ИНСТРУМЕНТАЛЬНЫЙ АСПЕКТ РАБОТЫ ПРЕСС-СЛУЖБЫ 1 страница
Глава 1
ОСНОВНЫЕ ВИДЫ PR-ТЕКСТОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В РАБОТЕ ПРЕСС-СЛУЖБЫ
Попробуйте проверить себя и ответьте на вопрос: есть ли смысловая разница между словами «скупой» и «жадный»? Сначала скажите: да или нет. После этого ответьте: ничему «да» или почему «нет».
Можно быть уверенным в том, что большинство не сразудаст правильный ответ в этом простом тесте и четко установит разницу. Правильный ответ звучит следующим образом: смысловая разница между словами есть. Скупой — это человек, который крайне неохотно и обдуманно тратит свои ресурсы, у него присутствует обостренное чувство бережливости. Жадным называют того, кто стремится к получению еще больших средств (нематериальных благ, преимуществ и т.д.), у него проявляется гипертрофированное стремление ко всебольшему их получению.
При детальном разборе терминов становится понятно, что значение этих слов совершенно разное, и они не могут быть применимы к одному человеку в одной и той же ситуации. Он либо является скупым, либо жадным. Однако, чтобы дать ему правильную характеристику, необходимо точно знать его мотивацию при совершении отдельных действий, а это практически невозможно. Из этого следует, что эти слова — оценочные определения, которые отражают не внутренние характеристики субъекта, и оценку его действий внешней аудиторией.
Таким образом, значение родственных лексических единиц на первый взгляд может показаться одинаковым, но при этом иметь принципиальную смысловую разницу. Поэтому при написании информационно-пропагандистских текстов необходимо быть предельно внимательным и осторожным. Неверные интерпретация и употребление терминов "могут привести к ошибкам самого разного масштаба и последствий!
Специалист, который работает в области связей с общественностью, должен понимать, что русский язык — это один из наиболее сложных и интересных мировых языков, к работе с которым требуется профессиональный вдумчивый подход, а не деятельность по принципу «что вижу, то и думаю, что думаю, то и говорю».
Если у человека есть такое качество, как «чувство языка», которое выражается в умении правильно подбирать слова для описания феноменов, явлений, жизненных ситуаций на бытовом уровне, он уже имеет хорошие задатки для того, чтобы стать профессионалом в области социальных коммуникаций, к которым относится деятельность пресс-службы.
Приведенный выше пример наглядно доказывает, что, описывая в тексте любую ситуацию, необходимо очень четко подбирать слова и выражения, чтобы читатель получил из сообщения именно ту информацию, которую вы хотите ему передать. В то же время технологию нескольких толкований можно применять в том случае, когда есть задача создать сообщение, которое может быть истолковано по-разному: буквально или в переносном значении, со смыслом между строк. Актуальна данная технология в кризисные моменты, но пользоваться ей должен только профессионал, так как при дилетантском подходе «игра слов» может сделать только хуже. Сотрудник пресс-службы должен так умело строить комментарии, чтобы даже самая негативная ситуация не выглядела катастрофически, не провоцировала панику в обществе. Даже в самых сложных условиях можно представить и подать информацию таким образом, что положение не будет выглядеть безвыходным.
PR-информация, как правило, передается в виде устной или письменной речи и может рассматриваться как текст. Основу, вокруг которой формируется текст сообщения, составляет информационный повод. О любом событии может быть рассказано в разных жанрах, от правильности выбора которых напрямую зависит реакция аудитории и эффективность работы пресс-службы.
Наиболее емкое, фундированное и основательное определение понятия «PR-текст» в отечественной литературе дано в монографии А.Д. Кривоносова, которая называется «PR-текст в системе публичных коммуникаций». Приведем его полностью:
«PR-текст — простой или комбинированный текст, содержащий PR-информацию,
инициированный базисным субъектом PR,
функционирующий в пространстве публичных коммуникаций,
служащий целям формирования или приращения паблисцитного капитала данного базисного PR-субъекта,
адресованный определенному сегменту общественности,
обладающий скрытым (или значительно реже прямым) авторством,
распространяемый путем прямой рассылки, посредством личной доставки или опосредованный через СМИ»1.
