Структура БД изменяется при добавлении или удалении полей.

 

Для каждого поля определяется тип и формат данных.

Основные типы данных:

• текстовый – одна строка текста (до 255 символов); .

• поле MEMO – текст, состоящий из нескольких строк, который можно посмотреть при помощи полос прокрутки (до 65535 символов);

• числовой – число любого типа (можно использовать в вычислениях);

• денежный –поле, выраженное в денежных единицах (рубли, доллары и т.д.);

• дата/время – поле, содержащее дату или время;

• счетчик – поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи;

• логический – содержит одно из значений Truе(истина) или False (ложно) и применяется в логических операциях;

• поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д;

Основные режимы работы с базой данных:

• создание БД;

• редактирование БД;

• просмотр БД;

• поиск информации в БД.

Программное обеспечение, позволяющее работать с системой данных, называется системой управления базой иных (СУБД).

СУБД ACCESS.

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

Нa современных персональных компьютерах наибольшее распространение получили реляционные СУБД Access.

 

Создание базы данных:

1) выбрать Кнопка «Office», Создать; Новая база данных;

2) выбрать нужный диск, каталог новой базы данных,

3) Дать имя своей базы данных; Тип файла; Сохранить;

Открытие базы данных:

4) выбрать Кнопка «Office»,

5) открыть папку, Открытие файла базы данных; выбрать нужный диск, каталог найти свою базу, Открыть.

 

Базы данных имеют расширение mdb.

Основные объекты базы данных:

• Таблица – объект, предназначенный для хранения данных в виде записей и полей.

• Форма – объект, предназначенный для облегчения ввода данных.

• Запрос – объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

• Отчет – объект, предназначенный для печати данных.

Любая таблица может быть представлена в двух режимах:

• в режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования;

• в режиме конструктора, предназначенном для создания структуры таблицы, изменения типа данных, изменения структуры таблицы (добавления и удаления полей).

Создание таблицы:

I. Создание структуры таблицы:

1) В окне базы данных выберите Создание, Конструктор таблиц

2) Укажите имена полей и тип данных для каждого поля (тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка, который появляется в столбце Тип данных). Столбец Описание заполняете по желанию пользователя. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.

4) Установите первичный ключ, для этого:

• выделите поле, которое должно стать первичным

• нажмите кнопку Ключ на панели инструментов.

5) Сохраните структуру таблицы, для этого:

· Закрыть таблицу;

• напишите имя новой таблицы (можно на русском языке);

• нажмите ОК.

 

Редактирование структуры БД

Добавление нового поля между существующими полями:

1) установить курсор в поле, перед которым необходимо добавить новое поле;

2) выбрать Вставка, Строки.

Удаление поля:

1) выделить всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо);

2) выбрать Правка, Удалить или нажать клавишу Delete.

Изменение порядка следования полей:

1) выделить всю строку поля;

2) переместить с помощью мыши строку в новое место (над тем полем, перед которым хотите расположить).

II. Заполнение таблицы:

I) Перейдите в режим таблицы.

2) Введите данные (построчно).

3) Сохраните таблицу.

Переход на нужное поле или запись

Для перехода используется мышь или клавиша Tab, или комбинация клавиш Shift + Tab.

Для перехода между записями можно использовать кнопки переходов в нижнем левом углу окна, где отображается общее количество записей и номер текущей записи. Для перехода к конкретной записи необходимо ввести ее номер и нажать клавишу Enter.

 

Быстрый путь ввода данных

Ctrl + кавычки	копирование данных из аналогичного поля предыдущей записи
Ctrl + точка с запятой	вставка текущей даты
Ctrl + двоеточие	вставка текущего времени

ЗАДАНИЕ 1.