Раздел 1. Документирование деятельности организации, предприятия, учреждения
Тема 1.1Основные понятия документационного обеспечения управления.
Информационно-справочное обеспечение предприятий как важнейшее условие его функционирования в условиях рынка. Документ, его определение, составные части.
Виды документов в делопроизводстве. Классификация документов по видам деятельности предприятия, по назначению, содержанию, происхождению, носителям информации. Основные реквизиты документов, формуляр. Унификация и стандартизация как методы совершенствования документов. Единая Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Требования к составлению и оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003. « Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и по ГСДОУ.
Методические указания.
Любые управленческие процессы основываются на переработке информации. Основным носителем информации являются документы на бумажном носителе. В них фиксируются решения, планы и отчеты, конкретные планы работ и договорные отношения, при помощи них передаются управленческие команды.
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям любой формы собственности. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности этой информации, поэтому подавляющая ее часть фиксируется в документах.
Документ – это средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности.
Документы учреждений, предприятий и организаций принято различать по видам деятельности. Выделяют три наиболее крупные группы:
- организационно-распорядительная документация;
- финансово-расчетная документация;
- документация по снабженческо-сбытовым операциям.
Классификация документов – это распределение их на группы по определенным признакам. Правильная классификация облегчает их поиск, формирование дел. Документы делят:
- по средствам фиксации;
- по наименованию;
- по происхождению;
- по степени секретности;
- по подлинности;
- по форме;
- по срокам хранения.
Существуют определенные требования и нормы создания документов. Они закрепляются законодательными актами, Единой Государственной системой делопроизводства, ГОСТами.
Вопросы для самоконтроля:
1. Что такое документ?
2. Классификация документов?
3. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003
4. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, каков порядок их оформления?
Тема 1.2 Системы документационного обеспечения управления.
Корреспонденция, понятие, сущность. Виды корреспонденции на предприятии, ее назначение, реквизиты, учет и хранение.
Корреспонденция входящая, исходящая и внутренняя.
Методические указания.
В практической деятельности под корреспонденцией понимают совокупность документов, которые составляются на предприятии, так как партнеры должны поддерживать постоянную связь друг с другом, со своими клиентами и при этом необходимо представлять доказательства заключенного соглашения, отправлять заказы или сообщать о принятых решениях. Отправленная и полученная корреспонденция хранится в архиве предприятия и является доказательством принятых решений.
Работу над составлением документов называют документированием.
Документирование – это совокупность процессов по созданию всех видов
документации, отражающей деятельность учреждения, предприятия, организации. Это важнейшая часть делопроизводства. Документирование включает:
- составление проекта документа;
- согласование проекта документа;
- проверку правильности оформления документа;
- утверждение документа руководителем;
- регистрацию.
Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов, которые закрепляются законодательными актами, ЕГСД, ГОСТами и т.д.
Единый порядок составления, оформления и организации работы с документами закрепляется инструкцией по делопроизводству на предприятии.
В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов:
- входящие;
- исходящие;
- внутренние
Вопросы для самоконтроля:
1. Какие виды документов Вы знаете?
2. Документирование, его сущность и организация.
3. Обработка поступающих документов.
4. Обработка исходящих документов.
5. Порядок работы с внутренними документами.