ПОДГОТОВКА СМЕТЫ РАСХОДОВ НА РЕКЛАМУ
По поводу этого пункта вашего графика вы можете вызвать двух-трех своих коллег,
наиболее тесно связанных с подготовкой сметы на рекламу, и попросить их подготовить
свои рекомендации в виде "готового документа" (чтобы вам его осталось только подписать)
или в виде двух-трех хорошо продуманных вариантов предложений с их обоснованием, из
которых вы могли бы выбрать наиболее подходящее. Это может занять один час рабочего
времени в течение дня: наметить желаемые результаты, основные правила, определить
ресурсы и отчетность, оговорить последствия. Однако, посвятив один час этой работе, вы
ознакомитесь с мнениями заинтересованных людей, которые могут иметь разные точки
зрения. Если вы не применяли такой метод работы раньше, то может потребоваться больше
времени, чтобы объяснить людям, что он означает: что такое "готовый документ", как
добиваться синергии, используя различия, что подразумевается под хорошо продуманными
вариантами предложений и под их обоснованием.
Quot;ВХОДЯЩИЕ" ДОКУМЕНТЫ И
КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
Вместо того, чтобы погрузиться во входящие документы, лучше потратить некоторое
время, от получаса до часа, начав обучать своего секретаря, чтобы он или она могли
постепенно научиться работать как с входящей документацией, так и с корреспонденцией,
которая в нашем списке значится под номером пятым. Этот процесс обучения может
продлиться недели и даже месяцы, пока ваш секретарь или помощник не станет по-
настоящему ориентированным на результат, а не на методы.
Вы можете обучить секретаря просматривать всю корреспонденцию и входящие
документы, анализировать их и самостоятельно решать как можно большую их часть.
Вопросы, с которыми он не может уверенно справиться, должны быть тщательно
систематизированы, приоритезированы и переданы вам с рекомендациями или пометками
для вашей дальнейшей работы с ними. При таком подходе ваш секретарь или помощник
сможет через пару месяцев обрабатывать 80-90% входящих бумаг и корреспонденции, часто
даже лучше, чем вы могли это сделать сами, просто потому, что вы сосредоточены на
возможностях Квадрата II, а не погружены в проблемы Квадрата I.
МЕНЕДЖЕР ПО ПРОДАЖАМ И ИТОГИ ПРОШЛОГО
МЕСЯЦА
Возможный подход к этому пункту с позиции Квадрата II заключается в том, чтобы
проанализировать свои отношения с менеджером по продажам и существующее между вами
соглашение об исполнении с тем, чтобы убедиться используется ли в них принцип Квадрата
II. Это упражнение не дает вам конкретных рекомендаций о том, что вы должны говорить
менеджеру по продажам, но, благодаря ему, вы можете к проблеме из Квадрата I применить
одновременно подход Квадрата II – для воздействия на хронические корни проблемы, – и
подход Квадрата I, нацеленный на решение сиюминутных задач.
Возможно, вы могли бы научить своего секретаря решать подобные дела без вашего
участия, доводя до вас только ту информацию, которая должна согласовываться с вами. Это
может потребовать определенной работы, относящейся к Квадрату II, с менеджером по
продажам и другими вашими подчиненными, направленной на то, чтобы они поняли, что
ваша главная функция – лидерство, а не управление. Благодаря этому они могут начать
осознавать, что с вашим секретарем они могут решать проблемы успешней, чем с вами, и
предоставить вам возможность заниматься лидерством – делами из Квадрата II.
Если вы чувствуете, что менеджер по продажам может быть обижен тем, что ему
придется иметь дело с секретарем, то вам нужно начать с создания таких взаимоотношений с
ним, чтобы у него постепенно сформировалось доверие к подходу Квадрата II, требующему
вашего обоюдного участия и более выгодного для вас обоих.