависимое положение по отношению к адресату, польстить, подстроиться... В деловой переписке это недопустимый просчет.
Во-вторых, растянуто изложение четырех простых и конкретных положений: получили ваше письмо; готовы к переговорам) предлагаем обменяться дополнительной (новой) информацией; рассмотрим ваш вариант даты переговоров. Не призывая к «телеграфному» варианту подачи информации, отметим все-таки, что деловые письма должны отличаться краткостью, четкостью, простотой слога.
В третьих, у авторов письма смутные понятия о стилистических правилах составления деловых текстов. Так, выражение ...вызвало горячее одобрение всего нашего колелктива явно заимствовано из выступления на профсоюзном собрании, а фраза Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за стол переговоров – из бытового разговора на эту тему.
Слова информационные материалы и публикации вызывают вопрос: разве публикации не относятся к информационным материалам?
В-четвертых, использование слов, не соответствующих замыслу обращения. Как следует понимать …представление о тех или иным факторах в сегодняшнем положении фирм? Фактор в смысле каких-либо существенных обстоятельств в процессе, явлении (например, фактор времени) или сами события, явления (т.е. факты), изложение которых дает нужную информацию? К сожалению, понятия фактор и факт путают очень часто.
В-пятых, никакой конкретностью и точностью не дополняет письмо просьба о предоставлении «тех или иных» факторов.
В - шестых, в заключительной части делового письма подобного типа не обязательно обозначать должность отправителя, а его инициалы должны предварять фамилию. Конечно все эти «тонкости» оформления деловых текстов можно считать второстепенными по сравнению с предметным содержанием. Однако попытайтесь сравнить приведенное выше письмо и со следующий его вариант:
Уважаемые коллеги!
Благодарим вас за предложение провести переговоры по обсуждению форм сотрудничества наших фирм.
Предлагаем вам до начала переговоров обменяться актуальной в данный момент информацией о деятельности фирм.
Готовы рассмотреть ваши предложения по проведению переговоров, месту, времени, составу делегаций.
Высылаем вам наши новые рекламные проспекты с самой свежей информацией о характере деятельности подразделений нашей фирмы.
Надеемся на плодотворное сотрудничество.
С уважением.
С.Б. Иванов
* * *
Таковы наши рекомендации по составлению» простых и контрактных документов, которые чаще всего используются на предприятиях и в учреждениях Российской Федерации и знать которые вам необходимо по роду вашей будущей профессиональной деятельности. В то же время существует понимание того, что необходима дальнейшая унификация служебной документации на основе рекомендаций «Типовой инструкции по делопроизводству в Министерствах, ведомствах Российской Федерации», сборника «Государственная система документального обеспечения управления. Основные положения» и других документов, подготовленных архивными службами государственных органов. В принципе существуют три уровня стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ) и республиканские (РСТ), цель которых – сократить количество используемых документов, типизировать их формы, повысить качество, но снизить трудоемкость их обработки, особенно с применением персональных компьютеров.
Вам необходимо внимательно следить за дальнейшей унификацией и стандартизацией управленческой и деловой документации с тем, чтобы она была на уровне современных требований. Помните, что документы всегда должны составляться на правовой основе, иначе они не будут обладать юридической силой и в случае конфликтных ситуаций могут не быть принятыми судами к рассмотрению.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
К § 1 «Документы для внутреннего пользования
1. Что такое документ, бланк, реквизиты?
2. На какие две группы делятся документы в зависимости от нужд предприятия и сферыих употребления?
3 Назовите основные реквизиты документов для внутреннего пользования. Дайте комментарий к реквизитам 4–5,12–13,16,18,21,22 и 23.
4. Назовите основные виды управленческих документов.
5. Что такое коммерческая тайна и какие сведения к ней относятся?
К § 2 «Документы для внешнего пользования»
1. Для чего служат документы для внешнего пользования?
2. Какие основные реквизиты свойственны документам для внешнего пользования? 'Дайте характеристику основных из них.
3. На какие две группы делятся деловые письма в зависимости от содержания и объема?
4. Назовите виды простых деловых писем.
5. Назовите основные типы контрактных документов.
ЛИТЕРАТУРА
1. Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). М., 1994.
2. ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 1997.
3 Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
4 Демидова А.К., Смирнов А. Э. Русская коммерческая корреспонденция. М., 1985.
5 Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Сост. М. Т. Лихачев М. , 1991
6. Еремченко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. Л. , 1991.
7. Кирсанова М.В, Аксенов Ю.М, Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. М.» Новосибирск, 1998.
8. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. М., 1991.
9 Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011.93. М. , 1995.
10. Российскому предпринимателю: советы, рекомендации, образцы документов. М.,1993.
11. Сборник типовых договоров, применяемых в различных сферах хозяйственной и иной деятельности (изд. 2-е, дополненное). М., 1993
12. Справочник по подготовке и оформлению официальных документов. М., 1993
13. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М., 1998.
14. Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих. М., 1996.
15. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1992.
16. Унифицированная система ОРД (УСОРД). Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М., 1993.
Приложение