Оценка внутреннего функционирования системы управления
| № п/п | Функция | Весовой коэффициент | Экспертная оценка функции (в баллах) | Оценка значимости функции гр.3 х гр.4 |
| 1. | Административное управление | 0,17 | 3,0 | 0,510 |
| 2. | Планирование деятельности организации | 0,11 | 2,8 | 0,308 |
| 3. | Бухгалтерский учет | 0,15 | 3,5 | 0,525 |
| 4. | Управление персоналом | 0,10 | 3,0 | 0,300 |
| 5. | Управление собственностью | 0,16 | 4,0 | 0,640 |
| 6. | Управление финансами | 0,16 | 3,8 | 0,608 |
| 7. | Организация оплаты труда | 0,15 | 2,8 | 0,420 |
| Интегральная оценка | 3,311 |
На основе проведенной оценки дается сравнительный анализ уровня реализации управленческих функций и систем функционирования.
1. Сравнительный анализ уровня реализации отдельных
функций.
Такой анализ наиболее интересен для функций взаимообеспечивающих и имеющих между собой высокую тесноту связи, например, для функций реализации продукции и изучения рынка или для функций конструкторской и технологической подготовки. Если все взаимообеспечивающие функции имеют высокие оценки, то можно говорить об их взаимоподдержке; если низкие – то о взаимоторможении; если же одни функции имеют высокие оценки, а другие – низкие, то считается, что первые оказывают поддерживающее, а вторые – тормозящее действие. Затем проводится анализ тормозящих функций, во-первых, на основе детального и углубленного изучения их основных оценочных характеристик, во-вторых, путем исследования составляющих эти функции подфункций. Тем самым определяются слабые места в реализации тормозящих функций и, соответственно, возможные направления ее совершенствования.
2. Сравнительный анализ по блокам управленческих
функций.
Проводится сопоставление полученных оценок как между блоками какой-либо одной подсистемы функционирования (внешнего или внутреннего), например, между блоками технико-технологических и организационно-управленческих функций, так и между блоками из разных подсистем, например, взаимодействие между экономическим блоком (внутреннее функционирование) и блоком «взаимодействие с потребителем» (внешнее функционирование).
Такой анализ позволяет определить, какие направления деятельности организации осуществляются с высокой, а какие – с низкой результативностью. Тем самым дается характеристика деятельности соответствующих подразделений и должностных лиц, курирующих данные направления функционирования организации (главного инженера, главного экономиста, коммерческого директора и т.д.).
3. Сравнительный анализ по подсистемам внешнего и
внутреннего функционирования.
Такой анализ позволяет:
1) установить степень соответствия друг другу подсистем внешнего и внутреннего функционирования;
2) оценить возможный разрыв в уровнях реализации внешних и внутренних функций;
3) выявить причины возникновения такого несоответствия;
4) выработать программу действий, способных обеспечить соответствие между подсистемами функционирования на прогрессивной основе (путем повышения уровня реализации функций подсистемы, имеющей более низкую оценку).
В нашем примере (табл. 3 и 4) интегральные оценки подсистем внешнего и внутреннего функционирования составили, соответственно , 4,34 балла (высокий уровень) и 3,31 балла (пониженный уровень). Существующий разрыв между подсистемами в 1,03 балла очень значителен и свидетельствует о явном отставании подсистемы внутреннего функционирования. Причина этого может заключаться в наличии особо благоприятных внешних условий. К таким условиям могут относиться: монопольное положение организации по основным видам выпускаемой продукции, особые устойчивые отношения с органами государственной власти, потеря конкурентами возможности нормально работать в данной сфере деятельности и т.д.
Естественно, что задача не состоит в том, чтобы добиться полного соответствия уровней реализации внешних и внутренних управленческих функций. Подсистемы внешнего и внутреннего функционирования обладают определенной автономностью друг от друга. Причем, если значительный разрыв между подсистемами сложился за счет особого благоприятствования или наоборот противодействия не зависящих от предприятия внешних факторов (экономическая ситуация в стране, климатические условия, сложившаяся нормативно-правовая база), то ликвидировать его путем подтягивания отстающей подсистемы в краткосрочной перспективе практически невозможно. Однако необходимо последовательно и целенаправленно сокращать сложившийся разрыв. Это одна из основных стратегических задач, обеспечивающих выживание и развитие предприятия.
