Функция контроля. Предпосылки. Процесс контроля. Классификация, принципы эффективного контроля
Контроль – процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он используется для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными.Эф-ый контроль обеспечивает основу для наблюдения по осущ-ию стратег-их планов т.о., чтобы мен-ры м.опр-ть, насколько хорошо вып-ся план и где необ-мо сделать изм-ия или применить регулир-щие меры.
Предпосылки:
1).Необ-ть наблюдения за изм-ями во внеш и внутр среде, адаптация к этим изм-ям. Динамичность внутр и внеш окружений фирм усиливает важность связи м/у планир-ем и контролем.
2).Необ-ть наблюдать за тем, чем люди заняты, чтобы б.увере-ми, что они знают, что и как им следует делать. Необх-ть поддержания баланса м/у властью и ответ-тью.
3).Необ-ть отслеживания колич роста и качест изменений По мере возрастания про-вамен-ры, ответ-ые за выпол-ие всех задач орг-ии, не м.больше персонально набл-ть за каждым видом деят-ти. Они нуждаются в формальной сис-ме контроля.
4). Недопущение персонального поведения сотрудников.
Процесс контролявключает 4 фазы:
1). Создание стандартов– желаемый рез-т, с кот-м мен-ры м.сравнивать послед деят-ть. Стандарты д.опред-ся целями орг-ии.
2). Набл-ие изм-ий, прогресса или рез-та – 1). Требует опр-ия соотвте-их изм-ий или указ-лей для набл-ия. 2). Наблюдение д.б. систематическим.
3). Сравнение исполнения со стандартами – рез-ты м.совпадать со стандартом, а могут и нет. Работа мен-ра состоит в том, чтобы решить, в какой степени откл-ие от стандарта допустимо.
4). Проведение коррект-их действий и регулир-е процесса – д.обеспечит, чтобы буд орг-ая деят-ть под контролем мен-ров успешно продолжалась или были полуены ожидаемые рез-ты. 3 формы:
-поддержание тек статуса (рез-ты совместимы со стандартами)
-осущест-ие регул-я (отклон-ся от стандартов - корректировка)
-изм-ие стандартов.(значит-но откл-ся от стандарта – смена плана)
Процесс контроля в координации стратегического процесса управления
Схема.
рамки допустимых отклонений 14% ←15% →16%. Если мы войдем в эти рамки, то мы добились поставленной цели
При сравнении фактич рез-та с заплан-м мы м/ не войти в эти рамки и н/ принять доп меры или мы неправильно установили стандарты откл-ний (слишком узкие)
Если мы вошли в рамки – проверить правильнось инфо; проверить не за счет ли усиления негативного контроля вы добились положит рез-тов.
Классификация контроля
Типологизация контроля
форм-ние ресурс базы → производство → результаты
Схема
1)Объем ресурсов, кач-во ресурсов, сроки поставки ресурсов.
2)Качество и хар-ки оборудования + уточнение рез-та, выявление отклонений, проблемы, кот вытекают из формирования ресурной базы.
3)выявление ошибок, допущенных при формировании базы и собственно пр-ва.
Уровни контроля
оперативный – более низкий уровень (за физич ресурсами, фин ресурсами, персонал, инфо контроль)
стратегический уровень top – management за организацией в целом, за внешней средой
Механизмы контроля
финансовое планирование (в основе бюджетирование)
анализ коэф-тов (ликвидность, ист-ки средств, хоз деят-ть)
аудит
Правила и ошибки контроля
× тотальный контроль исчез самоконтроль чем больше источников инфо, тем больше отклонения, и д/ проверять сам
× однонаправленный контроль – сотрудники не воспринимают контроль. Выход из этой ситуации - привлечение сотрудников, формирование контрольных механизмов
× детерминированный контроль
Эф-ть контроля – соотношение полученного рез-та и произв-ых затрат. Рез-том яв-ся инф-ия, затраты – экономические (чел-кие, на контрол мех-мы, затраты вр-ни) и социальные (как правило люди не любят контроля, усиливается соц напряжение как по горизонтали, так и по вертикали).
В зап лит-ре предлагаются след советы мен-рам для испол-ия эффект-го контроля:
1).Контроль д.рассматр-ся и устан-ся как позитивная дея-ть, необх-ая для сосредоточения людей, вр-ни и денег на выпол-ие орг целей.
2).Включение подчиненных в контроль их собст деят-ти. Самоконтроль.
3).Сосредоточение контроля на рез-тах.
4).Регулярная переоценка контроля, чтобы убедиться, что он все еще необ-м и соотвте-т ситуации.
5). Включение подчиненных в разраб-ку методов и осущ-ия контроля.
6).Нек-ые отклонения от стандартов яв-ся норм явл-ем.
7). Наблюдение как за позитив так и негатив откл-ями.
8).Остерегайтесь подчин-х, кот-ые выступают против контроля, т.к. они не хотят быть слишком огранич-ми или потерять свободу.