Процесс управления как динамическая система
Статика системы, определяющаяся ее составом и структурой, находится в единстве с динамикой системы, то есть процессами ее функционирования и развития.
Процессы представляют собой форму динамического существования системы и могут протекать как в организованной, так и в неорганизованной форме. Неорганизованные процессы деструктивны. Они ведут к нарушению равновесия системы и ее разрушению. Организованные процессы, напротив, обеспечивают сохранение равновесия и целостности системы. Формирование организованных, внутренне упорядоченных процессов определяется как динамическая организация или процессуализация[61].
Целенаправленную процессуализацию осуществляет система управления организацией. При этом можно говорить о двойственном положении системы управления в осуществлении процессуализации. С одной стороны, именно управление обеспечивает целенаправленную процессуализацию. С другой стороны, управление само как процесс также нуждается в целенаправленной процессуализации. Поэтому системный анализ процесса управления предполагает исследование его, во-первых, как динамической системы, упорядочивающей деятельность организации, во-вторых, как динамической системы, упорядочивание которой также необходимо обеспечивать.
Процесс управления как динамическая система имеет собственный компонентный состав и структуру. Компонентами системы являются отдельные относительно обособленные части данного процесса. В систему включены также блоки целевой ориентации и практической реализации процесса.
Составными частями процесса управления, как и любого другого процесса являются частные процессы, фазы (стадии), этапы, периоды, действия и операции.
Частный процесс – это составная часть общего процесса управления, связанная с каким-либо обособленным подобъектом управления (например, процесс управления цехом в составе процесса управления предприятием) или с какой-то определенной функцией управления (например, процесс планирования производства).
Фаза (стадия) – это качественно определенная часть процесса. Переход из одной фазы в другую предполагает существенные качественные изменения как самого процесса, так и системы, которой он осуществляется. Фаза (стадия) – универсальное понятие, относящееся к процессам функционирования и развития любых систем. В управлении традиционно принято выделять стадии планирования, проектирования, технологической подготовки производства, реорганизации и т.д. Во многих процессах управления может быть выделено несколько уровней стадийности. Процесс может подразделяться на ряд фаз, каждая из этих фаз – на свои стадии и так далее до предела сохранения качественной определенности элементарных управленческих процессов. Например, одной из стадий процесса стратегического управления является постановка стратегических задач, которая, в свою очередь, также подразделяется на ряд фаз: определение направления, конкретизация, формулирование, дополнение.
Этап –более узкое понятие, чем фаза. Фазы (стадии) могут быть выделены в любом процессе, в том числе и не имеющим ориентации на достижение какого-либо итогового результата (например, фазы цикла). Этапы же выделяются только в процессах, ориентированных на достижение таких результатов. Этап – это одна из стадий в последовательном ряду стадий осуществления процесса и получения итогового результата, например, этап разработки бизнес-плана, этап составления отчета и т.д.
В отличие от фазы или этапа понятие «период» всегда имеет хронологическое значение. Это промежуток времени с определенными границами начала и окончания. Он может быть выделен как по чисто хронологическим признакам (месячный период работы), так и в соответствии с признаками обособления отдельных стадий процесса (период разработки плана – время от начала до завершения плановых работ). Понятие «период» используется также по отношению к периодическим процессам. Под периодом, в этом случае, понимается промежуток времени, в течение которого происходит повторение всего процесса или его отдельных стадий (годовой плановый период).
Действия и операции – это целостные и четко обособленные части процесса.
Их характерные признаки:
- единство исполнителя (может быть и коллективным);
- единство объекта воздействия (может быть и внутрисистемным);
- единство сферы осуществления.
Действие – обладающая качественной определенностью элементарная часть процесса. Более мелкие составные части процесса (например, стадии действий) теряют содержательную связь с данным процессом и могут рассматриваться только как элементы более частных процессов. Так, беседа с поступающим на работу по отдельному узкому вопросу является действием в составе процесса собеседования, но не в составе процесса формирования персонала в целом.
Операция – это, с одной стороны, целенаправленно осуществляемая совокупность взаимосвязанных действий; с другой стороны, элементарная составляющая процесса, в ходе которой могут решаться самостоятельные задачи и обеспечиваться значимые результаты. Крупные операции, отличающиеся масштабностью и длительностью осуществления, также могут рассматриваться, как самостоятельные процессы, и в их составе могут выделяться операции второго уровня. Например, в составе крупных финансовых операций могут быть выделены такие операции второго уровня как поиск партнеров, оформление документов и т. п.
Основными элементами блока целевой ориентации процессов управления являются функции, задачи и проблемы.
Функция – это качественно определенный вид динамического существования системы, обеспечивающий устойчивое получение значимого для системы результата. Именно функции создают устойчивую и долговременную ориентацию процесса, осуществляемого системой управления. Во-первых, устанавливается ориентация на осуществление процессов в соответствующих функциональных областях (например, в области технологической подготовки производства или в области управления персоналом). Во-вторых, обеспечивается целевая ориентация процессов на основе соответствующих целевых функциональных критериев (функция – НИОКР, целевой критерий – конкурентоспособность продукции, ориентация процесса – повышение конкурентоспособности).
Сложные функции, а такими, как правило, и являются управленческие функции, обладают многоуровневой дифференциацией. В составе функций могут выделяться подфункции, в составе последних – подфункции II уровня и т. д. Например, функция – планирование, подфункция I уровня – текущее планирование, подфункция II уровня - текущее финансовое планирование.
Функции устанавливают общую ориентацию на осуществление процесса в какой-то определенной области. Конкретную ориентацию процесса на достижение результата именно в данных условиях обеспечивают задачи. Задача – это конкретная целевая установка на достижение определенного результата, которую необходимо реализовать в ходе осуществления процесса. Управленческие задачи создают ориентацию на осуществление процесса решения в конкретной ситуации и поэтому должны заключать в себе соответствующее адаптационное задание. Специфика сложившейся ситуации должна учитываться при определении способов и критериев решения, последовательности соответствующих операций и действий.
Функциональная ориентация не предполагает обязательной завершенности. Результат достигается не по окончании выполнения функции, а в процессе ее реализации. Функция – долговременна или совсем не ограничена во времени (многие функции должны выполняться до тех пор, пока существует сама система). Задачи, напротив, требуют обязательного завершения. Именно решение задачи дает необходимый результат. Естественно, что задачи ограничены определенным промежутком времени на их решение.
Между функциями и задачами существует определенное соотношение. Во-первых, целенаправленно осуществляемая функция включает в себя совокупность последовательно и параллельно решаемых задач. Во-вторых, задачи могут быть не только однофункциональными, но и многофункциональными. Последние, в свою очередь, подразделяются на отдельные однофункциональные подзадачи. Например, многофункциональная задача по повышению конкурентности продукции может быть подразделена на задачи по повышению качества продукции, снижению себестоимости и т. д.
Особо выделяются задачи, для решения которых требуются самостоятельные теоретические и эмпирические исследования. Такие задачи определяются как проблемы. Сложные процессы функционирования и развития современных социальных организаций требуют значительной проблемной ориентации. При этом проблемы выступают обычно в качестве составляющих более крупных задач: вслед за проблемными исследованиями обычно идут процессы практической реализации результатов исследования.
К основным элементам блока реализации процессов управления относятся: состояние, цикл, интервал, процедура.
Состояние – это фиксированная в данный момент совокупность свойств, отношений и параметров динамической системы, ее «моментальная фотография». Для оценки состояния системы управления преимущественное значение имеют ее переменные характеристики. В ходе процесса они изменяются или не изменяются (например, на каких-то этапах), и тем самым можно определить влияние данного процесса на систему в целом и на ее отдельные составляющие.
Характеристика любого процесса дается, главным образом, на основании изменения состояния системы, участвующей в этом процессе. Сам процесс является, по существу, движением системы из одного состояния в другое. Причем в исходном состоянии заключены предпосылки реализации данного процесса, а в итоговом – результаты этой реализации. Выделение стадий, этапов или операций осуществляется именно по признаку перехода системы в качественно иное состояние.
