Общие требования к информационной системе
Одно из основных требований компании "МЕД" к будущему решению состоит в том, чтобы оно было построено на фундаменте единой интегрированной системы, а работа всех сотрудников велась в одном информационном пространстве.
Ключевые функциональные требования к информационной системе:
1) Мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа. Разграничения доступа к данным в соответствии с должностными обязанностями.
2) Возможность удаленного доступа.
3) Управление запасами. Оперативное получение информации об остатках на складе.
4) Управление закупками. Планирование закупок в разрезе поставщиков.
5) Управление продажами. Контроль лимита задолженности с возможностью блокировки формирования отгрузочных документов.
6) Полный контроль взаиморасчетов с поставщиками и клиентами.
7) Получение управленческих отчетов в необходимых аналитических срезах - как детальных для менеджеров, так и агрегированных для руководителей подразделений и директоров фирмы.
Примеры форм отчетных документов:
| Отчет о дебиторской задолженности | |||||||||||||
| Регистрационный номер | Клиент | Договор | Дата договора | Сумма по договору | Сумма задолженности | Ожидаемый срок платежа | Комментарий | ||||||
| Итого | |||||||||||||
| Отчет о кредиторской задолженности | |||||||||||||
| Информация о материалах/комплектующих, услугах, работах | Поставщик | № договора | Сумма по договору | Срок оплаты по договору | Дата оплаты | Сумма задолженности | Комментарий | ||||||
| Отчет о требуемых закупках | |||||||
| Инвентарный код | Название материала/товара | Ед. измерения | Требуется закупить | Назад дата приобретения | |||
| Название поставщика | Дата последнего приобретения | Стоимость приобретения | |||||
Описание системы учета
ЗАО "МЕД" использует типовой российский план счетов, три аналитики (контрагенты, договора, регионы).
Фрагмент плана счетов компании
| Номер бухг. счета | Наименование счета |
| 01.000 | Основные средства |
| 02.000 | Амортизация основных средств |
| 03.000 | Доходные вложения в материальные ценности |
| 04.000 | Нематериальные активы |
| 05.000 | Амортизация нематериальных активов |
| 08.000 | Вложения во внеоборотные активы |
| 10.000 | Материалы |
| 10.100 | Сырье и материалы |
| 10.200 | Прочие материалы |
| 10.300 | Инвентарь и хозяйственные принадлежности |
| 14.000 | Резервы под снижение стоимости МЦ |
| 16.000 | Отклонение в стоимости МЦ |
| 19.000 | НДС по приобретениям |
| ... | ... |
Фрагмент учетной политики
Выручка и прибыль. Выручка от реализации продукции и оказания услуг определяется по мере отгрузки реализованной продукции, оказания услуг и отражается в финансовой отчетности по методу начисления.
Запасы. Компания с целью определения фактической себестоимости товаров, реализованных в отчетном периоде, использует вариант их оценки по себестоимости первых по времени приобретения материалов (ФИФО).
Описание справочников
Фрагмент описания справочников, используемых для автоматизации компании "МЕД", приведен в таблице.
| № | Наименование справочника | Код | Наименование |
| Клиенты | |||
| AC_Ap_00001 | Покупатель_АПТЕКИ | ||
| AC_Ds_00001 | Покупатель_Дистрибьютеры | ||
| OTHER_00001 | Прочие | ||
| Поставщики/подрядчики | |||
| B_00001 | Банки | ||
| L_00001 | Частные лица | ||
| I_0001 | Страховые организации | ||
| OTHER_00001 | Прочие | ||
| Договора | |||
| 1- наши услуги | 1_COM_D/M/E | Договор комиссии_Д/М/Г | |
| 1_SERV_D_/M/E | Договор на оказание наших услуг_Д/М/Г | ||
| 2 - услуги нам | 2_COM_D/M/E | Договор комиссии_Д/М/Г по услугам нам | |
| 2_SERV_D/M/E | Договор на указание Г услуг нам _Д/М | ||
| 2_COM_D/M/E | Договор комиссии_Д/М/Г по услугам нам |
Код справочника отражает уровни иерархии. Справочники клиентов и договоров имеют трехуровневую структуру. Справочник поставщиков - двухуровневую структуру. В коде справочника для отображения уровня применен символ подчеркивания. Например, в коде справочника клиентов первый уровень обозначен символами "АС"-покупатель; второй уровень - "Ар"-аптеки, "Ds"-дистрибьюторы; для обозначения третьего уровня предусмотрены пятизначные порядковые номера 00001, 00002 и т.д.
Организационная диаграмма
Оргструктура предприятия оптовой торговли ЗАО "МЕД" имеет следующий вид:
