Использование команды поиск решения оптим-ых задач управления
В отличие от команды подбор параметра которая позволяет достигнуть заданной величины подборов в единственной ячейки, команда поиск решения позволяет получить требуемый результат изменением значений нескольких ячеек. При этом в ком поиск решения можно задавать доп ограничения на изменяемые параметры. Т. о. ком поиск решения позволяет находить оптимальное решение задачи с несколькими переменным и с несколькими ограничениями. Для решение с помощью ком поиск решения так же необходимо опред целевую ячейку (с форм) и изменяемые ячейки на которые ссылается формула.
Для установки команды ПОИСК РЕШЕНИЯ в эксель 2007 необходимо: по кнопке офис- параметры экселя выбрать надстройки, перейти- диалоговое окно -поиск решения.
13?????????
14)Иногда необходимо выполнить анализ результатов на более высоком уровне чем это позволябт команды подбор параметра и ТПД. Диспетчер сценариев позволяет исследовать влияние, изменение сразу нескольких ячеек на результат расчетов формул и сохранить набор исходных значений и результаты подстановки. Диспетчер сценариев применяют для анализов различных бизнес ситуаций.
Сценарий : данные –работа с данными – анализ что если-диспетчер сценариев.
15))
Таблицы данных являются частью набора команд, которые называются средствами анализа «что если». При использовании таблиц данных выполняется анализ «что если». Таблица данных представляет собой диапазон ячеек, показывающий, как изменение определенных значений в формулах влияет на результаты этих формул. Таблицы предоставляют способ быстрого вычисления нескольких версий в рамках одной операции, а также способ просмотра и сравнения результатов всех различных вариантов на одном листе.
Типы анализа «что если» В Excel предусмотрены средства анализа «что если» трех типов: сценарии, таблицы данных и подбор параметров. В сценарии и таблицы данных передаются наборы входных значений, после чего определяются возможные результаты. Средство подбора параметров работает иначе, чем сценарии и таблицы данных: ему передается результат, после чего определяются возможные входные значения, обеспечивающие получение этого результата.
Как и сценарии, таблицы данных позволяют изучить набор возможных результатов. В отличие от сценариев, в таблицах данных все результаты отображаются в одной таблице на одном листе. Применение таблиц данных облегчает и ускоряет изучение возможных вариантов. Поскольку внимание сосредоточено только на одной или двух переменных, результаты легко воспринимаются; ими также просто обмениваться в табличной форме.
Таблица данных не может принимать более двух переменных. Если необходимо проанализировать больше переменных, вместо таблиц данных лучше использовать сценарии. Несмотря на то что работа с таблицей данных ограничена только одной или двумя переменными (одна для подстановки значений по столбцам, а другая — по строкам), при этом можно использовать любое количество различных значений переменных. Сценарий поддерживает только 32 различных значения, но количество сценариев может быть любым.
Дополнительные сведения о средствах анализа «что если» см. в статьях, указанных в разделе См. также.
Базовые сведения о таблицах данных
В зависимости от числа переменных и формул, которые нужно протестировать, можно создать таблицу данных с одной или двумя переменными.
Таблицы данных с одной переменной Такую таблицу целесообразно использовать для просмотра влияния различных значений одной переменной в одной или нескольких формулах на результаты этих формул. Например, таблицу данных с одной переменной можно использовать для оценки влияния различных процентных ставок на размер ежемесячной выплаты по закладной с помощью функции ПЛТ. Значения переменной вводятся в одном столбце или строке, а результаты отображаются в соседнем столбце или смежной строке.
Дополнительные сведения см. в статье Функция ПЛТ.
На рисунке ниже ячейка D2 содержит формулу платежа (=ПЛТ(B3/12;B4;-B5)), которая ссылается на ячейку ввода B3.
Таблица данных с одной переменной
Таблицы данных с двумя переменными Такую таблицу целесообразно использовать для просмотра влияния различных значений двух переменных в одной формуле на результаты этой формулы. Например, таблицу данных с двумя переменными можно использовать для оценки влияния различных сочетаний процентной ставки и срока кредитования на размер ежемесячной выплаты по закладной.
На рисунке ниже ячейка C2 содержит формулу определения размера платежа (=ПЛТ(B3/12;B4;-B5)), в которой используются две ячейки ввода — B3 и B4.
.
Пример В таблице данных с двумя переменными можно отразить влияние различных сочетаний процентной ставки и срока кредитования на размер ежемесячной выплаты по закладной. На рисунке ниже ячейка C2 содержит формулу расчета платежа (=ПЛТ(B3/12;B4;-B5)), в которой используются две ячейки ввода — B3 и B4.
16) Ядром любой базы данных является модель данных. Модель данных представляет собой множество структур данных, ограничений целостности и операций манипулирования данными. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними.
Модель данных - совокупность структур данных и операций их обработки. Основные модели
ИЕРАРХИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ ДАННЫХ
Иерархическая структура представляет совокупность элементов, связанных между собой по определенным правилам. Объекты, связанные иерархическими отношениями, образуют ориентированный граф (перевернутое дерево).
К основным понятиям иерархической структуры относятся: уровень, элемент (узел), связь.
Узел - это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. На схеме иерархического дерева узлы представляются вершинами графа. Каждый узел на более низком уровне связан только с одним узлом, находящимся на более высоком уровне. Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень дерева), не подчиненную никакой другой вершине и находящуюся на самом верхнем (первом) уровне. Зависимые (подчиненные) узлы находятся на втором, третьем и т.д. уровнях. Количество деревьев в базе данных определяется числом корневых записей.
СЕТЕВАЯ МОДЕЛЬ ДАННЫХ В сетевой структуре при тех же основных понятиях (уровень, узел, связь) каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.
РЕЛЯЦИОННАЯ МОДЕЛЬ ДАННЫХ
еляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:
- каждый элемент таблицы - один элемент данных; повторяющиеся группы отсутствуют;
- все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.) и длину;
- каждый столбец имеет уникальное имя;
- одинаковые строки в таблице отсутствуют;
- порядок следования строк и столбцов может быть произвольным. Таблица такого рода называется отношением.
База данных, построенная с помощью отношений, называется реляционной базой данных.
Отношения представлены в виде таблиц, строки которых соответствуют кортежам или записям, а столбцы - атрибутам отношений, доменам, полям.
17) Цель инфологического моделирования – обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Поэтому инфологическую модель данных пытаются строить по аналогии с естественным языком (последний не может быть использован в чистом виде из-за сложности компьютерной обработки текстов и неоднозначности любого естественного языка). Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).
Сущность – любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д. Необходимо различать такие понятия, как тип сущности и экземпляр сущности. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих как целое. Экземпляр сущности относится к конкретной вещи в наборе. Например, типом сущности может быть ГОРОД, а экземпляром – Москва, Киев и т.д.
Атрибут – поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей (например, ЦВЕТ может быть определен для многих сущностей: СОБАКА, АВТОМОБИЛЬ, ДЫМ и т.д.). Атрибуты используются для определения того, какая информация должна быть собрана о сущности. Примерами атрибутов для сущности АВТОМОБИЛЬ являются ТИП, МАРКА, НОМЕРНОЙ ЗНАК, ЦВЕТ и т.д. Здесь также существует различие между типом и экземпляром. Тип атрибута ЦВЕТ имеет много экземпляров или значений:
18)Структурные элементы реляционной базы данных
На примере реляционной таблицы рассмотрим основные структурные элементы базы данных.
1. В реляционных базах данных любые совокупности данных представляются в виде двумерных таблиц (отношений), подобных описанному выше списку учащихся. При этом каждая таблица состоит из фиксированного числа столбцов и некоторого (переменного) количества строк. Описание столбцов принято называть макетом таблицы.
2. Каждый столбец таблицы представляет поле – элементарную единицу логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации - реквизиту объекта данных (например, фамилия учащегося, адрес).