Цикл – это полная совокупность последовательно осуществляемых стадий целостного процесса. По существу, это сам процесс в его полном завершении, структурированный на отдельные последовательные стадии. С другой стороны, цикл представляет собой полную совокупность последовательно сменяющих друг друга качественно определенных состояний динамической системы: от исходного до завершающего.
В осуществлении целенаправленной процессуализации важнейшее значение имеют универсальные и повторяющиеся циклы. Универсальные циклы – общие для соответствующего вида систем. Общими являются состав стадий; последовательность их чередования; закономерности, в соответствии с которыми при определенной ситуации осуществляется тот или иной вариант реализации цикла. Универсальными, например, являются циклы работ по нормированию труда.
Повторяющиеся циклы, многократно воспроизводясь, составляют соответствующие циклические процессы. При этом цикл, с одной стороны, включает в себя полный кругооборот повторяющихся стадий, а, с другой стороны, сам является стадией более широкого цикла осуществления циклического процесса в целом. К повторяющимся циклам относятся, например, плановый цикл или цикл работ по составлению отчета.
Циклическая реализация процессов позволяет устанавливать и фиксировать характерные черты, общие зависимости, единые закономерности процессов и обеспечивать на этой основе рациональную процессуализацию самых разнообразных систем.
Временной интервал – это промежуток между двумя моментами времени. Он устанавливает конкретное расположение процессов, стадий, этапов, периодов, операций, действий на временной оси. Интервалы являются важнейшими характеристиками цикла: определяют длительность самого цикла, его отдельных фаз и расстояние между фазами. Дополнительное значение термина «интервал» – пределы колебания временных параметров осуществления какого-либо события или процесса (переговоры будут проходить в течение трех-четырех часов).
Процедура – это определенная регламентированная последовательность осуществления процесса. Она устанавливает ход самого процесса, чередование стадий, операций, действий.
Процедура имеет отношение только к целенаправленным процессам, предполагающим завершение определенным результатом. Любой регламент – это преднамеренное внесение упорядоченности в осуществляемый процесс, исходя из заранее установленной ориентации на достижение результата.
Процедура находится в прямом соответствии с управленческой задачей, устанавливающей целевую ориентацию процесса. Решение любой задачи предполагает определенную процедуру. Совершенство процедуры обеспечивает рациональность процесса решения управленческой задачи: максимум результата при минимуме затрат времени и ресурсов.
Процедура – содержательна. Процедурная связь следующих друг за другом фаз процесса обусловлена согласованностью их содержания. Именно реальное содержание фаз определяет последовательность, в которой они должны осуществляться в рамках полного цикла решения соответствующей задачи.
Процедура – конкретна. Ее отличает четкость и однозначность. Если в ней предусмотрена многовариантность чередования фаз на определенных этапах осуществления процесса, то устанавливаются жесткие правила выбора конкретного варианта в зависимости от тех или иных факторов. Только конкретная процедура способна обеспечить рациональную процессуализацию управления.
Реализация процесса управления характеризуется определенными количественными параметрами: длительностью процесса в целом и его отдельных фаз, скоростью перехода от одной фазы к другой, интенсивностью (количеством движения в единицу времени), результативностью и другими.
Структура процесса управления как целостной динамической системы представляет собой совокупность устойчивых системообразующих связей между его компонентами: частными процессами, фазами, этапами, периодами. Таким образом, структурный анализ системы управления должен быть дополнен структурным анализом самого процесса управления.
Выделяются два основных направления структурного анализа процесса управления:
1. Исследование структуры как совокупности отношений непосредственного воздействия одних компонентов процесса управления (фаз, этапов, периодов) на другие. Для оценки степени и направленности такого воздействия определяются изменения параметров (длительности, интенсивности, результативности и др.) и состояния соответствующих фаз процесса, а также состояния системы управления и организации в целом.
2. Исследование структуры как совокупности пропорциональных соотношений между компонентами процесса управления. Устанавливаются соотношения между различными параметрами составляющих единый процесс фаз, этапов и периодов.
