Документальне оформлення процесу реалізації

Система документування процесу реалізації товарів включає наступні етапи:

документування дозволу на відпуск товарів;

документування відпуску товарів зі складу;

документальне оформлення доставки товарів покупцю;

документальне оформлення розрахунків з покупцем;

документальне оформлення нарахування податкових зобов’язань з податку на додану вартість.

Розглянемо порядок складання і використання документів для оформлення процесу реалізації товарів.

- Документування дозволу на відпуск товарів.

Оптове підприємство здійснює поставку товарів згідно з договорами, укладеними з покупцями. Асортимент товарів, їх кількість та ціни зазначаються безпосередньо у договорі або у специфікаціях чи заявках, які є невід’ємною частиною договору.

Відпуску підлягають тільки товари, що фактично оприбутковані матеріально відповідальною особою.

Документальне оформлення відвантаження товарів починається зі складання комерційною службою розпорядчого документа за формою, визначеною підприємством самостійно. Функції такого документа можуть виконувати наряди, замовлення, розпорядження, накази тощо. У розпорядчому документі менеджер вказує найменування та адресу покупця, найменування, кількість товарів та дату відпуску їх зі складу. Розпорядження на відпуск товарів передається працівникам складу для відбирання товарів.

- Документування відпуску товарів зі складу.

Відвантаження товарів зі складу оптового підприємства може здійснюватись таким чином:

безпосереднім відпуском товарів представнику підприємства-покупця (самовивіз);

централізованою доставкою товарів;

відправкою товарів залізницею, водним або повітряним транспортом.

Обов’язковою умовою відпуску товарів і оформлення товаросупровідних документів є наявність довіреності одержувачів. Не дозволяється відпускати товари у випадках:

подання довіреності, виданої з порушенням встановленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами;

подання довіреності, яка має виправлення і помарки, що не підтверджені підписами тих же осіб, які підписали довіреність;

відсутності паспорта або іншого документа, що засвідчує довірену особу;

закінчення строку дії довіреності;

одержання повідомлення підприємства – одержувача товарів про анулювання довіреності.

Як виняток, при централізовано-кільцєвих перевезеннях, коли товари систематично доставляються за адресою одного або декількох покупців за узгодженими на визначений період параметрами (кількість, асортимент, час тощо), передача товарів покупцям може здійснюватись без довіреності, якщо одержувач цінностей повідомив постачальника про зразок печатки (штампу), якою матеріально відповідальна особа завіряє на супровідних документах свій підпис про одержання товарів. Таке повідомлення надається оптовому підприємству листом за підписами керівника та головного бухгалтера.

При відпуску товарів приватним підприємцям слід враховувати зазначені нижче особливості використання довіреностей цими суб’єктами підприємницької діяльності.

Якщо підприємець одержує товари особисто, він не зобов’язаний пред’являти довіреність, оскільки цей документ підтверджує повноваження надані однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. У разі самостійного отримання товарів приватний підприємець надає оптовому підприємству паспорт або інший документ, що посвідчує особу і свідоцтво про державну реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності. Дані цих документів (номер, орган і дату видачі) необхідно зазначити в накладній на відпуск товарів.

Якщо приватний підприємець доручає отримати товари найманому працівнику, повноваження такої особи повинні підтверджуватися довіреністю. Приватний підприємець має право вибирати форму довіреності: це може бути довіреність, яка оформлена відповідно до Цивільного кодексу України із зазначенням у ній даних свідоцтва про державну реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності або довіреність на бланку типової форми № М-2.

Для документального оформлення відпуску товарів зі складу оптового підприємства складається накладна. Відповідно до розробленого на підприємстві графіка документообігу виписка накладних може бути покладена на бухгалтера, менеджера або працівника складу.

При оформленні накладної в ній необхідно вказати такі реквізити:

номер і дату складання;

найменування і адресу оптового підприємства;

найменування і адресу підприємства покупця;

підставу для відпуску, тобто номер і дату комерційної угоди на відпуск товарів;

номер і дату довіреності, а також прізвище довіреної особи покупця;

дані про товари (найменування, одиниці виміру, кількість, ціни без ПДВ, вартість);

суму податку на додану вартість;

загальну суму до сплати (цифрами і прописом).

