Институттағы ақпарат ағынының талдауы
Біздің елімізде жыл сайын университеттердің саны өсуде. Содан студенттер жайындағы мәліметтер және құжаттармен персоналдар жұмыстарын автоматтандыруға деген қажеттілік өсті. Құжатнамамен қызметші жұмыстары автоматтандыруда қажеттілік үлкейеді және тап осылармен туралы. Жаңа мамандықтардың пайда болуы және талапкерлердің сан артуымен, академиялық топтардың құрамына кіруші студенттер туралы ақпаратты өңдеу күрделене түсуде. Хатшыға немесе методиске мұндай үлкен көлемді ақпаратпен жұмыс орындау ауыр. Есепке алуға әртүрлі картотекалар, тіркеу журналдары, тізімдер және т.б кіреді. Олар бірте-бірте жинақталады және жаңарады. Үлкен көлемді ақпараттан қажетті мәлімдеулерді іздеу және талдап қорытуы, қолмен істелетін еңбек сыйымдылығы өте үлкен процесс. Сондықтан оқытушылар, студенттер, институттар жұмысында қателер немесе кедергілер туындайды. Сонымен мұндай процеске қазіргі есептеуіш техникаға қызықтыру туындайды. Мұндай қолданулар ақпараттарды өңдеуге, қатенің болмауына көмектеседі. Бұл жүйеде тиімділікті қолдану үшін қазіргі программалық қамтамасыз ету және есептеуіш техникаларды қолданған жөн. Автоматтандырылған жүйенің негізгі тиімділігі болып, жалпы еңбектің үнемділігі табылады, ол есеппен жетеді:
- автоматтандыру нәтижесінде өнімділікті жоғарлату;
- компьютерлерді қолдануымен байланысты жабдықтау өнімділігін артыруда жұмыс істеушілердің еңбек өнімділігін жоғарылату;
- материалдық ресурстар экономиясы – қағаз құжатайналымды енгізуге байланысты шығындардың қысқартуы.
Дәл осы уақытта институттағы негізгі ақпарат бұрынғыдай қағазда сақталған, ол оны тез іздеп табуға мүмкіндік бермейді. Студенттердің мәліметтерін талдауын программалық қамтамасыздандыру келесі функцияларды орындауы керек:
· Ақпаратты қабылдауы;
· Мәліметтерді талдау және редакциялау;
· жиналған ақпаратты талдап қорыту, сақтау;
· Берілген формаға өңделінген ақпаратты ұсыну.
Ақпараттық технологияларды (АТ) енгізуде, келесі амалдар алынады:
· компьютерлік техниканы қолданып, ақпаратты автоматты өңдеуі;
· Қызметкерлердің жоғарғы қызмет жылдамдығы (әдістемешілердің);
· Оперативті талдау мүмкіншілігі;
· Магниттік тасығыштарға ақпаратты сақтау;
Программалық қамтамасыз етуде қажеттілігі жоғарыда көрсетілген функциялармен жүзеге асырылады.
ЭЕМ пайда болуы және оларды ақпаратты өңдеуде қолдансақ, ол көптеген анықтамалық және есептік міндеттерді шешуге мүмкіндік береді. Алдымен ақпаратты ЭЕМ сақтау және жинау үшін локальді массивтер (немесе файлдар) қолданылған, бірақ әр шешілетін есепке жеке ақпарат қорытындысы және файлдар құрылатын болған. Бұл байланысқан міндеттерді шешу олардың жаңаруы қиындады. ЭЕМ дамуымен шешілетін есептердің кешенді байланысқан мәліметтерін өңдеу, сақтау және жинауға мүмкіндік беретін басқару жүйелері пайда болды. Бұлар өзінің орындалуын ДҚБЖ-дан тапты.
Деканатта негізінде студенттермен тікелей жұмыс істейді. Мұнда оқушылардың сабаққа қатысуы, оқитын студент жайында жалпы ақпарат, түскен талапкерлермен тізімді толтыру, студенттердің келесі курсқа көшуі, академиялық демалыс алуы және оны қайтару шығарып тастау және қабылдау, басқа топқа аусуы, оқу жоспар туралы ақпарат сессия қортындысы ақпаратын енгізу, факультет туралы ақпарат енгізу.
Енді осы айтылғандардың кейбіреуін қарастырайық.
1. Оқитын студенттер жайында жалпы ақпарат. Осы кезде оқып жатқан әрбір студент мәліметтер жиынтығы, ол өзіне мынандай жалпы ақпараттарды жатқызады. Олар: аты-жөні, оқуға түсу жәнетуған жылы, жынысы, ұлты, тұратын мекен жайы, жанұялы жай және жанұя құрамы, сонымен қатар оқулық мінез-құлық ақпараты, ағымдағы курсы, тобы,оқитын тіл, мамандығы және т.б. оқитын мерзімде бұл ақпараттардың толтырылуы және өзгерілуі мүмкін. Бұл ақпараттар студенттің жеке картасына жазылады.
2. Түскен талапкерлермен тізімді толтыру. Институтта әрбір оқу жылның басында ағымдағы жылда оқуға түскен студенттер келіп тіркеледі. Ақпараттар оқуға түсті деген үкіммен тізімді толтырады.
3. Студенттердің келесі курсқа көшуі.Оқу жыл аяғында әрбір студенттің ағымдағы курсы туралы ақпарат өзгереді, сессияны табысты аяқтағаннан кейін студент келесі курсқа көшіріледі. Бұл арнайы бұйрықтар процесімен жасалады.
4. Академиялық демалысты алу және академиялық демалыстан қайту.Оқу мерзімінде студентбір жылға ол мерзім аяқталғанан кейін студенттер оқуын жалғастырады. Академиялық демалыс студенттің арызы бойынша жүзеге асады.
5. Шығару және қайта қабылдау. Әртүрлі себептермен студент кез келген курста шығарылып тастауы мүмкін. Бірақ көптеген фактілердеқайтадан қабылдауы мүмкін. Мұның барлығы арнайы үкім бойынша жүзеге асырылады.
6. Басқа топқа ауысу. Бұл көбінесе бірінші курста кезде сетін жағдай, ол кезде әлі топ құрамы толығымен қалыптаспаған, студенттің басқа топқа ауысқысы келеді. Ауысу студент арызы негізінде жүзеге асады
7. Оқу жоспары туралы ақпарат беру. Топты оқыту жалпы білім беру пироды және мамандық таңдағаннан тәртіп бойынша жүргізіледі. Мұнда әрбір студенттің сессия қортындысы ведмостьқа түседі. Оқулық жоспар білім және ғылым министірлікпен бекітілген мамандық стандарты негізінде құрастырылады.
8. Сессия қорытындысы туралы ақпарат енгізу. Оқу кезеңінде әрбір студент оқу жоспарында көрсетілген тәртіптерді оқиды және әрбір семестр соңында бақылау жүруі тиісті. Берілген ақпарат оқу процесін бақылау және ұйымдастыру үшін беріледі.
9. Факультет туралы статистикалық ақпарат алуы. Талдау үшін сессия, аттестация мөлшері және сапасы үлгерім, пән бойынша тапсырмағандар, емтихан тапсырғандар мөлшері және т.б жайында қорытынды ақпарат алуға болатын жоспарлау және факультеттің әрі қарац дамуы жайында жалпылама ақпарат ( қорытынды соммалар, кесте, график) болуы тиімді.