НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность за­конов, нормативных правовых актов и методических документов, регламен­тирующих технологию создания, обработки, хранения и использования до­кументов, а также регламентирующих работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

1) законодательство РФ, правовые акты Президента, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения.

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности лю­бого предприятия.

Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ. Он устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в це­лях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений. Напри­мер, ст. 51 ГК РФ устанавливает виды документов, применяемых при созда­нии, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; ст. 160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъяв­ляемые к ней; ст. 307 определяет виды договоров; ст. 420-453 содержат об­щие положения о договоре.

Наряду с ГК РФ отдельные стороны работы с информацией и документа­ми регулируются специальными федеральными законами.

Закон РФ «О стандартизации» (10.06.93) устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей и определяет меры государст­венной защиты интересов потребителей и государства посредством разработ­ки и применения нормативных документов по стандартизации.

В развитие этого закона Правительством РФ принято постановление «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг» (12.02.94), утвердившее положения о порядке создания и правилах пользования федеральным фондом государст­венных стандартов, общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации (ОКТЭИ).

Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите ин­формации» (20.02.95) устанавливает, что документы и массивы документов являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента «Об основах государственной политики в сфере информатиза­ции» (20.01.94), постановлениях Правительства «Об информационном обес­печении предпринимательства в РФ» (01.12.94), «Об улучшении информаци­онного обеспечения населения РФ» (12.01.96).

Федеральный закон «Об участии в международном информационном об­мене» (04.07.96) направлен на создание условий для участия России в меж­дународном информационном обмене в рамках единого информационного пространства.

Закон РФ «О государственной тайне» (21.07.93) регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.

Положения этого закона нашли развитие в Указе Президента РФ «Об ут­верждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (30.11.95), постановлении Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» (05.12.91).

Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, приня­тые Верховным Советом РФ 7 июля 1993 г., направлены на совершенствова­ние архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу.

В развитие Основ законодательства об Архивном фонде РФ и архивах принят Указ Президента РФ от 17.03.94 «Об утверждении Положения об Ар­хивном фонде РФ»;

2) государственные стандарты на документацию.

Стандартизация в соответствии с Законом РФ «О стандартизации» - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы, ус­луги, имеющие межотраслевое значение. В соответствии с законом государ­ственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной регистрации.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации:

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись ин­формации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения; .

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система ор­ганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде­ления;

3) унифицированные системы документации (УСД).

В основе создания УСД лежит метод унификации - установление едино­образия состава и форм управленческих документов, создаваемых при реше­нии однотипных управленческих функций и задач.

Работы по унификации документов и созданию УСД проводятся в целях сокращения количества применяемых в деятельности предприятий докумен­тов, типизации их форм, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совмес­тимости автоматизированных баз данных.

УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм доку­ментов, обеспечивающих документированное представление данных в опре­деленных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, норматив­ных и методических материалов по их разработке и применению.

В настоящее время действует восемь УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документа­ции;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтер­ской документации бюджетных организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документа­ции предприятия;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

унифицированная система внешнеторговой документации;

4) общероссийские классификаторы технико-экономической и социаль­ной информации (ОКТЭИ).

ОКТЭИ - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные груп­пировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах до­кументов.

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и про­должающих действовать общесоюзных классификаторов.

Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:

• Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятель­ности, экономических и социальных показателях (сюда входит ОКУД).
• Классификаторы информации об организационных структурах (сюда входит ОКПО).
• Классификаторы информации о населении и кадрах.

5) Государственная система документационного обеспечения управле­ния (ГСДОУ). Основные требования к документам.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации докумен­тационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. ГСДОУ.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих еди­ные требования к документированию управленческой деятельности и органи­зации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организации, сокращение количества и повышение качества документов.

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государ­ственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.