Для описания поля используются характеристики:
· имя поля (например, № личного дела, Фамилия);
· тип поля (например, символьный, дата);
· дополнительные характеристики (длина поля, формат, точность).
Например, поле Дата рождения может иметь тип «дата» и длину 8 (6 цифр и 2 точки, разделяющих в записи даты день, месяц и год).
3. Каждая строка таблицы называется записью. Запись логически объединяет все поля, описывающие один объект данных, например, все поля в первой строке вышеприведенной таблицы описывают данные об учащемся Петрове Иване Васильевиче 12.03.89 рождения, проживающем по адресу ул. Горького, 12-34, обучающемся в 4А классе, номер личного дела - П-69. Система нумерует записи по порядку: 1,2, ..., n, где n - общее число записей (строк) в таблице на данный момент. В отличие от количества полей (столбцов) в таблице количество записей в процессе эксплуатации БД может как угодно меняться (от нуля до миллионов). Количество полей, их имена и типы тоже можно изменить, но это уже особая операция, которая называется изменением макета таблицы.
3. В структуре записи файла указываются поля, значения которых являются простым ключом, которые идентифицируют экземпляр записи. Примером такого простого ключа в таблице Учащиеся является поле № личного дела, значение которого однозначно определяет один объект таблицы - одного учащегося, так как в таблице нет двух учащихся с одинаковым номером личного дела.
4. Каждое поле может входить в несколько таблиц (например, поле Фамилия может входить в таблицу Список занимающихся в театральном кружке).
19)Типы полей Текстовый Поле МЕМО Числовой Дата/время Денежный Счетчик Логический Поле объекта OLE
1)Свойства поля ,Описание
Размер поля.- Определяет максимальную длину текстового или числового поля, так как если размер подобран неоптимальное, расходуется, лишня память. Формат поля. Устанавливает формат отображения данных в форме, запросе, отчете . Число десятичных знаков. Количество знаков после запятой в десятичном числе. Маска ввода. Задает маску (шаблон), при вводе данных в таблицу или форму. Значение по умолчанию. Содержит значение, установленное по умолчанию, для всех новых записей таблицы. Подпись. Задает подпись поля, которое выводиться в формах, отчетах, таблицах (не путать с именем поля). Условие на значение. Позволяет задать то условие, которое проверяется при вводе данных в поле. Сообщение об ошибке. Задается текст, сообщение выводится в диалоговом окне, если вводимые данные не соответствуют, заданному условию на значение. Обязательное поле. Определяет, может ли поле быть пустым или нет. Пустые строки. Определяет возможность ввода в поля пустых строк с пробелами. Индексированное поле. Задает индексы, для ускоренного поиска информации в таблице.
20) Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.
Ключевые поля счетчика
Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Для этого достаточно выбрать тип поля Счетчик. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика.
Простой ключ
Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.
Составной ключ
В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении "многие-ко-многим". Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, просто добавьте поле счетчика и сделайте его ключевым. Например, не рекомендуется определять ключ по полям "Имена" и "Фамилии", поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей.
первичный ключ – уникальный идентификатор отношения, однозначно определяющий каждый кортеж.
В реляционной теории определяются свойства отношений: - Отношение не должно содержать одинаковых кортежей. Важным следствием этого свойства является то, что каждую строку можно однозначно определить с помощью набора атрибутов, составляющих первичный ключ. - Кортежи не упорядочены сверху вниз. - Атрибуты не упорядочены слева направо. - Все значения атрибутов должны быть атомарными (простыми), т.е. не допускать группы значений в одном столбце одной строки (не расчленять значения). Перви́чный ключ — в реляционной модели данных один из потенциальных ключей отношения, выбранный в качестве основного ключа (или ключа по умолчанию).
21)связывании двух таблиц выделяют главную и подчиненную таблицы. Логическое связывание таблиц производится с помощью ключа связи. Ключ связи, по аналогии с обычным ключом таблицы, состоит из одного или нескольких полей, которые в данном случае называют полями связи.