Данное определение нуждается в некоторых комментариях: под базисным субъектом PR автор подразумевает институт, организацию или персону, в интересах которой производится и распространяется PR-информация, под паблисцитным капиталом — имиджевые ресурсы и уровень известности субъекта, под сегментом общественности — целевую аудиторию.
По мнению авторов, главное отличие PR-текста от журналистского и рекламного текста заключается в его побудительной функции, т.е. его задача — спровоцировать целевую группу на определенные действия (например, прийти на мероприятие) или изменить собственную позицию
Кривоносов А.Д. PR-текст в системе публичных коммуникаций. — СПб.: «Петербургское востоковедение», 2002. — С. 58.
(например, начать относиться лучше к какому-либо политику). В большинстве случаев PR-текст, ориентированный на массовое распространение, предназначен для целевой аудитории, которая по своему составу уже понятие «общественности» как таковой, на которую ориентируется журналистика, и шире группы потребителей определенных товаров и услуг, на которую ориентируется реклама. Классификация PR-текстов может проводиться по разным основаниям, среди которых следует выделить следующие:
♦ жанровая принадлежность (пресс-релиз, новость,
анонс, статья, комментарий и т.д.);
♦ способы распространения (газета, телевидение, радио и т.д.);
♦ адресат текста (внешняя либо внутренняя общественность организации, качественные характеристики
целевой аудитории);
♦ цели воздействия (пропаганда, информирование, привлечение внимания и т.д.).
В специальной литературе можно встретить самые разные классификации документов и текстов, используемых в сфере связей с общественностью, хотя, в целом, их характеризует сугубо инструментальный и прагматический подход, что препятствует формированию системного представления о предмете.
В упомянутой ранее монографии А.Д. Кривоносова представлено видение типологии PR-текстов, которое, на наш взгляд, наиболее полно отражает особенности данного вопроса1.
Под базисными текстами автор предложенной типологии подразумевает основной массив PR-текстов, которые полностью соответствуют приведенному выше определению данного феномена. В отдельную группу выделены смежные тексты, которые носят презентационный характер, но вследствие своих функциональных особенностей не могут быть отнесены к основному типу PR-текстов (резюме, информационный пакет и т.п.).
1 Там же. С. 94.
|
Схема 3
Базисные PR-тексты делятся на первичные и вторичные.
Первичным PR-текстом названы исходные сообщения субъекта PR-деятельности (пресс-релизы, письма, буклеты и т.п.). Первичные PR-тексты, в свою очередь, подразделяются на простые (однородный материал, созданный в определенном жанре) и сложные (материал, составленный из ряда простых текстов, объединенных определенным поводом).
Вторичные PR-тексты — это сообщения, в которых первичная информация, исходящая от субъекта, подверглась дополнительной журналистской обработке и которые переданы исключительно через каналы СМИ. К примеру, вторичным текстом может быть статья в газете, написанная на основе пресс-релиза, буклета или новостей с официального сайта организации.
Для классификации PR-текстов также можно применить типологию, которая традиционно используется в журналистике и основана на жанровом разделении материалов на:
1) информационные (новости);
2) аналитические (экспертиза);
3) художественные (свободная публицистика).
Ввиду специфики направленности PR-текста его наиболее распространенные образцы относятся к первой (информационной) группе жанров. Сотрудник пресс-службы должен хорошо разбираться в специфике каждого вида
материала и уметь применять эти знания на практике. С помощью таблицы приведем примеры каждой группы текстов, согласно их жанровому распределению.
|
Аналитическая |
| ||
группа: | группа: | ||
• заявление для СМИ | • памфлет | ||
• бэкграундер | • очерк | ||
■ имиджевая статья | • фельетон | ||
• байлайнер и др. | и другие | ||
подобные виды | |||
вторичных | |||
PR-текстов |
Схема 4
Можно выделить следующие виды текстовых материалов, подготовкой которых занимается пресс-служба:
1) пресс-релизы;
2) информационные сообщения;
3) официальные заявления от организации;
4) материалы для сайта, дискуссии в блогосфере (пока
этим занимается незначительное число субъектов PR);
5) подборки цитат руководителей для СМИ (малораспространенный, но очень эффективный метод);
6) тексты речей и выступлений для руководителя;
7) аналитические справки;
8) бэкграундеры.
