Документальное оформление поступления производственных запасов.
Документальное оформление поступления материалов зависит от способа доставки (централизованная и децентрализованная), от сроков оплаты (предварительная и последующая), от места приемки (со склада поставщика, покупателя, со станции железной дороги).
При предварительной оплате за приобретаемые материалы покупатель сначала производит их оплату путем перечисления денежных средств ПП либо ПТП, а затем поставщик отгружает ценности в адрес получателя, выписывая ТТН – 1, ТН - 2.
При последующей оплате - отгрузив материальные ценности покупателям, организации - доставки одновременно высылают им расчетно-платежные документы (ПТ) вместе с грузовыми и другими сопроводительными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, железнодорожные квитанции и др.). Полученные от поставщиков документы направляются в отдел материально - технического снабжения, где проверяется соответствие отгрузки договорным условиям поставки и ассортименту, количеству, цене, срокам поставки и т.п. Затем делаются отметки о выполнении договоров в специальных карточках или копиях договоров. После этого производятся записи в журнале учета поступающих грузов, который ведется отделом материально - технического снабжения. Одновременно здесь же решается вопрос об оплате платежных документов за приобретаемые ценности.
От станции железной дороги, пристани или аэропорта, а также от местных поставщиков ценности получает экспедитор организации. Для этого бухгалтерия организации оформляет и выдает под расписку доверенность,транспортные или иные документы. Основанием для оприходования материалов, доставленных железнодорожным транспортом, являются железнодорожная накладная и товаросопроводительные документы поставщика (товарная накладная, спецификация, опись и т.д.
Поступление материалов из-за пределов РБ (кроме государств, входящих в Таможенный союз) получатели грузов оформляют грузовой таможенной декларацией.Оприходование ценностей, поступивших от государств, входящих в Таможенный союз, осуществляют по сопроводительным документам, выписанным поставщиками этих государств.
На поступившие от поставщиков материалы заведующий складом может выписывать приходные ордера, в которых указываются наименование и количество поступивших материалов по каждому номенклатурному номеру, учетную цену и стоимость.
В случае выявления расхождений при приемке материалов по количеству и качеству с данными товаросопроводительного документа поставщика их приемку приостанавливают и создают комиссию для дальнейшей приемки в установленном порядке (с участием представителя поставщика или незаинтересованной организации). Комиссия осуществляет приемку ценностей и оформляет ее Актом о приемке материаловв двух экземплярах. Фактически поступившие ТМЦ заведующий складом приходует на основании выписанного им Приходного ордера.
Иногда материальные ценности от поставщиков поступают прямо в цех., они отражаются в учете как принятые на склад и переданные в цех
На склады поступают также материалы из цехов своей организации (использованные материалы; отходы, полученные при ликвидации основы; средств, от брака и т.п.). Они приходуются на склады по накладным - требованиям на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Накладные-требования составляются в двух экземплярах материально ответственными лицами складов (цехов), которые сдают ценности. Один экземпляр остается у сдатчика (склада, цеха) и служит основанием для списания ценностей, а второй (по которому они приходуются) — у получателя (цеха, склада)
Материалы, поступающие на предприятие от подотчетных лиц,оформляются товарным счетом или справкой – актом составленными подотчетными лицами, в которых отражается: дата и место покупки; наименование, количество и цена материала. К акту прилагаются товарные чеки. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.
В целях определения суммы налога на добавленную стоимость, подлежащей зачету, грузополучатель обязан вести Книгу покупок. В этой книге осуществляется регистрация документов, подтверждающих уплату налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям (выполненным работам или оказанным услугам).