Накладна підписується посадовою особою, що надає дозвіл на відпуск товарів, матеріально відповідальною особою складу і довіреною особою покупця.

При цьому в накладній мають бути не тільки підписи, але й зазначені посади та прізвища осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції з відпуску товарів.

Керівником оптового підприємства затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл, тобто підписувати первинні документи на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском товарів.

Накладна може бути підписана особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді пароля або іншим способом авторизації, що дозволяє одночасно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

Оптове підприємство самостійно встановлює кількість примір-ників накладної на відпуск товарів. Один примірник як супровідний Документ видається підприємству – покупцю.

Накладна, яка складається у момент здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском товарів зі складу оптового підприємства, слугує підставою для:

списання реалізованих товарів з-під звіту матеріально відповідальної особи;

обгрунтування виконання договірних зобов’язань перед покупцем і переходу права власності на товари від оптового підприємства до покупця;

ведення складського обліку відпуску товарів; ведення синтетичного і аналітичного обліку реалізації товарів; підтвердження суми валового доходу при здійсненні продажу товарів з наступною оплатою;

обґрунтування виконання бюджету продажу товарів за центрами відповідальності.

- Документальне оформлення доставки товарів покупцю.

Найпоширенішим способом доставки товарів покупцям зі складів оптового підприємства є автомобільні перевезення.

Оптове підприємство як вантажовідправник повинно оформити товарно-транспортну накладну. Якщо оптове підприємство одночасно є перевізником, тобто доставляє товари покупцю власним або орендованим транспортом, крім ТТН, складається подорожній лист вантажного автомобіля.

- Документальне оформлення розрахунків з покупцем.

Форма розрахунків за поставлені товари визначається договором між оптовим підприємством та покупцем.

Якщо це — безготівкові розрахунки, то покупець перераховує кошти на поточний рахунок оптового підприємства згідно з договором, накладною або рахунком-фактурою. В останньому випадку на оптовому підприємстві оформляється вимога до покупця –рахунок-фактура, де зазначаються найменування, банківські та поштові реквізити оптового підприємства і покупця, сума до сплати. Рахунок-фактура підписується керівником, головним бухгалтером і передається покупцю, у тому числі електронними засобами зв’язку. На підставі рахунка-фактури покупець оформляє платіжний документ.

Завершення товарообмінної операції згідно з договором міни має підтверджуватися двостороннім актом заліку взаємної заборгованості.

- Документальне оформлення нарахування податкових зобов 'язань з податку на додану вартість у зв 'язку із продажем товарів.

Підставою для ведення обліку податкових зобов'язань з ПДВ с податкова накладна.

Порядок заповнення податкової накладної затверджено наказом ДПАУ від 30.05.1997 р.№ 165.

Право складання цього документа мають суб'єкти підприємницької діяльності, зареєстровані платниками ПДВ. Підтвердженням реєстрації є видане державною податковою інспекцією свідоцтво, в якому зазначається індивідуальний податковий номер платника ПДВ. При необхідності платник ПДВ може делегувати право оформлення податкових накладних філіями (відокремленим підрозділам), що входять до його складу. Для цього кожній філії слід присвоїти окремий код та повідомити його податковому органу за місцем реєстрації платника ПДВ.

Під час виконання договорів про спільну діяльність податкові накладні виписуються особою, яка веде облік результатів такої діяльності та відповідальна за утримання і внесення податку до бюджету.

Оригінал податкової накладної видається покупцю, копія залишається у оптового підприємства. Якщо товари реалізуються неплатнику ПДВ, то обидва примірники зберігаються у продавця.

Податкова накладна виписується СПД - продавцем у момент виникнення податкових зобов'язань з податку на додану вартість у двох примірниках. Дата виникнення податкових зобов'язань залежить від умови поставки товарів.

Розглянемо схематично документування процесу реалізації готової продукції. Маємо 2 випадки, коли відпускаемо продукцію за предоплатою, або без предоплати, тому розглянемо послідовність документів окремо.