Традиционно основным жанром PR-текста является пресс-релиз. Пресс-релиз представляет собой относительно краткое (не более 1 страницы формата А4 ) сообщение для СМИ, цель которого - передать исчерпывающую информацию о предстоящем, свершившемся или будущем событии либо текущих новостях организации журналистам. Основная задача пресс-релиза — это облегчить труд журналиста, направленный на поиск новостей. Большая
величина пресс-релиза является менее эффективной и все реже применяется на практике. Надо понимать, что рассылка пресс-релизов имеет одностороннюю направленность, так как журналист сам решает, использовать ему полученную информацию или пренебречь ей.
Председатель совета директоров компании развития общественных связей «КРОС» Виталий Дымарский отмечает: «Задача пресс-релиза — сразу заинтересовать средство массовой информации, поэтому необходимо исключить «канцелярский язык» и «избитые», банальные формулировки. К сожалению, многие сотрудники пресс-служб очень плохо пишут (97% пресс-релизов не доходят до своего адресата, их просто выбрасывают в силу того, что информация неинтересно подана). Первая фраза должна вызывать интерес, как хороший газетный заголовок (надо дать понять, что это — сенсация)».
Сам текст пишется по принципу либо «от частного к общему», либо «от общего к частному», однако в большинстве случаев первый вариант предпочтительнее. Пресс-релиз строится по классическому принципу организации информационного текста. Первый абзац, который в журналистской терминологии называется Лид, содержит выжимку содержания всего сообщения, то есть краткие отпеты на вопросы: «Что?», «Где?» «Когда?». Если в тексте упоминается широко известная личность, ее следует нажать в самом начале. В остальной части текста идет уточнение первичной информации (она предназначена для того, кто уже заинтересовался сообщением). Однако композиция пресс-релиза должна составляться индивидуально, исходя из специфики информационного повода. Можно использовать нестандартные визуальные решения: допустим, исправлятъ в текст небольшие фотографии по теме (конечно, это должен быть не портрет начальника, а то, что непосредственно характеризует событие).
Руководитель службы корпоративного продвижения и международной инвестиционно-девелоперской корпорации MlR АХ GROUP Анна Миронова предлагает следующие правила написания эффективного пресс-релиза:
1. В названии пресс-релиза (если это именно пресс-релиз, а не информационное сообщение или другой PR-текст) обязательно должно быть название организации.
2. В первом абзаце должна быть выражена основная мысль.
3. Для повышения цитируемости должны быть вставлены мнения первых лиц организации в виде цитат.
4. Сам пресс-релиз не может быть больше 4-х абзацев, он должен умещаться на одной странице А4 вместе со справкой о корпорации, которая может включать показатели финансовой деятельности, сведения о конкретном проекте (если тема пресс-релиза именно он). Есть определенные параметры, которые интересуют любого журналиста (применительно к строительному объекту это -площадь, инвесторы, цели и задачи использования и т.п.).
5. Наличие четкого понимания того, через какую тему следует подавать журналистам информацию, которую Вы хотите продвинуть (очень часто бывает, что пресс-релиз не сфокусирован на чем-то, что может быть интересно).
Эти правила относятся к организациям как с известным, так и с неизвестным брендом (к последним — в особенности). Даже компания, только выходящая на рынок, может достигнуть уровня цитируемости порядка 100 цитат в месяц только благодаря правильному подбору тем для пресс-релизов.
Для того чтобы правильно выбрать тему пресс-релиза, необходимо очень хорошо знать и понимать сферу общественной жизни, в которой работает организация или конкретный рынок. К числу «беспроигрышных» можно отнести следующие темы:
1) проблемные, кризисные (с намеком на скандал);
2) связанные с изменением нормативно-правовой базы,
цен на товары и услуги и т.д.;
3) любая аналитика и статистика по конкретному сегменту рынка или сферыобщественных отношений (при
рассылке в 100 адресовбудет 25-30 перепечаток).