При исследовании как структур непосредственного взаимодействия, так и структур пропорциональных соотношений определяется тип пространственно-временного расположения связей.
Основные типы пространственно-временного расположения
структурных связей процесса управления
1. Прямые связи между смежными фазами процесса, например, между анализом и планированием. Это основные связи, обеспечивающие последовательное протекание процесса во времени от предыдущих стадий к последующим.
2. Обратные связи смежных стадий процесса позволяют регулировать, контролировать и корректировать предыдущие стадии, исходя из ситуаций, складывающихся на последующих стадиях (например, изменение требований к экономическому анализу, исходя из новых задач планирования).
3. Прямые и обратные связи между несмежными фазами единого последовательно осуществляемого процесса. Позволяют обеспечивать согласованность, хотя и разделенных во времени, но содержательно связанных между собой фаз процесса. Например, существует тесная связь между такими стадиями плановой деятельности как разработка плана и контроль его выполнения. При разработке нужно учитывать наличие возможностей реального контроля соответствующих плановых показателей. Контроль же осуществляется в соответствии с показателями заложенными на этапе разработки плана.
4. Связи между параллельными частными процессами, составляющими единый процесс управления (например, планирование производства изделий по разным продуктовым группам). Позволяет обеспечить синхронизацию параллельных процессов и достичь общей скоординированности процесса управления в целом.
Определяется обоснованность установившегося пространственно-временного расположения конкретных структурных связей, его соответствие целевой ориентации процесса управления и особенностям сложившейся ситуации. Устанавливаются соотношения между разными типами связей процесса управления в целом и его отдельных стадий.
Системный анализ процесса управления предполагает также исследование его функциональной структуры (рис. 2). Используются как отношения непосредственного взаимодействия между функциями, так и пропорциональные соотношения между ними. Соотношения могут устанавливаться по разным параметрам, в частности, по затратам времени и по численности персонала, выполняющего эти функции.
Важнейшее направление системного анализа процесса управления – исследование основных внутренних характеристик составляющих его частных процессов. Такое исследование позволяет определить тип частных процессов управления в рамках соответствующей дихотомической классификации процессов, а также дать оценку их рациональности и соответствия целевой ориентации управления и особенности сложившейся ситуации. Проанализировав соотношение разных типов процессов в составе единого динамического целого можно оценить и рациональность совокупного процесса управления организацией.
Процессы закономерные и случайные.
Отличительная черта закономерных процессов – устойчивая зависимость осуществления процесса от состояния определенных факторов внешней и внутренней среды. Исходную основу осуществления закономерных процессов составляют внутренние качества самой системы. Для систем, обладающих такими качествами, возможность реализации процесса создается с наступлением соответствующей ситуации.
Например, предприятие, обладающее высоким потенциалом, при наступлении благоприятной экономической ситуации активно включается в процесс экономического роста.
Осуществление случайных процессов не обусловлено какими-то определенными факторами. Нет выраженной связи этих процессов с существенными внутренними качествами системы. Они являются результатом интегрированного действия множества факторов, каждый из которых в отдельности имеет незначительное влияние. Зависимость от множества малозначимых факторов особенно характерна для конкретных процессов. Поэтому, чем более конкретизирован процесс, тем больше в нем случайного. Так, проверка руководителем деятельности подчиненного – закономерный процесс. Однако конкретная проверка определенного работника в данное время вполне может быть и случайностью.
Усиливает случайный характер процессов и высокая зависимость от влияния субъективных факторов. Так, в отборе кадров возрастает элемент случайности, если он производится не на основе объективных критериев (образование, стаж работы по специальности, результаты испытаний и т. д.), а исходя только из собственной интуиции менеджера по кадрам.
Случайные процессы в сфере управления – это неизбежность. По существу, каждый конкретный процесс в большей или меньшей степени случаен. Тем не менее, рациональная процессуализация предполагает сужение сферы случайных процессов и расширение сферы закономерных. Это необходимо для целенаправленной ориентации процессов и организованной их реализации.
Процессы детерминированные и стохастические.
