Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма.

Бланки документов

Официальные документы, создаваемы юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Бланк документа, по определению "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) – это «Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа».

Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположения реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5 с угловым или продольным расположением реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычислительной техники реквизиты оформляются центрованным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины – флаговым способом.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков:

- общий бланк,

- бланк письма,

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

Ï Государственный герб РФ

Ï Герб субъекта РФ

Ï Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Ï Наименование организации (+Наименование вышестоящей организации (если есть))

Ï Место составления документа

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий:

Ï Дата документа

Ï Регистрационный номер документа

В виде уголков наносят ограничительные отметки для следующих реквизитов:

Ï Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля)

Ï Заголовок к тексту документа

Ï Отметка о контроле

Ï Отметка о поступлении документа в организацию

Ï Идентификатор электронной копии документа

Между реквизитом «Наименование организации» и реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» оставляют место для нанесения (впечатывания) реквизита «Наименование вида документа».

Когда в общий бланк вносят наименование вида документа, например, «Приказ», «Акт», «Протокол» и т.д., этот бланк становится бланком конкретного вида документа – бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т.д.

Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически является разновидностью общего бланка, т.к. общий бланк без употребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов – служебного письма, поэтому нет необходимости указывать на нем наименование вида документа.

Поэтому в бланке письма на месте реквизита «Наименование вида документа» располагается реквизит «Справочные данные об организации» (см. лекцию 3), а на месте реквизита «Место составления документа» размещается реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», который крайне необходим при переписке.

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам.

Бланк структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита «Наименование организации».