Суть связывания состоит в установлении соответствия полей связи главной и подчиненной таблиц. Поля связи главной таблицы могут быть обычными и ключевыми. В качестве полей связи подчиненной таблицы чаще всего используют ключевые поля.
В зависимости от того, как определены поля связи главной и подчиненной таблиц (как соотносятся ключевые поля с полями связи), между двумя таблицами в общем случае могут устанавливаться следующие виды связи:
Один к одному
Такая связь означает, что на одну запись в главной таблице приходится так же одна запись в связанной. Разнесения данных по разным таблицам и связывания их потом такой связью обычно делают, когда хранить все данные в одной таблице по каким то причинам (но не в плане нормализации) не целесообразно. То есть, проще говоря – таблицу просто разделил на две (или больше) и связали их такой связью, например, потому, что количество полей в таблице очень велико и удобнее разбить их на группы и держать в разных таблицах.
Используется такая связь обычно редко. Пример связи один к одному:
|
|
Как видим, это то же самое, как если бы данные были в одной таблице
| Код записи | Обозначение 1 | Обозначение 2 |
| Текст 1 | Текст 4 | |
| Текст 2 | Текст 5 | |
| Текст 3 | Текст 6 |
При этом, оба ключевых поля в своих таблицах уникальны – это могут быть к примеру поля типа «Счетчик».
Один ко многим
Это самый распространенный тип связи, означающий, что на одну запись в главной таблице приходится множество записей в подчиненной. Для организации этого нужно, чтобы ключевое поле связи в главной таблице было уникальным (например, тип «счетчик»), а соответствующее поле связи в подчиненной – не уникальным, но того же типа (числовое). В результате получаем одну запись в главной таблице и множество записей связанных с ней по ее коду в подчиненной.
|
|
Как видим во второй таблице два ключа:
код записи – внутренний ключ таблицы, уникальный для каждой записи этой таблицы
код связи – внешний ключ для связи с главной таблицей, не уникальный (допускающий повторения).
Таблицы в схеме данных и в запросах связываются по полям: код записи (в главной) и код связи (в подчиненной).
Пример такой связи из реальности: таблица учителя и таблица ученики – один учитель и много учеников.
Многие ко многим
Внимательный читатель наверняка скажет: а как быть с вариантом, когда у одного учителя много учеников, и в то же время один и тот же ученик учится у разных преподавателей?
Все верно – и такую связь так и называют: многие ко многим. Но для ее реализации потребуется уже три таблицы: учителя, ученики и коммутирующая таблица.
Смысл третье таблицы – задавать соотношения между ключами первых двух. Представьте железнодорожный узел, где переключаются ветки, перенаправляя поезда с одной дороги на другую. Или Switch, который делает то же самое с компьютерами, подключенными через него в сеть.
|
|
|
Как видим, таблицы учеников и учителей связаны между собой не напрямую, а чрез таблицу - коммутатор, в которой задается, какой код учителя соответствует какому ученику. Такой тип связи очень широко распространен, так как описывает реальные непростые жизненные отношения
22) Схема данных является графическим образом БД. Она используется различными объектами Access для определения связей между несколькими таблицами. После нажатия на кнопку "Создать", образы таблиц будут соединены связями как показано на рисунке. Ключевые в базовых таблицах выделяются жирным шрифтом. Бывают Отношение «один-ко-многим» Отношение «один-к-одному» Отношение «многие-ко-многим»
23)Целостность данных - это механизм поддержания соответствия базы данных предметной области. Управление целостностью в БД – защита данных от неверных (в отличие от несанкционированных) изменений и разрушений. Поддержание целостности БД состоит в том, чтобы обеспечить в каждый момент времени корректность значений всех элементов данных и взаимосвязей между ними
Каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей - это средства, определяющие режим работы программы Access с данными при изменении или удалении записей в главной таблице, имеющей связи с записями подчиненных таблиц. При включенном режиме каскадного обновления связанных полей все записи в подчиненных таблицах будут обновлены при изменении данных в главной таблице.