В идеале пресс-релиз должен готовиться для каждого СМИ отдельно — с учетом идеологии издания, его уча-
стия в том или ином проекте (журналу о туризме не будет интересна тема благотворительности.).
Не нужно стремиться постоянно наращивать частоту своих обращений к прессе и рассылать по 2—3 пресс-релиза в день. Самая страшная ситуация — это когда в редакциях, только увидев название и логотип организации, пресс-релиз выбрасывают не читая. Из-за этого СМИ не увидят всего важного, интересного, что связано с этой организацией.
В случае, когда речь идет о привлечении внимания к предстоящему событию, рассылку пресс-релиза следует делать заблаговременно. Если информатором является организация, то пресс-релиз желательно напечатать на ее фирменном бланке: информация может остаться невостребованной, зато есть вероятность того, что логотип запомнится журналисту, а уже одно это влияет на повышение уровня известности. Данный документ должен, в первую очередь, направляться в те СМИ, сотрудничество с которыми уже установлено, то есть представители которых точно придут на мероприятие.
Одной рассылки пресс-релиза, как правило, не хватает для того, чтобы привести журналиста на мероприятие, поэтому необходимо дополнительно созваниваться с редакцией и рассказывать о том, как это будет интересно для конкретного СМИ, почему событие нельзя пропустить. Здесь уже многое будет зависеть от навыков вербальной коммуникации конкретного сотрудника пресс-службы.
В современных условиях функцию рассылки основных новостей во многом берут на себя информационные агентства (такие, как РБК, РИА-Новости, Интерфакс и т.п.). Рассылка пресс-релизов и информационных сообщений по их адресам предоставляет новому или малоизвестному субъекту PR определенную возможность попасть в новостные блоки центральных СМИ. Рассылка пресс-релизов непосредственно в редакции для новой или малоизвестной организации может быть очень эффективным методом при росте с региональной прессой, если на территории наблюдается определенный «информационный голод». Однако делать основную ставку на данный метод коммуникации с нынешней аудиторией в современных условиях не стоит, так как в основном он выполняет вспомогательную функцию.
Имиджевые появления в СМИ, такие как «истории успеха», интервью руководства на общие темы, биографии и т.д. также представляют собой распространенный продукт работы пресс-службы. Наиболее актуальными его видами являются статьи и интервью.
В журналистике статья представляет собой текст аналитического жанра, который предполагает рассмотрение определенной проблемы и предлагает варианты ее решения. Например, отвечает на вопрос «как изменятся цены на недвижимость в этом году?». Традиционно, статья состоит из основного тезиса, аргументации позиции автора и вывода, ее объем может варьироваться от 4-5 страниц до 10, хотя жестких правил на этот счет не существует. В идеале текст должен быть небольшим по объему, но динамичным и жестко структурированным с помощью подзаголовков, привлекающих внимание читателя. Пресс-служба должна стремиться к тому, чтобы статья не была похожа по содержанию на рекламный материал, была бы основана на значимом информационном поводе, содержала бы убедительную аргументацию и полезную информацию для читателя.
Официально независимая позиция автора данного материала открывает огромные возможности для эффективной передачи PR-сообщения. Пресс-службе, готовящей материалы для широкой целевой аудитории необходимо учитывать, что российский читатель настороженно относится к рекламе, но интуитивно прислушивается к мнению авторитетных источников, к которым относятся СМИ и «независимые» комментарии журналистов. В этой связи пресс-служба должна создавать не только свой пул журналистов, но и свой пул ретрансляторов, не имеющего прямого отношения к самой корпорации (дружественных экспертов), которые, например, могут входить в Общественный совет при организации или участвовать в реализации ее отдельных проектов.Для большинства экспертов возможность быть ретранслятором позиции крупной организации — этовозможность получения дополнительной известности, фактически само-PR, так как организация может лоббировать возможности для публикации ими своих материалов. Однако инициатива при
построении таких отношений должна исходить от руководства организации или руководства пресс-службы, так как многие эксперты не станут сами предлагать свои услуги, Боясь быть неправильно понятыми.
