Несколько советов по работе с документами, которые прилагаются к авансовому отчету.

 

Порой подотчетным лицам очень сложно отличить товарный чек от чека контрольно-кассовой техники (ККТ). Внешне они действительно очень схожи. Давайте разбираться вместе в нюансах этих и других документов, которые идут вместе с авансовым отчетом.

	Документ	Комментарии
	Товарный чек.	§ Некоторые магазины пробивают на ККТ и кассовые, и товарные чеки. Это правильно. Ведь если в обычном кассовом чеке нет наименований товаров, то для налогового учета нужен дополнительный документ с расшифровкой покупок (письмо ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/11515). Иначе инспекторы могут снять расходы. § Но не всегда видно разницу между товарным и кассовым чеками. И поэтому подотчетные лица прикладывают к авансовому отчету только товарный чек (рис.1). Действительно, внешне он очень похож на чек ККТ. Выдает его оговорка — является товарным чеком. § Есть всего два случая, когда расходы можно подтвердить без кассового чека: ü Во-первых, если речь идет об услугах. В таком случае вместо чека вполне подойдет БСО. ü Во-вторых, если продавец применяет ЕНВД. Тогда он вправе работать без ККТ и выдавать любой документ об оплате — товарный чек, квитанцию и т.п. (письмо Минфина России от 10 апреля 2015 г. № 03-01-15/20479, направленное в инспекции письмом ФНС России от 23 апреля 2015 г. № ЕД-4-2/7021). § В остальных случаях инспекторы на проверке потребуют убрать из расходов суммы, подтвержденные только товарными чеками, и доначислят налог на прибыль. § Чтобы этого не случилось, попросите работника поискать кассовый чек — его должны были выдать в магазине вместе с товарным чеком. § Если документа нет, в расходы сумму по товарному чеку не включайте. § На будущее покажите всем подотчетным лицам, как выглядит товарный чек, и расскажите, почему он без кассового чека не годится.
	Предварительный чек АЗС.	§ Сотрудники, которые заправляют машины, могут принести вместо чека квитанцию предварительного заказа топлива. Ее выдают на АЗС перед заправкой, а после заправки пробивают настоящий чек, за которым надо вернуться в кассу. Внешне квитанция выглядит как чек, но на самом деле это нефискальный отчет, в котором нет ИНН продавца, номера ЭКЛЗ, а также заводского номера кассового аппарата (рис.2). § Списать расходы по такой квитанции не получится. Заранее предупредите сотрудников, что такой документ принимать не будете. § А чтобы не было проблем, у операциониста на заправке нужно просить чек ККТ.
	Документ о расчетах карточкой.	§ Подотчетное лицо может оплатить покупки со своей личной или корпоративной карты. Тогда в магазине ему выдадут и кассовый чек, и квитанцию электронного терминала — ее еще называют слипом (ст. 1.1, п. 1, 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но до бухгалтерии иногда доходит лишь один документ — слип, из которого неясно, что и у кого купили (рис.3). § Слип подтверждает только то, что продавец списал деньги с карты, а не принял наличными. Расходы такой документ не подтверждает, ведь в нем недостаточно информации для этого. Среди обязательных реквизитов отсутствует наименование компании-продавца, его ИНН, перечень товаров или услуг и т.д. (п. 3.1, 3.3 Положения, утв. Банком России от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Поэтому если кассового чека нет, инспекторы придерутся к расходам. § Опасно терять и слипы. Сотрудники Минфина не раз предупреждали, что если подотчетное лицо тратит деньги с карты, то к авансовому отчету надо приложить документы, которые подтверждают этот способ оплаты (письма от 24 июня 2016 г. № 03-03-06/1/36877, от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288). Правда, на практике инспекторы не снимают расходы только потому, что отсутствуют слипы. Но чтобы не рисковать, сохраняйте их или распечатывайте выписку по карте. § Предупредите сотрудников о том, что в случае оплаты картой сохранить нужно два документа, один слип принимать Вы не будете. § Более того, в Минфине считают, что в квитанциях терминалов, слипах и аналогичных документах должна быть фамилия держателя банковской карты (письмо от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106). § Если за Вашего сотрудника платил родственник или знакомый, то с него надо взять расписку. В ней пусть скажет, что он действительно платил со своей карты за Вашего работника, а деньги ему возместили. Образец ниже.

 

Ø Возьмите на заметку несколько советов по работе с чеками:

	Совет	Комментарий
	Копируйте.	Кассовые чеки со временем выцветают, а проверяющие не принимают расходы по таким документам. Поэтому возьмите за правило: o сразу делать копии чеков; o заверять их; o потом подшивать к авансовому отчету оригиналы чеков вместе с копиями.
	Проверяйте реквизиты.	o Прежде чем принимать чек, проверьте, все ли обязательные реквизиты в нем есть. Если чего-то не хватает, чек считают недействительным. o Есть еще один способ понять, подлинник перед вами или фальшивка. Проведите экспресс-проверку на kpkcheck.ru.
	Вычитайте лишнее.	o Нередко в чеке есть суммы, не связанные с работой компании. Например, в чеке с заправки пробиты пирожки и кофе. o Вычитайте эти суммы из общего итога. Иначе это сделают инспекторы на проверке и доначислят налог на прибыль.
	Следите за расшифровкой.	o Следите, чтобы расшифровка товаров была в чеке или отдельном документе — товарном чеке, накладной и т. д. Иначе инспекторы не поймут, за что заплатила компания, и снимут расходы.
	Информируйте сотрудников.	o Расскажите подотчетным лицам и бухгалтеру чем товарные, предварительные чеки и слипы отличаются от обычных чеков.
	Предупреждайте подотчетных лиц.	o Предупредите, чтобы вместе с такими документами всегда прикладывали к авансовому отчету правильные чеки.