24) Обычно СУБД работает с несколькими видами объектов: Таблицы – основные объекты базы данных. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц.Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают. Существует много различных видов запросов, и самые простые из них и, к тому же наиболее часто используемые – это запросы на выборку. Цель запроса на выборку состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц. Еще бывают запрос на обновление, добавление, создание новой таблицы, удаление, перекрестный запрос, Формы – это объекты с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся. Бывают: форма в столбец или полноэкранная форма; ленточная форма; табличная форма; форма главная/подчиненная; сводная таблица; форма-диаграмма. Форма в столбец представляет собой совокупность определенным образом расположенных полей ввода с соответствующими им метками и элементами управления. Чаще всего эта форма используется для ввода и редактирования данных.
Ленточная форма служит для отображения полей группы записей. Поля не обязательно располагаются в виде таблицы, однако для одного поля отводится столбец, а метки поля располагаются как заголовки столбцов.
Табличная форма отображает данные в режиме таблицы.
Форма главная/подчиненная представляет собой совокупность формы в столбец и табличной. Ее имеет смысл создавать при работе со связанными таблицами, в которых установлена связь типа один-ко-многим.
Форма Сводная таблица выполняется мастером создания сводных таблиц Excel на основе таблиц и запросов Access (мастер сводных таблиц является объектом, внедренным в Access, чтобы использовать его в Access, необходимо установить Excel). Сводная таблица представляет собой перекрестную таблицу данных, в которой итоговые данные располагаются на пересечении строк и столбцов с текущими значениями параметров.
Форма с диаграммой. В Access в форму можно вставить диаграмму, созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым OLE-приложением и может быть запущен из Access. С внедренной диаграммой можно работать так же, как и с любым объектом OLE. Отчеты – это объекты, с помощью которых данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.Макросы – это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, то имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.Модули – это программные процедуры, написанные на каком-либо языке программирования. Все это можно создать с помощью конструктора, мастера или вручную.Примеры
25) Работа с таблицей: сортировка, поиск и фильтрация данных. Отбор записей выполняется при создании таблицы в режиме коструктор-свойства-вводим определенные условия отбора.
Существует два вида сортировки, которые можно выполнить: простая сортировка и сложная сортировка. Простая сортировка. При сортировке в режиме формы, в режиме таблицы или в режиме страницы выполняется простая сортировка, то есть все записи поля сортируются по возрастанию или по убыванию (но не в том и другом порядке сортировки одновременно).
Сложная сортировка. Если нужно провести сортировку записей в режиме конструктора запроса, в окне расширенного фильтра, в режиме конструктора отчета, в режиме конструктора страницы, в режиме сводной диаграммы или сводной таблицы, можно выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию. Сортировка данных по возрастанию и по убыванию. Можно отсортировать данные, отображаемые в естественном или специальном порядке, по возрастанию или по убыванию.Примеры
26) Создание файла БД в СУБД Access, конструкторы и мастера
Создать Access создает новую БД. При этом появляется окно БД, открытое на вкладке Таблицы. обязательно описание структуры, что значит ввод имен полей, типов данных для каждого поля и описаний полей. обязательной деталью структуры таблицы является первичный ключ. После Чего «Работа с БД»-Схема данных. Создаем связи, посредством подчинения ключевых полей из главных таблиц подчиненным. После этого можно начинать непосредственно ввод инф.
27) Отчет — это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Структура отчета. Отчет может состоять из следующих разделов.
Заголовок отчета — отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы управления.
Верхний колонтитул — выводится на верху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов.
Заголовок группы — печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
Область данных — предназначена для отображения записей источника данных отчета.
Область примечания группы — отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
Нижний колонтитул — выводится внизу каждой страницы; содержит, например, номер страницы отчета, дату печати отчета и т. д.
