Формы бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет ведется в многочисленных регистрациях. Форма учета – это бухгалтерская запись данных из первичных документов в учетные регистры. При разных формах учета по – разному сочетаются учетные регистры, последовательность, способы учетных записей, организация учетного процесса.
Признаками отличающими одну форму учета от другой являются:
1.Количество применяемых регистров, их название, содержание и внешний вид.
2.взоимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета.
3.последовательность и способы записей в учетные регистры.
4. степень использования средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете.
В настоящее время применяется несколько форм бухгалтерского учета.
1.Журнал – главная
2.простая форма бухгалтерского учета
3.упрощенная форма бухгалтерского учета
4.журнал – ордерная форма
5.автоматизированная форма.
Журнал - главная ведется в организациях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и в некоторых финансовых органах. Характерная особенность этой формы в том, что регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединены в одной комбинированной книге – журнал –главная.
В первых трех графах книги записываются дата, номер, статьи оборота. Эта часть называется журналом хронологической записи документов.
Вторая часть, т.е. последующие графы, в которых расположены все счета синтетического учета и где систематически записывают хозяйственные операции, называется Главной книгой. Такое построение регистров делает учет наглядным.
Операции в книгу журнал – главная записываются непосредственно с первичных или сводных документов, либо на основании составленных мемориальных ордеров с приложенными к ним документами. В начале месяца в журнал – главную переносятся сальдо по синтетическим счетам. Затем записываются операции, подсчитываются обороты по дебету и кредиту счетов и выводят сальдо на конец месяца. Аналитический учет при этом ведется в книгах или в карточках. По аналитическим счетам составляются оборотные ведомости, которые сверяются с данными синтетического учета в книге «журнал – главная»
Простая форма бухгалтерского учета рекомендована Министерством финансов РФ и применяется в организациях малого предпринимательства. При использовании этой формы ведется регистр под названием «Книга учета доходов и расходов». Книга должна быть зарегистрирована в налоговой службе. Пользователи упрощенной системой налогообложения ведут «Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей» В книге на основе первичных документов отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период. Книга учета доходов и расходов может вестись как на бумажных носителях, так и электронном виде. На каждый отчетный период открывается новая книга учета доходов и расходов. На последней странице пронумерованной и прошнурованной Книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде и выведена по окончании налогового периода на бумажные носители, указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации, а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа.
Исправление ошибок должно быть обосновано и подтверждено подписью руководителя организации – при её наличии.
В этих организациях наряду с книгой учета доходов и расходов ведется ведомость по форме № В-8 для учета расчетов по оплате труда. Дополнительно по общему правилу ведется кассовая книга для записи операций по кассе.
Малые организации имеющие на балансе основные средства, осуществляющие производство продукции и работ, большое количество банковских операций, могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета с использованием ряда регистров:
В-1 – ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений;
В-2 – ведомость учета производственных запасов и товаров, а также налога на добавленную стоимость, уплаченного по ценностям, и т.д.;
В-9 – ведомость (шахматная)
Каждая хозяйственная операция отражается в двух ведомостях: в одной по дебету счета с указанием корреспондирующего счета по кредиту, другая – по кредиту счета с указанием корреспондирующего счета по дебету. Остатки средств по ведомостям синтетического учета сверяются с данными кассовой книги и ведомостями аналитического учета.
Обобщение итогов финансов – хозяйственной деятельности за месяц производится в шахматной ведомости. Она является основанием для составления бухгалтерского баланса.
Журнально – ордерная форма получила свое название по основному регистру, используемому при этой форме счетоводства, - журналу-ордеру. Она широко применяется в организациях различных форм собственности. Основой для её использования является принцип накопления данных первичных документов в разрезе, обеспечивающем синтетический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета Накапливание и систематизация данных первичных документов производятся в учетных регистрах, позволяющих отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции по их использованию за отчетный месяц. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета.