Необходимо учитывать, что подсистемы внешнего и внутреннего функционирования находятся в единстве и, в конечном счете, оказывают друг на друга определяющее влияние. Высокий уровень внешнего функционирования при низком уровне внутреннего (как в нашем примере) может поддерживаться только в течение какого-то весьма ограниченного периода времени. В перспективе, если не обеспечить рост уровня внутреннего функционирования, неизбежно понижение уровня внешнего функционирования. При неблагоприятном изменении внешней среды этот процесс может принять катастрофический характер.
На основе анализа конкретной ситуации должна быть выработана программа повышения эффективности функционирования организации во внешней или внутренней среде. В программе должно быть предусмотрено достижение принципиального соответствия между подсистемами внешнего и внутреннего функционирования организации.
Направления повышения уровня внутреннего функционирования:
- обеспечение четкой вертикали управления;
- формирование системы оценок деятельности подразделений и работников с точки зрения выполнения распоряжений руководства;
- развитие системы внутренних коммуникаций;
- внутрифирменный паблик рилейшнз;
- формирование культуры сотрудничества и взаимодействия между всеми группами работников, руководителями и владельцами организации;
- развитие исследований внешней среды организации.
Направления повышения уровня внешнего функционирования:
- формирование системы оценок деятельности подразделений и работников с точки зрения установления благоприятных отношений с контрагентами организации: потребителями, поставщиками, финансовыми партнерами, органами власти и др.;
- развитие системы внешних коммуникаций;
- внефирменный паблик рилейшнз;
- создание экстравертной, открытой культуры, ориентированной на достижение максимальных результатов внешней деятельности;
- развитие исследований внутренней среды организации.
4. Сравнительный анализ уровня функционирования разных подразделений организации.
Такой анализ наиболее целесообразен для подразделений, тесно взаимодействующими друг с другом, а также тех, деятельность которых осуществляется на альтернативной основе (например, исследовательских групп, находящихся между собой в состоянии внутрифирменной конкуренции).
В ходе анализа могут сопоставляться:
- уровни реализации аналогичных функций (например, уровни инженерной подготовки производства в разных цехах);
- уровни реализации комплексов функций составляющих аналогичные блоки (например, организационно-управленческие блоки разных производств);
- уровни внешнего и уровни внутреннего функционирования отделов и цехов;
- уровни функционирования подразделений в целом.
Проведенный анализ позволяет установить роль подразделений в системе управления, оценить их влияние на общие результаты деятельности организации.
Контрольные вопросы
1. Дайте характеристику процесса управления как динамической системы.
2. Каков компонентный состав процесса управления?
3. В чем отличие фазы процесса от этапа и периода?
4. В чем общность и различие действия и операции?
5. В чем отличие функциональной ориентации управления от ориентации на решение управленческой задачи?
6. Какую роль в реализации процессов управления играют: состояние, цикл, интервал и процедура?
7. Каковы основные направления структурного анализа процесса управления?
8. Каковы основные типы пространственно-временного расположения структурных связей процесса управления?
9. Приведите примеры закономерных и случайных процессов в управлении.
10. Приведите примеры детерминированных и стохастических процессов в управлении.
11. Какие процессы в области управления могут быть неуправляемыми?
12. Приведите примеры установившихся и переходных процессов в управлении.
13. Приведите примеры регулярных и эпизодических процессов в управлении.
14. Приведите примеры непрерывных и дискретных процессов в управлении.
15. Приведите примеры наблюдаемых и латентных процессов в управлении.
16. Каковы основные направления функционального анализа управления?
17. Дайте характеристику внешних функций организации.
18. Приведите примеры комплексов внешних функций, имеющих между собой высокую тесноту связи.
19. Приведите примеры процессов адаптации системы управления к внешней среде.
20. Приведите примеры процессов изменения внешней среды в целесообразном для организации направлении.
21. Дайте характеристику внутренних функций организации.
22. Каковы основные направления исследования внутреннего функционирования организации?
23. Каково назначение оценки уровня реализации функций управления?
24. Каковы основные методы оценки уровня реализации функций управления?
25. Какова процедура экспертного оценивания функций управления?
26. Приведите пример балльной оценки уровня реализации функции «административное управление».
27. Как определяются весовые коэффициенты характеристик и функций?
28. Как получить общую оценку функции исходя из оценок ее отдельных характеристик?
29. Каким образом осуществляется интегральная оценка совокупности функций на основе оценок отдельных функций?
30. Каковы основные направления сравнительного анализа уровня реализации управленческих функций и систем функционирования?
31. Какие задачи позволяет решить сравнительный анализ подсистем внешнего и внутреннего функционирования?
32. Каковы основные направления повышения уровня внутреннего функционирования? Внешнего функционирования?