Раздел примечаний — отображается только внизу последней страницы; сюда помещают поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в отчет. Отчет может быть создан при помощи Мастера отчетов или в режиме Конструктора. Обычно используют оба способа. Мастер отчетов позволяет ускорить процесс создания отчета, работа в нем производится в пошаговом режиме в диалоге с пользователем. Доработать созданный мастером отчет можно в режиме Конструктора.
Раздел Область данных может содержать вычисляемые поля, предназначенные для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных.
Этапы создания: Если раньше отчеты в мастере не создавались или не использовалась команда Автоформат в меню Формат, Access использует стандартное автоформатирование. Чтобы создать отчет в другом мастере отчетов, выполните следующие действия: 1. В окне базы данных выберите Отчеты. 2-В окне базы данных выберите Создать. 3-Откроется диалоговое окно Создание отчета. 4-Выберите один из вариантов из списка. 5-Выберите таблицу или запрос для отчета и нажмите кнопку ОК. 6-Следуйте указаниям мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово.
28) Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.
Все запросы делятся на две группы: запросы-выборки, запросы-действия. Запрос на выборку является наиболее часто используемый. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений. Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например 2х дат. Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. После ввода месяца Microsoft Access выполняет печать соответствующего отчета. Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Запросы на изменение (запросы-действия) -запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение. • На удаление записи - удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее. • На обновление записи. вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц, позволяет изменять данные в существующих таблицах. • На добавление записей. добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. • На создание таблицы. создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц, полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи.
29. Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями. К этой группе запросов относятся следующие.
Запрос к связанным таблицам — позволяет производить выборку данных из связанных таблиц.
Перекрестный запрос — отображает итоговые данные с группировкой их по горизонтали и вертикали, выводя результаты их обработки в виде таблиц.
Запрос с параметром — позволяет пользователю задать критерий отбора, введя нужный параметр при вызове запроса.
Запрос с вычисляемым полем — позволяет рассчитать данные на основе других полей из той же строки запроса.
Запрос с критерием поиска — позволяет производить отбор записей в соответствии с заданным критерием поиска.
Запрос с итогами — производит математические вычисления и выдает результат.
Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи. К этой группе запросов относятся следующие.
Запросы на создание таблицы создают таблицы на основании данных, содержащихся в результирующем множестве запроса.
Запросы на добавление записей позволяют добавлять в таблицу записи, создаваемые запросом.
Запросы на обновление изменяют значения существующих полей в соответствии с заданным критерием.
Запросы на удаление удаляют записи из одной.
30. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.
Проектирование форм и работа с ними
Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.
Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. Форма предоставляет возможности для:
ввода и просмотра информации базы данных
изменения данных
печати
создания сообщений
Способы создания форм:
Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)
Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)
Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)
Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)
Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)
Автоформа: сводная таблица
Автоформа: сводная диаграмма
Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)
Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel)
Алгоритм создания форм следующий:
Открыть окно БД
В окне БД выбрать вкладку Формы
Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД
В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных
Щелкнуть на кнопке ОК
31. Следует отметить, что технология обработки учетной информации в автоматизированной системе бухгалтерского учета (АСБУ) и модель организации учетного процесса представляют автоматизированную форму бухгалтерского учета.
Построение автоматизированной формы учета осуществляется на тех же методических принципах, что и ручной учет, т.е. в соответствии с нормативными актами, регламентирующими порядок ведения учета, а также с соблюдением общих методологических принципов бухгалтерского учета
-Концептуальная модель автоматизированной обработки учетных данных
-Интеграция данных первичного учета
-Интеграция данных всех видов учета
-Взаимосвязь регистров и стадий учетного процесса
-Единая схема формирования исходных и результатных показателей посредством автоматизации этапов информационного процесса бухгалтерского учета
-Автоматическое формирование регистров
-Интеграция данных первичного учета с использованием технического, программного и математического обеспечения
- Сохранение метода двойной записи
-Используемые модели документооборота
-Расширение аналитических и контрольных функций
-Модель системы бухгалтерских счетов, отражающая порядок построения и интерпретации всех синтетических и аналитических счетов
-Возможность развития
-Возможность расширения состава базовых функций системы
Соблюдение данных принципов позволяет более рационально организовать технологию обработки учетной информации.