Детерминированные процессы характеризуются наличием жесткого однозначного соответствия между определенным состоянием факторов процесса и его осуществлением. Состояние факторов предопределяет запуск процесса, его структуру, ориентированность, основные параметры реализации. Изменения в состоянии факторов с неизбежностью вызывают соответствующие однозначные изменения в осуществлении процесса.
Реализация стохастических процессов не предполагает жесткой и однозначной связи с состоянием каких-либо определенных факторов. Эти факторы обеспечивают только большую или меньшую вероятность осуществления процесса.
Хотя выполнение функции управления и предполагает высокую степень детерминированности, это не означает, что все процессы управления во всех ситуациях однозначно детерминированы. Одни и те же процессы управления, например, продвижение работников по служебной лестнице, в одних условиях могут быть четко детерминированы, а в других – иметь достаточно стохастический характер.
Полную детерминированность процессов управления обеспечить невозможно. Но эффективные целенаправленные действия по совершенствованию системы управления могут значительно повысить ее.
Процессы управляемые и неуправляемые.
Управляемыми являются те процессы, регулирование которых целенаправленно обеспечивается определенным управляющим центром. Управляющий центр может находиться в самой системе – внутреннее управление или вне системы – внешнее управление. Центр устанавливает цель и формирует целевую ориентацию процессов на выполнение соответствующих функций и решение поставленных задач. Центр осуществляет оптимальную (с точки зрения достижения целей) структуризацию процессов и направленную их реализацию (например, решение задачи по предварительно выработанной процедуре).
Управляемые процессы являются закономерными и, как правило, отличаются довольно высокой детерминированностью. Управление случайными процессами невозможно. Только, если в случайном процессе удается обнаружить закономерность, и он приобретает черты закономерного процесса, становится возможно им управлять.
Не смотря на кажущуюся тавтологичность управляемость процессов управления не самоочевидна. Процессы управления, осуществляемые на более низком уровне управленческой иерархии, требуют определенной управляемости со стороны более высокого уровня иерархии. В одних условиях такая управляемость выражена четко, в других – слабо, в третьих (например, при «параличе» управленческой вертикали) – полностью отсутствует. Разные виды процессов управления имеют и разную степень управляемости. Более управляемы процессы управления, связанные с четким контролем и документальным оформлением, например, начисление заработной платы. Низкой управляемостью отличаются процессы управления социально-психологическим климатом в коллективе. Оценка уровня управляемости процессов управления – одна из важнейших задач системного анализа.
Процессы установившиеся и переходные.
Установившиеся процессы – стабильны, однонаправленны и однородны. Они ограничены пределами качественно определенных стадий цикла (например, стадий жизненного цикла системы).
Если бы фазы цикла следовали сразу же непосредственно друг за другом, то переходные процессы отсутствовали бы. Однако обычно между самостоятельными фазами процесса управления существует определенный временной разрыв, когда уже нельзя говорить о продолжении предыдущей фазы цикла, но еще рано говорить о наступлении (в явно выраженном виде) новой фазы. Устанавливается переходный период, в течение которого осуществляются соответствующие переходные процессы по трансформации одних установившихся процессов в другие, меняются характер процесса, системы его ориентации и реализации. Например, между разработкой плана и его реализацией плана всегда существует какой-то переходный процесс, связанный с подготовкой к реализации плана. По отношению к установившимся процессам переходные – вторичны. Их функциональное назначение – обеспечить последовательное осуществление установившихся процессов. Следует учитывать многоуровневость переходных процессов: переходные процессы первого уровня между фазами общего процесса жизнедеятельности организации, переходные процессы второго уровня между стадиями каждой из фаз общего процесса и т. д.
Установившиеся процессы – закономерны и отличаются большей детерминированностью. Это позволяет обеспечивать их стабильность. В переходных процессах закономерность выражена не так явно, а случайность играет существенно большую роль. Если они и детерминированы, то это,обычно, весьма слабая детерминация.
Очевидно, что необходимо избегать чрезмерной растянутости переходных процессов, так как это снижает общую рациональность процесса управления организацией в целом.