Журнально-ордерная форма учета позволяет совместить во времени синтетический и аналитический учет. Каточки аналитического учета могут быть заведены по некоторым видам расчетов; инвентарные карточки, карточки учета затрат и.т.д.
Журналы – ордера – бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу. Записи в них ведутся по мере поступления документов либо их итоги в зависимости от характера и содержания операции. Журналы-ордера служат для отражения кредитованных операций по одному синтетическому счету. Они являются накопительными ведомостями. В них отражаются кредитованные обороты данного счета или по каждому первичному документу, или по итогам за день, или по итогам за более длительный период
Например, записи в Журнале-ордере по кредиту счета 50 «Касса» производятся как итог за день на основании отчета кассира, подтвержденных приложенными к ним документами. При незначительном количестве кассовых документов допускаются записи операций в регистры в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи. Итоги за день в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм одновременных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах
В основу построения журналов-ордеров положен и признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов регистрируются только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Накопительные ведомости по дебету счетов имеют вспомогательное значение. Они используются для обеспечения аналитического учета в единении с синтетическим учетом. Совмещение синтетического и аналитического учета, например по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обеспечиваются тем, что в журнале – ордере по каждому платежному поручению записывают оприходованные материалы или товары, а в ведомости по тем же строкам делают записи об оплате этих поручений. Это позволяет не составлять оборотные и сальдовые ведомости по счетам синтетического учета.
Итоговые данные журналов – ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу, которая используется для обобщения данных из журналов – ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В ней показывают исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Обороты по кредиту синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Правильность записей, произведенных в главной книге, проверяется подсчетом оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также их сальдо должны быть соответственно равны.
Главная книга открывается на год, на каждый счет отводится один лист. На основании главной книги и части других регистров заполняются баланс и другие формы отчетности.
Преимущество журнально-ордерной формы бухгалтерского учета состоит в возможности её применения при использовании нового Плана счетов. В ней совмещаются хронологические и систематические записи, а по многим ордерам проводится однократная запись по счетам синтетического и аналитического учета. Применение журналов-ордеров ускоряет составление необходимой отчетности, обеспечивает ежедневный контроль за правильностью учетных записей. Компьютерный вариант предпочтителен для любых организаций, что делает бухгалтерский учет более оперативным, достоверным, полным и качественным.
В настоящее время одно из основных направлений совершенствования бухгалтерского учета связано с автоматизацией обработки информации с применением новейших технических средств. Их применение является наиболее эффективным средством быстрой обработки учетной информации, отличающейся массовостью, разнообразием, многозначностью, сложностью состава. Это обусловлено тем, что компьютеры характеризуются высокой скоростью работы, программным управлением, большой емкостью памяти, богатым набором выполняемых операций и т.д.
Автоматизированная форма учета включает выполнение функций сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, защиты и распространения информации.
Существует два основных подхода к проблемам автоматизации бухгалтерского учета.
Первый – это так называемая «локальная» автоматизация, когда автоматизируется работа на конкретных участках учета, например расчет заработной платы , выписка счетов фактур, платежных документов и т.д.
Вторым подходом к проведению автоматизации является комплексная автоматизация финансово- хозяйственной деятельности предприятия. При этом подходе с единой базой данных работают отделы менеджеров, бухгалтерии, работники складов и другие подразделения. Полностью устраняется дублирование в работе различных подразделений, а руководство получает возможность оперативно получать любую информацию о деятельности предприятия. Такая форма учета может быть реализована при применении программы «1С»: Бухгалтерия» системы «1С6 Предприятие»
Форма бухгалтерского учета выбирается предприятием самостоятельно и в течении отчетного периода не должна меняться. Разнообразие форм бухгалтерского учета позволяет выбрать ту из них, которая лучше всего отвечает особенностям хозяйственной деятельности предприятия. При этом предприятия могут самостоятельно приспосабливать рекомендуемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности, соблюдая общие методологические принципы, установленные Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ. Предприятия могут также изобретать собственные регистры, которые должны быть описаны в приказе об учетной политике, с обязательным приложением образцов этих регистров.