Вибір пріоритетних бізнес - процесів для оптимізації.
Критерії вибору пріоритетних бізнес-процесів:
Першим кроком аналізу бізнес-процесів є застосування принципу Парето 20 на 80, згідно з яким з усіх бізнес-процесів, які були виділені потрібно вибрати 20% пріоритетних, аналізом та оптимізацією яких потрібно зайнятися в першу чергу (вони можуть дати до 80% результату).
Як підійти до вибору пріоритетних бізнес-процесів? Для вирішення цього завдання на практиці використовують наступні критерії пріоритезації:
· важливість бізнес-процесу;
· проблемність бізнес-процесу;
· можливість і вартість проведення змін бізнес-процесу.
Перший критерій - це важливість процесу, характеризує ступінь його внеску в досягнення стратегічних цілей компанії. Для оптимізації діяльності організації в першу чергу потрібно вибрати найважливіші бізнес-процеси, тому що саме їх поліпшення принесе найбільший результат.
Другий критерій, використовуваний для виділення пріоритетних процесів - це його ступінь проблемності. Якщо бізнес-процес є важливим, але в той же час його показники знаходяться на досить хорошому рівні, то немає сенсу займатися його оптимізацією. Класичне визначення проблеми формулюється як розрив між бажаним і дійсним. Іншими словами, проблема - це різниця між метою і поточним станом і відповідно проблемність бізнес-процесу характеризується різницею між необхідними і поточними показниками його ефективності.
З визначення проблеми видно, що її величина визначається цілями організації і залежить від амбіцій менеджменту. Чим більше амбіції і цілей, тим більше величина проблем і навпаки. Часто в бізнесі використовується наступне правило. Для того, щоб бути успішним на ринку, не потрібно прагнути до ідеалу, досягаючи ідеальних показників операційної діяльності. Для досягнення успіху досить бути трохи краще, ніж конкуренти. Практика показала, що перевага за основними показниками конкурентоспроможності в 5-20% дозволить компанії значно обійти своїх конкурентів аж до повного захоплення ринку. Виходячи їз цього, ступінь проблемності бізнес-процесів доцільно оцінювати не як просто розрив між бажаним і дійсним, а як різницю між ключовим показниками, що визначають конкурентоспроможність компанії та її основних конкурентів на ринку.
Критерії важливості і проблемності процесу характеризують результат, який буде отриманий на виході після оптимізації. Іншими словами вони характеризують дохідну частину заходів щодо поліпшення процесу. Крім дохідної частини при виборі пріоритетних бізнес-процесів потрібно розглянути і витратну частину заходів щодо поліпшення. Для цих цілей використовується третій критерій можливості та вартості проведення зміни в бізнес-процесі.
Згідно з цим критерієм потрібно вибрати ті процеси, в яких найбільш просто і дешево можна провести поліпшення. Крім фінансових оцінок витрат важливо оцінити і нефінансові "витрати". Такими є моральні "витрати" супутні проведенню змін, "витрати", які призводять до можливого погіршення психологічного клімату в організації при перерозподілі обов'язків і можливих скороченнях персоналу і т.д. У даному випадку розглядаються всі негативні наслідки для організації, які можуть виникнути при оптимізації бізнес-процесу.
Оцінка ступеня важливості, проблемності і можливості проведення змін для кожного бізнес-процесу дає механізм проведення їх формального та об'єктивного ранжирування і вибору найбільш пріоритетних для подальшого аналізу та оптимізації. Зрозуміло, що найпріоритетнішими будуть бізнес-процеси, які виявилися найважливішими, найпроблемнішими і найменш витратними з точки зоряний проведення змін.
Визначення цілей і критеріїв оптимізації бізнес-процесів.
Для оцінки важливості бізнес-процесів існує класичний підхід, згідно з яким першим кроком визначення важливості є визначення критичних факторів успіху організації - КФУ. Що таке КФУ? При розробці стратегії, компанія повинна формулювати свою місію, після чого провести її декомпозицію на стратегічні цілі. З усіх сформульованих цілей потрібно вибрати вісім найбільш важливих, які називають критичними факторами успіху (див. Рис.35). Використання саме восьми найбільш важливих стратегічних завдань випливає з принципу суттєвості, або Парето, а також правила "7", які були розглянуті в попередніх розділах книги.
Рисунок 35. Критичні фактори успеху організації - КФУ
Для більш глибокого розуміння того, що таке критичні фактори успіху давайте розглянемо їх визначення і приклади.
Критичні фактори успіху - це ті стратегічні завдання, конкурентні можливості, результати діяльності, які кожна компанія повинна забезпечувати або прагнути до цього, щоб бути конкурентоспроможною і досягти успіху на ринку. Це ті чинники, яким компанія повинна приділяти особливу увагу, так як саме вони визначають успіх або провал компанії на ринку, її конкурентні можливості, що безпосередньо впливають на її прибутковість.
Визначення критичних чинників успіху організації з урахуванням існуючих і прогнозованих тенденцій розвитку галузі та конкуренції в ній є найважливішим стратегічним завданням. Компанія повинна знати галузь досить добре, щоб визначити, що є більше, а що менше важливим для успіху в конкурентній боротьбі. Ті керівники, які неправильно визначили вплив факторів на забезпечення довгострокового успіху в конкурентній боротьбі, вибирають помилкові стратегії або мало важливі для забезпечення конкурентоспроможності мети. Компанії, які правильно визначили критичні фактори успіху, можуть досягти значного конкурентної переваги, враховуючи КФУ при реалізації своєї стратегії і забезпечуючи собі перевагу перед конкурентами з використанням цих факторів. Критичні фактори успіху в різних галузях і для різних бізнесів різні. Крім того, вони з часом можуть змінюватися в одній і той же галузі під впливом змін загальної ситуації в ній.
У загальному випадку критичні фактори успіху повинні відповідати наступним критеріям:
· Є найважливішими цілями компанії;
· Є тим, що повинна зробити організація, щоб виконати свою місію;
· Як правило, починаються зі слів "ми повинні …" або "нам потрібно …";
· Представляють комбінацію тактичних і стратегічних факторів.
Прикладом критичних чинників успіху для торгової компанії є формулювання: "Ми повинні мати найширший асортимент серед підприємств нашої галузі", а для виробничого підприємства - "Ми повинні мати найвищу ступінь використання виробничих потужностей в нашій галузі".
При розробці критичних чинників успіху, потрібно дотримуватися правила необхідності і достатності, згідно з яким кожен критичний чинник успіху, включений до списку, необхідний для досягнення місії компанії, а всі разом фактори повинні бути достатні для її досягнення.