Имиджевое интервью представляет собой PR-текст, структурированный в форме беседы между корреспондентом и представителем организации, личностью, по тем или иным, основаниям интересной для общественности. В журналистике, как правило, выделяют три вида интервью:
■ событийное;
♦ портретное;
♦ проблемное.
Основное достоинство жанра интервью состоит в том, что он вызывает у читателя «эффект присутствия» и апеллирует к эмоциональной сфере. Основную роль в этом виде контекста играет личностный аспект.
Имиджевое интервью преследует цель, характерную для всего массива PR-текстов, — повышение уровня известности и укрепление положительного представления об организации или конкретной персоне. Для того чтобы использование этого метода было эффективным, пресс-службе организации необходимо внимательно отнестись к подбору интервьюируемого. Надо помнить, что когда человек вызывает симпатию, то к его словам относятся более благосклонно. Наличие этого фактора особенно важно при работе с телевидением.
В целом, работу с PR-текстом надо рассматривать не ник творчество, а как технологию, так как срок жизни информации под влиянием различных тенденций становится меньше (для достаточно значительного информационного повода это 3-4 дня). Поэтому пресс-службе для быстрой обработки материалов необходимо иметь модули разных PR-текстов («информационное сообщение», «пресс-релиз» и т.п.), которые должны быть выполнены достаточно креативно и позволять быстро наполнить их новой информацией. По точному замечанию председателя совета директоров компании развития общественных связей " КРОC"Виталия Дымарского, «технологичность не предпочитает неинтересность».
Глава 2
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПРЕСС-СЛУЖБЫ В ПРОСТРАНСТВЕ СЕТИ ИНТЕРНЕТ
Лень — двигатель прогресса.
Вынося данное утверждение в качестве эпиграфа к этой главе, мы обращаем внимание на то, что многие новые технологии создавались с целью упростить доступ человека к информации. Если раньше, чтобы узнать последние новости, нужно было купить газету, то сейчас, не выходя из дома, можно узнать обо всех мировых новостях, просто войдя в Интернет. Если еще 10 лет назад, чтобы разослать пресс-релиз, необходимо было воспользоваться факсом, что занимало достаточно много времени, то теперь за несколько секунд можно отправить свое сообщение на десяток адресов по электронной почте.
Одним из основных профессиональных качеств сотрудника пресс-службы должно быть стремление к постоянному поиску новых способов достижения цели при минимизации затраченных ресурсов, в первую очередь, материальных. Такую возможность дают в последние годы электронные средства массовой информации — не только радио, телевидение, но и Интернет, с помощью которого есть возможность выхода на значительную часть населения практически без посредников. Это не только передача информации через сетевые издания, сетевые журналы, но и прямое обращение через блого-сферу. Применение виртуальных технологий является наглядным примером того, как можно достичь высокого результата при относительно небольших затратах.
Заместитель председателя по международным связям ФГУ РГРК «Голос России» Эдуард Крусткалин отмечает, что «рубежом изменений системы масс-медиа можно назвать 2001-2002 гг., когда ведущие ньюсмейкеры стали вы-
ступать на Интернет-прессконференциях. Появилась возможностъ общения с аудиторией помимо журналистов или, по крайней мере, ее имитация. Понятно, что значительная часть «экспромтов» во время такого общения готовится заранее. Проведение такого рода мероприятий — задача любой профессионально работающей пресс-службы».
Изменения в структуре системы СМИ и тренд в сторону мультимедийности не могут не сказаться на структуре пресс-служб и управлений по связям с общественностью.Сейчас во многих крупных государственных пресс-службах (Совет Федерации, Госдума, многие министерства и ведомства) в рамках крупных подразделений, которые взимаются связями с общественностью, появляются отделы, специализирующиеся на распространении информации и сети Интернет. Этот факт отражает формирующееся в профессиональном сообществе понимание того, что скоро монополия телекомпаний на актуальную видеопродукцию сойдет на нет по чисто техническим параметрам, я частности, потому, что для размещения в сети Интернет не требуется видео высокого качества.
