Этап 3. Создание форм для заполнения таблиц

Создание базы данных «Фирма».

Задание. Создать базу данных, отражающую деятельность мелкооптовой фирмы по закупке и продаже товаров.

Часть 1.Начнем с разработки части базы данных, отражающей только закупку фирмой товаров, для чего необходимо создать:

1. таблицы, содержащие данные о составе товаров; о списке поставщиков и о самой поставке;

2. схему данных, отображающих связи между таблицами;

3. формы для заполнения соответствующих таблиц;

4. запросы на выборку данных из таблиц и других запросов;

5. отчеты по сформированным запросам.

Таблицы и запросы принято создавать конструктором, формы и отчеты - мастером или конструктором (на ваше усмотрение).

Этап 1. Создание таблиц

1. Необходимо создать новую базу данных в СУБД ACCESS, указав имя базы (Фирма) и место ее хранения (выберите свой сетевой диск).

2. Для создания таблиц на вкладке Создание необходимо выбрать Конструктор таблиц.

3. В появившемся окне ввести названия полей, определить тип данных, хранимых в этих полях, и некоторые свойства, установить ключевое поле.

Каждая таблица создается и сохраняется отдельно под своим именем.

Таблица 1: «Товары»

Таблица 2: «Поставщики»

Таблицы 1 и 2 – это справочники (родительские таблицы), в них хранится постоянная информация, заносимая в базу один раз и многократно использующаяся (т. е. отражение списка товаров и списка поставщиков, с которыми работает фирма).

Таблица 3: «Поставки» – это сводная (дочерняя) таблица

Этап 2. Формирование схемы данных

1. Вкладка Работа с базами данных → Схема данных, вызывает соответствующее диалоговое окно. Далее необходимо добавить все таблицы в схему данных по очереди, после чего окно добавления закрыть.

2. Связи формируется между справочными таблицами и сводной по коду: поле с кодом из справочника “взять” левой кнопкой мыши и перетащить на такое же кодовое поле в сводной таблице.

3. В открывшемся диалоговом окне проверить правильность связи полей из соответствующих таблиц, установить обеспечение целостности данных и каскадное обновление связанных полей.

4. Пункты 2) и 3) повторить для второй связи, после чего окно связи таблиц закрыть с сохранением созданной схемы.

Этап 3. Создание форм для заполнения таблиц

1. Создать форму для заполнения таблицы Товары с помощью мастера. Вкладка Создание → Другие формы → Мастер форм. В форму должны быть включены все поля.

2. Отредактировать получившуюся форму в режиме конструктора.

1) Удалить поле и надпись к полю код товара, т.к. он заполняется автоматически.

2) Добавить в форму заголовок и кнопку для закрытия формы. Эти дополнения вносятся с помощью соответствующих кнопок Панели Элементов, которые расположены на вкладке Конструктор раздела Инструменты конструктора форм.

· Для создания заголовка в области Элементы управления необходимо выбрать кнопку, позволяющую сделать Надпись, выделить область, в которую должен быть помещен заголовок, предварительно расширив область заголовка формы.

· Кнопка создается с помощью одноименной кнопки панели элементов. Далее необходимо выделить область размещения кнопки (в области заголовка или примечания формы), в открывшемся окне мастера создания кнопок выбрать категорию – «работа с формой», действие – «закрытие формы». После нажатия кнопки Далее выбрать рисунок или написать текст, который будет расположен на самой кнопке, выполнить все предложенные мастером действия, и кнопка готова.

3. Перейти в режим формы, сделать 10 записей, закрыть форму с сохранением.

4. Открыть раздел Таблицы и просмотреть содержимое таблицы Товары.

5. Создать форму для заполнения таблицы с помощью мастера форм на основе таблицы Поставщики. Перенести все поля на форму.

6. Аналогично предыдущей форме отредактировать получившуюся форму в режиме конструктора, удалив поле и надпись ключевого поля и добавив заголовок и кнопку на закрытие формы. Заполнить форму, создав 5 записей.

7. Создать форму для заполнения мастером форм на основе таблицы Поставка. Перенести в создаваемую форму все поля, выбрать вид формы – в один столбец, и понравившееся оформление.

8. Получившуюся форму отредактировать в режиме конструктора.

1) Добавить, как и в предыдущих случаях, заголовок и кнопку, осуществляющую закрытие.

2) Добавить две кнопки для открытия форм Товары и Поставщики:

· выбрать в мастере создания кнопок категорию – «работа с формой», действие – «открытие формы», далее указать форму которую необходимо открыть, выбрать команду открытие формы и показ всех записей. Для этих кнопок сделать подписи по названию открываемых форм.

3) Создать кнопку на добавление новой записи с помощью мастера.

4) Вместо полей, содержащих коды товаров и коды фирм, создать поля со списком, позволяющие выбирать данные из соответствующих таблиц, а не вводить их вручную повторно (т.к. они уже вводились при заполнении одноименных форм).

· Для создания поля со списком необходимо в области Элементов управления выбрать одноименную кнопку, выделить область размещения поля в области данных изменяемой формы. В открывшемся мастере выбрать пункт, определяющий, что данные берутся из таблиц или запросов. Далее выделить таблицу (например, Товары). → Перенести нужные поля в категорию выбранные (это, как правило, кодовое поле и поле с названиями). → Скрыть ключевое поле (т.е. кодовое поле в нашем случае, чтобы в списке отображались только наименования товаров). → Данные сохранить в поле «код_товара», выбранный из предоставленного списка исходных полей создаваемой формы. Последнее действие необходимо выполнять внимательно, т.к. выбор неправильного поля приведет к нарушению целостности данных и, как следствие, к невозможности заполнения формы. Это связано с тем, что в схеме данных таблицы соединены по одноименному коду, что позволяет выбрать данные из одной таблицы (в данном случае Товары) и автоматически занести их в другую (в Поставки), предоставив возможность работать только с текстовыми данными, не заботясь о правильности введенного кода. → Последний шаг в создании поля со списком – это определение подписи к созданному полю, отображающей хранимые в списке данные (Наименование товара).

· Аналогичным образом создать поле со списком поставщиков.

9. Заполнить получившуюся форму в обычном режиме (режим формы) таким образом, чтобы в результате получить поставки различных товаров из одной фирмы, по каждой фирме сделать по 5-7 записей, даты указать в пределах 2-3 месяцев.

12
• 3