1 випадок – З предоплатою

складають між собою

виписує оформлює

складається

виписується

1 екз. передається у складають

бухгалтерію

виписують відгрузка

2 випадок – Без предоплати

складають між собою

складають виконується

виписують 1 екз. передається у складається

бухгалтерію

У сьогоденні, частіш за все реалізація товарів, робіт та послуг виконується за другою схемою – без предоплати. Проте деякі підприємства, які добре розвинені, не виключають й використання першої схеми – за предоплатою.

ПРАКТИЧНА ЧАСТИНА

Журнал господарських операцій

№	Зміст операції	Д-т	К-т	Сума, грн.

	Відображено заборгованість внесків до статутного капіталу: пан Василенко	46.1 46.2 46.3
п\п «Аркадія»
пан Корпенко
	Відображено надходження товару як внесок у статутний капітал (пан Василенко)		46.1
	Відображено надходження автомобиля директора як внесок у статутний капітал (пан Василенко)		46.1
	Автомобиль директора введено в експлуатацію
	Відображено надходження виробничого приміщення як внесок у статутний капітал (п\п «Аркадія»)		46.2
	Виробниче приміщення введено в експлуатацію
	Відображено надходження грошових коштів на поточний рахунок як внесок у статутний капітал (пан Корпенко)	311.1	46.3
	Отримали короткостроковий кредит	311.1
	Отримали матеріали від постачальника			37871,67


Відображено ПДВ (податковий кредит)	641.1		7574,33
Отримали виробниче устаткування від постачальника			12871,67
Відображено ПДВ (податковий кредит)	641.1		2574,33
Отримані послуги стороніх організацій (монтаж устаткування)			2871,67
Відображено ПДВ (податковий кредит)	641.1		574.33
Введення в експлуатацію виробничого устаткування			15743,34
Отримані послуги стороніх організацій (зварювальні послуги в цеху)
Відображено ПДВ	641.1
На виробництво готової продукції передано матеріалів
Нарахована з/п робітникам основного цеху
Здійснено нарахування у фонди страхування (38 %) 5446*0,38			2069,48
Здійснено утримання у фонди страхування з з/п (3,6 %) 5446*0,036			196,06
Здійснено утримання ПДФО з з/п (5446-54460,036)0,15		641.2	787,49
Нарахована амортизація виробничого устаткування 15743,34/5*12			218,65

На склад надійшло готової продукції
Відображен дохід від реалізації готової продукції
Відображено ПДВ (податкове зобов’язання)		641.1	20074,33
Відображено собівартість готової продукції
Списується на фінансовий результат дохід від реалізації готової продукції			100371,67
Списується на фінансовий результат собівартість готової продукції
Нарахована з/п адміністрації
Здійснено нарахування у фонди страхування (38 %) 10446*0,38			3969,48
Здійснено утримання у фонди страхування з з/п (3,6 %) 10446*0,036			376,06
Здійснено утримання ПДФО з з/п (10446-104460,036)15		641.2	1510,49
Нарахована з/п робітникам відділу маркетингу
Здійснено нарахування у фонди страхування (38 %) 8446*0,38			3209,48
Здійснено утримання у фонди страхування з з/п (3,6 %) 8446*0,036			304,06
Здійснено утримання ПДФО з з/п (8446-84460,036)15		641.2	1221,29
Списуються на фінансовий результат витрати на збут 8446+3209,48			11655,48


Нарахована амортизація автомобіля 15223/10*12			126,85
Отримали кошти в касу з поточного рахунку		311.1
Перераховано у бюджет ПДФО 787,49+1510,4+1221,29	641.2	311.1	3519,27
Перераховано ЕСВ у відповідні фонди 2069,48+196,06+3969,48+376,06+3209,48+304,06		311.1	10124,62
Перераховані кошти з розрахункового рахунку на карткові рахунки для виплати з/п 8559,45+6920,65+4462,45	311.2	311.1	19942,55
Виплатили з/п адміністрації 10446-(376,06+1510,4)		311.2	8559,45
Виплатили з/п відділу маркетингу 8446-(304,06+1221,29)		311.2	6920,65
Виплатили з/п робітникам основного цеху 5446-(196,06+787,49)		311.2	4462,45
Нарахована амортизація виробничого приміщення 110446/11*12			836,71
Списуються на фінансовий результат адміністративні витрати 10446+3969,48			14542,33
Списується фінансовий результат від операційної діяльності			22073,86


С.н.п. -		С.н.п. -		С.н.п. -
		15743,34
Об.	Об.	Об. 15743,34	Об.	Об.	Об. -
С.н.к.		С.н.к. 15743,34		С.н.к.