Можно выделить следующие основные направления использования ресурсов сети Интернет в деятельности пресс-службы:
♦ предоставление широким слоям населения информации о деятельности организации и ее новостях;
♦ целенаправленное информационное воздействие на
конкретную ситуацию;
♦ управление общественной дискуссией;
♦ мониторинг ситуации в сфере деятельности организации и относящихся к ней сообщений.
Дляорганизаций, которые хотят развиваться в русле посменныхтенденций, одним из необходимых направлении деятельности является создание и развитие собственного сайта в сети Интернет. О том, что данный инструмент информирования обязательно должен использоваться. Это знают, пожалуй, все. Однако далеко не все понимают, «как достичь наибольшего эффекта от этой деятельности. Не каждая организация может позволить себе расходовать средства на издание и распространение каталогов
буклетов, корпоративной газеты, а создание и содержание электронного представительства обходится сравнительно недорого. Добавим, что поддержание и развитие сайта обычно входит в функционал пресс-службы, поэтому вопрос о технологиях работы в сети для этой структуры является приоритетным.
Руководителю пресс-службы необходимо четко понимать следующие тезисы.
♦ Интернет-сайт — это лицо организации. Чем больше мы работаем с ним, тем больше отдача от этой
работы.
♦Интернет — это технология будущего, значение и влияние которой будет только расти.
♦ Интернет — это способ не только сообщать информацию населению, но и возможность получать сведения о наиболее актуальных общественных трендах и процессах.
Официальный сайт — это мощный инструмент влияния на отношение общественности к организации, отличная возможность для создания позитивного имиджа учреждения, усиления авторитета руководства и повышения престижа организации в качестве места работы.
С точки зрения потребностей пресс-службы, актуальными представляются классификации интернет-ресурсов по специализации и охвату аудитории. С помощью данной классификации можно четко определять потенциал взаимодействия с данными страницами, возможность использования их площадей для продвижения информации и технологический набор средств, с помощью которых в случае необходимости можно осуществить данную работу.
Еще одной из практически полезных классификаций web-pecypcoe является их ранжирование по характеру воздействия на целевую аудиторию. По данной шкале можно оценивать и собственный сайт, за который отвечает пресс-служба.
Классификации web-сайтов по характеру воздействия на целевую аудиторию.
♦ Аутсайдеры
К данной группе принято относить сайты, которые оказывают слабое воздействие на посетителя, не вызывает
никаких эмоций и не заставляют пользователя вновь к ним обращаться. В большинстве случаев на таких ресурсах содержится либо сложная для восприятие информация, либо тексты, напоминающие рекламные проспекты, которые отталкивают посетителя своей навязчивостью. Кроме этого, сайты, которые можно отнести к категории «слабые», обычно имеют примитивный дизайн и скудно визуально оформлены. Подчеркнем, что организация, претендующая на солидный статус, не может иметь слабый сайт, также как страница в сети Интернет не просто способ распространения информации, а «визитная карточка» учреждения, нужная форма презентации перед общественностью.
♦ «Середняки»
Такие сайты отличаются тем, что их воздействие носителя можно оценить на среднем уровне. Эта группа наиболее многочисленна. Такие сайты могут быть удачными в дизайнерском плане, но быть слабыми по части контента1 либо наоборот. Иногда хороший сайт мало кому интересен, так как его развитием не занимаются. Это тоже серьезный минус.
Одной из типичных ошибок модераторов и администраторов сайтов данной категории является то, что они не работают с аудиторией. По сути, многие страницы — это маршрутные рекламные буклеты организаций без намека ни какие-либо формы взаимодействия с аудиторией. Многие создатели сайтов забывают, что современный информационный рынок настолько насыщен, что, работая «по старинке», используя только статичные формы информирования, ничего добиться нельзя. В современных общественных коммуникациях актуальны другие подходы привлечения в совместную деятельность, полезные рубрики и ссылки, информация, расширяющая кругозор, предоставление возможности высказать свое собственное мнение и т.д.
Контент — информационно значимое наполнение Интернета — тексты, графика, мультимедиа; существенными параметрами контента являются его объем, актуальность и релевантность // Райзберг Б.А. Современный экономический словарь. — М.: «ИНФРА -М»,2006. — С. 191.