Автоматизированная форма бухгалтерского учета отражает системный подход к описанию учетного процесса в условиях автоматизации в зависимости от выбранных вариантов моделей учета, технических средств и программного обеспечения. На основе выбранных вариантов осуществляются процедуры получения совокупности учетных записей, которые служат исходной базой для составления аналитических и синтетических регистров, а также формирования бухгалтерского баланса и отчетности.
32. «1С: Бухгалтерия 8.1» - это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности, а именно: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю, оказанию услуг, производство и т.д.
«1С: Бухгалтерия 8.1» хранит данные в информационной базе. В информационную базу данные попадают основным путем ввода документов. «1С: Бухгалтерия 8.1» работает в 2-х режимах:
1. режим запуска «Конфигуратор», загружает типовое решение и выполняется один раз при установке системы.
2. система запуска.
Из главного меню можно открыть другие окна программы, которые называются экранными формами (или просто формами). Список открытых окон отображается на панели окон и в меню окна.
33. Компонент программы «1С:8 Бухгалтерия» хранит данные в информационной базе. Данные вводятся путем создания документа.
Основные понятия информационной базы 1С
-Справочники предназначены для хранения сведений об однородных объектах. Справочники имеют иерархическую структуру в виде дерева. Например, справочник организации хранит сведения об организациях, по которым ведется учет.
-Документы - предназначены для регистрации актов хозяйственной деятельности.
-Учетные регистры: регистры бухгалтерского учета и регистры накопления, регистры сведений для хранения дополнительной информации для справочников.
Объекты:
-Формы используются для работы со справочниками.
-Регистры сведений- их отличие от справочников в том, что они не имеют реквизиты коды и наименование их заменяют ключевые реквизиты записи регистра.
-Документы используются для регистрации фактов хозяйственной деятельности. Для работы с документами нужно открыть журнал, содержащий список документов. В 1С предусмотрено два вида журналов: Журнал одного вида документов, Журнал нескольких видов документов.
34. Учетные регистры — это таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Они разделяются по внешнему виду, объему содержания операций, характеру записей и строению.
По внешнему виду учетные регистры могут быть представлены в виде бухгалтерских книг, карточек и свободных листов. Информация в регистре сведений хранится в виде записей, каждая из которых содержит значения измерений и соответствующие им значения ресурсов. Измерения регистра описывают разрезы, в которых хранится информация, а ресурсы регистра непосредственно содержат хранимую информацию.Вместе с каждой записью, находящейся в регистре сведений, можно хранить дополнительную произвольную информацию. Для этого служат реквизиты регистра сведений.
Регистр сведений может быть подчинен регистру т.е. Заполняться автоматически,при проведении документа. По регистру можно включить признак периодичности и получать актуальные данные на опред дату. На базе регистра реализованы быстрые методы отбора и поиска чего нет в справочнике.
35. Документы предназначены для хранения основной информации о всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события.
В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как "Платежное поручение", "Счет", "Приходная накладная", "Расходная накладная", "Накладная на внутреннее перемещение", "Приходный кассовый ордер" и так далее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.
36. «1С: Предприятие»: Назначение и виды журналов документов.
В системе 1С: Предприятие информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и отображаться в списках документов одного вида или в списках документов разных видов (журналах). При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются необходимые списки и журналы документов для их просмотра.
Количество журналов документов, с которыми может работать пользователь, определяется его набором прав и устанавливается в Конфигураторе.
Журналы документов предназначены лишь для удобного отображения списков документов – документ не связан «жестко» с каким-либо журналом. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах
Журнале операций (так как документ подтверждает факт произошедшей операции по поступлению денег в кассу), Журнале проводок (так как при проведении документа были сформировании проводки в дебет 50 счета) и Журнале кассовых документов (в котором хранится информация только о введенных кассовых документах).