	С.н.п. -	С.н.п. -		С.н.п. -
	218,65 126,85 836,71	12871,67 2871,67	15743,34	37871,67
Об. -	Об. 1182,21	Об. 141412,34	Об. 141412,34	Об. 37871,67	Об.
	С.н.к. 1182,21	С.н.к. -			С.н.к. 7574,33


С.н.п. -		С.н.п.-		С.н.п. -
2069,48 218,65 836,71
Об. 54816,84	Об.	Об.	Об.	Об.	Об. -
С.н.к. 2716,84		С.н.к. -		С.н.к.

			311.1
С.н.п. -		С.н.п. -		С.н.п. -
		19942,55	3519,27 10124,62 19942,55 8559,45 6920,65 4462,45		3519,27 10124,62 19942,55
Об.	Об. -	Об. 110834,55	Об. 98974,99	Об.	Об. 79032,44
С.н.к.		С.н.к. 11859,56		С.н.к. 11859,56

311.2
С.н.п. -		С.н.п.-			С.н.п. -
19942,55	8559,45 6920,65 4462,45			-
Об. 19942,55	Об. 19942,55	Об.	Об. -	Об. -	Об.
С.н.к. -		С.н.к.			С.н.к.


	С.н.п. -	С.н.п. -
-	22073,86
Об. -	Об. 22073,86	Об.	Об.
	С.н.к. 22073,86	С.н.к. -

46.1		46.2		46.3
С.н.п. -			С.н.п. -		С.н.п. -

Об.	Об.		Об.	Об.	Об.	Об.
С.н.к. -			С.н.к. -		С.н.к. -


	С.н.п. -		С.н.п. -		С.н.п. -
-		-	37871,67 7574,33 12871,67 2574,33 2871,67 574,33	7574,33 2574,33 574,33 3519,27	787,49 20074,33 1510,49 1221,29
Об. -	Об.	Об. -	Об.	Об. 14402,26	Об. 23593,6
	С.н.к.		С.н.к.		С.н.к. 9191,34

641.1		641.2
	С.н.п. -			С.н.п. -		С.н.п. -
7574,33 2574,33 574,33	20074,33		3519,27	787,49 1510,49 1221,29	10124,62	2069,48 196,06 3969,48 376,06 3209,48 304,06
Об. 10882,99	Об. 20074,33		Об. 3519,27	Об. 3519,27	Об. 10124,62	Об. 10124,62
	С.н.к. 9191,34			С.н.к. -		С.н.к. -


	С.н.п. -
196,06 787,49 376,06 1510,49 304,06 1221,29 8559,45 6920,65 4462,45		20074,33 100371,67		11655,48 14542,33 22073,86	100371,67
Об.	Об.	Об.	Об.	Об. 100371,67	Об. 100371,67
	С.н.к. -



		3969,48 126,85	14542,33	3209,48	3209,48
Об.	Об.	Об. 14542,33	Об. 14542,33	Об. 11655,48	Об. 11655,48

Оборотно-сальдова відомість

Рахунок	С-до на п.	Обороти за квартал	С-до на к.
	Д-т	К-т	Д-т	К-т	Д-т	К-т
	-	-		-		-
	-	-	15743,34	-	15743,34	-
	-	-		-		-
	-	-	-	1182,21	-	1182,21
	-	-	141412,34	141412,34	-	-
	-	-	37871,67		-	7574,33
	-	-	54816,84		2716,84	-
	-	-			-	-
	-	-		-		-
	-	-		-		-
	-	-	110834,55	98974,99	11859,56	-
	-	-		-		-
	-	-	-		-
	-	-	-	22073,86	-	22073,86
	-	-			-	-
	-	-	-		-
	-	-	-		-
	-	-	14402,26	23593,6	-	9191,34
	-	-	10124,62	10124,62	-	-
	-	-			-	-
	-	-			-	-
	-	-	100371,67	100371,67	-	-
	-	-			-	-
	-	-	14542,33	14542,33	-	-
	-	-	11655,48	11655,48	-	-
Разом	-	-	1308881,1	1308881,1	377103,74	377103,74

Баланс (Звіт про фінансовий стан)

на ____січень_____ 20ХХ р.

