ПРОЦЕДУРИ В УПРАВЛІННІ ПРОЕКТАМИ
Проектні процедури використовуються для встановлення порядку управління окремими частинами проекту і зазвичай включають такі заходи.
Альтернативний аналіз —розбивка складного проекту на складові частини в пошуках різних і, ймовірно, дедалі більш ефективних способів досягнення бажаного результату. Аналіз варто розпочинати зі складання укрупненої схеми робіт, обмежень і цілей проекту. Потім порівнюються альтернативи. Цей аналіз проводиться ітераційно протягом усіх стадій менеджменту проекту.
При проведенні аналізу варто задавати собі такі запитання:
· час: чи може проект бути виконаний швидше;
· витрати: чи може бюджет бути скорочений;
· якість: чи може проект бути виконаний з більш низьким рівнем якості, прийнятним для клієнта, a отже, дешевше і за більш стислий термін;
· ресурси: чи можуть роботи бути автоматизовані дешево і з економією трудозатрат;
· технологія: чи можуть бути використані більш дешеві матеріали;
· чи існують більш прості варіанти реалізації проекту;
· чи справді новітні технології використовуються;
· чи передбачене використання взаємозамінного устаткування;
· чи найпростіший метод будівництва застосовується;
· чи існують альтернативи системі управління?
Розподіл обов’язків, який є формальним початком проекту. При цьому проводяться збори, на яких присутні всі зацікавлені сторони. Стандартна процедура розподілу обов’язків включає:
1. Складання схеми робіт і списку сторін, що беруть участь.
2. Обґрунтування участі субпідрядників.
3. Складання списку відповідальних осіб і повноважень.
4. Обговорення порядку управління проектом, звітності й розкладу зборів.
5. Обговорення способів виміру ходу проекту і порядку платежів.
6. Вимоги до контрактів, санкцій, бюджету, розкладу робіт, специфікацій.
7. Список зобов’язань замовника по постачаннях.
8. Обговорення порядку контролю конфігурації проекту й осіб, уповноважених робити зміни.
9. Підписання угоди.
Випуск інструкцій — це перший крок етапу контролю. Весь обсяг робіт повинен бути розподілений по відповідальних особах.
Під час виконання проекту може виникати потреба в процедурах внесення змін, що здійснюється шляхом перегляду відповідних документів. Це зміни в обсязі й схемі робіт; у графіку робіт; у методі реалізації проекту; у вартості.
До перегляду початкового плану всі зміни повинні бути оцінені й схвалені відповідною відповідальною особою із проектної групи. Кожну зміну рекомендується фіксувати письмово.
Формування системи звітності, яка встановлює інформаційну систему проекту, що дозволяє контролювати процес його виконання і чисельно оцінювати його результативність. Звіт про поточний стан включає дані за часом, вартістю і якістю. Ключовим джерелом інформації є звіти про завершення проекту. Складно переоцінити важливість цих звітів не тільки з погляду обліку припущених помилок, а й з точки зору розробки рекомендацій для майбутніх проектів. Тому і замовник проекту, і, особливо, спеціалізовані консультаційні фірми повинні мати можливість моніторингу результатів проекту йобов’язково передбачити відповідні роботи і витрати в проекті. Відповідальність за збір даних несе головний менеджер проекту чи відділ розробки проектів замовника.
Документарний контроль покликаний підтвердити відповідність проекту останнім змінам плану. Спочатку складається список документів, що підлягають контролю, і усім їм дається позначка «Контроль». До кожного документа додаються циркулярний лист і супровідна записка, яку адресат підписує і відсилає в проектну групу в підтвердження одержання документа. За контроль документів відповідає проектна група. Наприкінці тижня складається контрольний лист, у якому відбивається рух усіх підконтрольних документів.
Аудит проекту — це перевірка функціонування всієї системи контролю. Його завдання — виявити будь-які відхилення і скласти рекомендації щодо поліпшення системи.
Проведення конкурентних торгів (тендерів) є однією з найбільш формалізованих процедур, яку буде описано в окремому розділі.
Запитання та завдання для самоконтролю
1. Назвіть функції управління проектом за теорією менеджменту і за РМВОК. У чому принципова різниця між ними?
2. Доведіть, що графічне зображення моделі управління проектом є відображенням цілей, функцій та інструментарію проектного менеджменту.
3. Чим відрізняються процедури в управлінні проектами від його функцій?
4. У проектному середовищі причини і наслідки майже завжди очевидні. Досвідчений проектний менеджер досліджує наслідки для того, щоб краще зрозуміти причину і по можливості запобігти її повторенню. Нижче наведені причини і наслідки. Для кожного наслідку доберіть можливі причини.
Наслідки:
1) пізнє завершення робіт;
2) перевищення бюджету;
3) виконання робіт, якість яких не відповідає стандартам;
4) висока плинність виконавців проекту;
5) два функціональних підрозділи виконують у проекті однакову роботу.
Причини:
a) вище керівництво не визнає цю діяльність як проект;
b) забагато проектів виконується в один і той самий час;
c) відсутність участі функціональних підрозділів на стадії планування;
d) ніхто не несе відповідальності за виконання проекту у цілому;
e) слабкий контроль за змінами у конструкторській частині проекту;
f) недостатній контроль за змінами з боку замовника;
g) нерозуміння змісту роботи менеджера проекту;
h) слабкий зв’язок між плануванням і контролем;
i) нереальні плани і графіки виконання робіт;
j) неможливість обліку витрат на проект;
k) суперечності між пріоритетами проекту;
l) незадовільна організація адміністрування проекту.
5. Індивідуальність людей накладає відбиток на їхнє розуміння сутності менеджменту. Нижче наводиться список можливих уявлень. Для кожної особистості доберіть її можливі точки зору на менеджмент.
Особистості:
1) менеджери вищого рівня;
2) менеджери проекту;
3) функціональні менеджери;
4) члени команди проекту;
5) вчені й консультанти.
Точки зору на менеджмент проекту:
a) загроза встановленим авторитетам;
b) джерело майбутніх керівників;
c) причина несподіваних змін у поточних процедурах;
d) засіб досягнення мети;
e) значний ринок для їхніх послуг;
f) місце для будування «імперії»;
g) неминуче зло для традиційного менеджменту;
h) можливість зростання й удосконалення;
i) найкращий шлях для мотивації людей у напрямку до мети.