І. Обробити вхідний документ.

Тесля Ю.М., Хлевна Ю.Л.

 

 

Методичні вказівки

до проведення практичних і лабораторних занять iз дисципліни

«Інформаційний менеджмент»

для магістрів спеціальності «Консолідована інформація»

 

Затверджено на засіданні кафедри

технологій управління

Протокол № __ від «___»_______ 2016 р.

 

Київ 2016


Методичні вказівки до проведення практичних і лабораторних занять iз дисципліни «Інформаційний менеджмент»для магістрів з спеціальності «Консолідована інформація» / Укл. Ю.М.Тесля, Ю.Л.Хлевна

 

 

Укладачі: Ю.М.Тесля, д-р техн. наук, проф., Ю.Л.Хлевна, к.т.н., доцент

 

Рецензент: В.В.Морозов, канд.техн.наук

 

Відповідальний за випуск: В.В.Морозов


П р а к т и ч н е з а н я т т я № 3

Тема. Робота в клієнтській версії системи електронного документообігу PrimaDoc. Підготовка документів. (2 год)

Мета: Навчитись реалізовувати функції електронного документообігу повязані з підготовкою вихідних та обробкою вхідних документів.

 

Зміст практичного заняття

1.Обробити вхідний документ.

2.Підготувати вихідний документ.

 

Завдання для обов’язкового виконання

І. Обробити вхідний документ.

На імя керівництва Вашої організації надійшло привітання з Верховної Ради України. Вам необхідно його зареєструвати і направити керівництву. Лист в електронному вигляді знаходиться на Вашому компютері. Виконайте дії:

1.Активізувати клієнтську версію програми (PrimaDoc_Lab).

2.Ввести початкові букви прізвища користувача (себе) та пароль (довільно).

Рис.1.Реєстрація користувача

 

3.Перейдіть в режим реєстрації листів (кнопка Реєстрація рис.2).

Рис.2. Головна форма.

4. Внесіть (рис.3):

· тип документу (обовязково задати через подвійне клацання новий тип документу – привітання);

· кореспондент (обовязково задати через подвійне клацання нового кореспондента – Верховна Рада України);

· дата відправлення – довільно (подвійне клацання – автоматично);

· № документу (вхідний) – довільно (подвійне клацання – автоматично);

· відповідь на – довільно;

· зміст документу – довільно;

· дата виконання (встановіть дату для керівника, коли він повинен ознайомитись з привітанням);

· чи можна повертати документ – довільно;

5.Прикріпіть файл з Вашого компютера (він ніде не дінеться і не відправиться комусь). Потім перегляньте його через систему. Прикріпіть також начебто помилково ще один файл.

6.Виберіть групу кореспондентів (кому відправити) – встеновіть курсор на цю групу.

7.Встановіть фільтр на кореспондентів (чатина ПІБ на жовтому фоні).

8.Двічі клацніть на кореспондента, кому відправляєте поздоровлення (виберіть собі начальника).

9.Очистіть фільтр кореспондента (подвійне клацання).

10.Внесіть ще одну особу – помилковий кореспондент.

11.Вкажіть параметри завдання. Обовязково – резолюцію. Для цього наводьте курсор на поля і вносьте відповідну до примітки інформацію.

12.Зареєструйте документ (кнопка Запис).

13.Змініть номер документу та вилучіть помилкового кореспондента і помилковий файл. Для цього поверніть його (стати на документ і натиснути Повернути). Виправте номер. Вилучіть кореспондента (подвійне клацання на ПІБ) та файл (подвійне клацання на назві). Для файлу що залишився можете вказати, кому його можна бачити.

14.Запишіть змінений документ.

15.Встановіть фільтр у формі переліку документів (біля кнопки Повернути). Подивіться, як він працює.

Рис.3.Реєстрація документів

ІІ. Підготувати вихідний документ.

Виконайте дії, що і в п.І не вказуючи Кореспондента та дату і номер документу, що надійшов до Вас. В цьому випадку документ беде сприйматися не як вхідний, а як вихідний. Зробіть так, щоб цей документ не можна було відправити по E-Mail.

III.Вийдіть з форми реєстрації документів (двері). Перегляньте архів документів (кнопка Архів рис.2), встановивши відповідні фільтри. Змініть статус свого документу (рис.4).

Рис.4.Архів документів

 

IV.Вийдіть з форми архіву (двері). Вийдіть з головної форми (червоний кружок на кнопці). Виконайте п.I.1. Введіть ПІБ свого керівника (кому було направлено привітання). Довільний пароль. Відкриється головна форма (рис.2). В ній Ви повинні побачити свої документи.

V.Внесіть виконання завдання. Відповідь тому, хто направив документ. Вкажіть нового адресата (себе), кому перенаправити документ. Ввійдіть в форму детальної інформації (рис.5). Прикріпіть додаткові файли. Вийдіть з форми детальної інформації (двері). Натисніть кнопку До виконання. Вибір інший блок документів (Виконані, Закриті, Анульовані). Перегляньте їх. Вийдіть з форми (червоний кружок на кнопці).

 

 

Рис.5.Детальна інформація по завданням

 

VI. Виконайте п.I.1. Введіть свій ПІБ. Довільний пароль. Відкриється головна форма (рис.2). В ній Ви повинні побачити документ, який собі перенаправили. Поверніть його назад (Мої дії). Виконайте (до виконання). Перегляньте завдання (кнопка Завдання) підібравши різні фільтри (рис.6). Вийдіть з усіх форм.

Рис.6.Завдання

 

VII. Готуйте звіт по виконанняю практичного завдання.