у тис.грн.

Форма N 1

Код за ДКУД

Актив	Код рядка	На початок звітного періоду	На кінець звітного періоду

I. Необоротні активи
Нематеріальні активи
первісна вартість
накопичена амортизація
Незавершені капітальні інвестиції
Основні засоби
первісна вартість
знос			(1)
Інвестиційна нерухомість
Довгострокові біологічні активи
Довгострокові фінансові інвестиції:
які обліковуються за методом участі в капіталі інших підприємств
інші фінансові інвестиції
Довгострокова дебіторська заборгованість
Відстрочені податкові активи
Інші необоротні активи
Усього за розділом I
II. Оборотні активи
Запаси
Поточні біологічні активи
Дебіторська заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги
Дебіторська заборгованість за розрахунками:
за виданими авансами
з бюджетом
у тому числі з податку на прибуток
Інша поточна дебіторська заборгованість
Поточні фінансові інвестиції
Гроші та їх еквіваленти
Витрати майбутніх періодів
Інші оборотні активи
Усього за розділом II
III. Необоротні активи, утримувані для продажу, та групи вибуття
Баланс

Пасив	Код рядка	На початок звітного періоду	На кінець звітного періоду


I. Власний капітал
Зареєстрований (пайовий) капітал
Капітал у дооцінках
Додатковий капітал
Резервний капітал
Нерозподілений прибуток (непокритий збиток)
Неоплачений капітал		( )	( )
Вилучений капітал		( )	( )
Усього за розділом I
II. Довгострокові зобов'язання і забезпечення
Відстрочені податкові зобов'язання
Довгострокові кредити банків
Інші довгострокові зобов'язання
Довгострокові забезпечення
Цільове фінансування
Усього за розділом II
IІІ. Поточні зобов'язання і забезпечення
Короткострокові кредити банків
Поточна кредиторська заборгованість за:
довгостроковими зобов'язаннями
товари, роботи, послуги
розрахунками з бюджетом
у тому числі з податку на прибуток
розрахунками зі страхування
розрахунками з оплати праці
Поточні забезпечення
Доходи майбутніх періодів
Інші поточні зобов'язання
Усього за розділом IІІ
ІV. Зобов'язання, пов'язані з необоротними активами,
утримуваними для продажу, та групами вибуття
Баланс

Керівник

Головний бухгалтер

Звіт про фінансові результати (Звіт про сукупний дохід)

за _________січень____ 20ХХ р.

у тис.грн

І. ФІНАНСОВІ РЕЗУЛЬТАТИ

Стаття	Код рядка	За звітний період	За аналогічний період попереднього року

Чистий дохід від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг)
Собівартість реалізованої продукції (товарів, робіт, послуг)		( 52 )	( )
Валовий: прибуток
збиток		( )	( )
Інші операційні доходи
Адміністративні витрати		( 14 )	( )
Витрати на збут		( 12 )	( )
Інші операційні витрати		( )	( )
Фінансовий результат від операційної діяльності: прибуток
збиток		( )	( )
Дохід від участі в капіталі
Інші фінансові доходи
Інші доходи
Фінансові витрати		( )	( )
Втрати від участі в капіталі		( )	( )
Інші витрати		( )	( )
Фінансовий результат до оподаткування: прибуток
збиток		( )	( )
Витрати (дохід) з податку на прибуток
Прибуток (збиток) від припиненої діяльності після оподаткування
Чистий фінансовий результат: прибуток
збиток		( )	( )

II. СУКУПНИЙ ДОХІД