Переводные и почтово-кассовые операции
В системе почтовой связи существует комплекс почтово-кассовых операций, связанных с приемом и выплатой денежных переводов, выплатой пенсий и пособий, оформлением подписки на периодические издания, приемом и выдачей страховой корреспонденции. Наиболее ответственной и трудоемкой являются переводные операции, которые связаны с приемом, обработкой и пересылкой, доставкой, выдачей и контролем почтовых и телеграфных денежных переводов.
Отправитель передает оператору почтового предприятия заполненный бланк почтового перевода ф. 112 и пересылаемую сумму денег (рис.3.3.1). Работник связи проверяет правильность записи всех необходимых почтовых реквизитов, подсчитывает переводимую денежную сумму, оформляет бланк ф. 112 (прочеркивает свободные места спереди и сзади суммы переводов, подчеркивает наименование пункта назначения, номерует перевод, штемпелюет, расписывается, рассчитывает плату за пересылку и получает ее с отправителя). Если по желанию отправителя сумма перевода доставляется адресату на дом, то взимается дополнительная плата. Далее оператор заполняет под копирку два бланка в тетради ф.1 (или вводит необходимую информацию в ЭККА, или в компьютер АРМа) и один экземпляр вручает отправителю.
Перед отправкой переводы повторно контролируются специально выделенным работником. При этом проверяется наличие необходимых почтовых реквизитов и сопоставляются данные тетради ф.1 и бланка ф. 11. На каждом проверенном переводе делается ясный оттиск контрольно-гербовой печати и осуществляется приписка его к реестру ф. 11. Из переводных бланков формируется постпакет, который вместе с реестром ф. 11 доставляется в узел связи (почтамт).
Важнейшим отчетным документом предприятия приема является тетрадь ф.1 или операционный дневник кассового аппарата. По мере заполнения тетради подводятся постраничные итоги по переводным суммам и суммам оплаты за пересылку. Итоги фиксируются за каждый рабочий день и за месяц. В установленные отчетные сроки последовательно подобранные тетради ф. 1 подшиваются и направляются в узел связи (почтамт).
При оформлении телеграфного перевода отправитель заполняет бланк ф. 114 . На первых этапах последовательность действий оператора практически та же, что и при оформлении почтового перевода. Добавляется только операция простановки на бланке ф. 114 времени приема перевода. Далее работник связи в установленный контрольный срок обязан составить переводную телеграмму ф. 120, реквизиты которой фиксируются в контрольном журнале ф. 26, а номер записи наносится на обратную сторону телеграммы ф. 120 и бланка ф. 114. В установленные контрольные сроки переводные телеграммы передаются на телеграф под расписку в журнале ф. 26. При отсутствии в отделении связи телеграфа переводные телеграммы передаются на телеграф по телефону или нарочным под расписку в реестре ф. 11.
Бланки ф. 114 и переводные телеграммы перед отправкой подвергаются проверке в том же порядке, что и почтовые переводы.
В исходящем узле связи постпакеты с бланками ф. 112 и ф. 114 вскрываются, сличаются с данными в реестре ф. 11, проверяется правильность их оформления. Затем осуществляется сортировка по направлениям в соответствии с порядком, предусмотренном для заказной письменной корреспонденции, то есть, производится заделка в заказные постпакеты с припиской к реестру ф. 11 с последующей отправкой на внешний транспорт в страховых мешках.
В доставочном отделении связи входящие переводы сличаются с реестром ф. 11 (рис.3.3.2), штемпелюются и поступают на сортировку, где разделяются на почтовые и телеграфные, а также по следующим категориям: с оплатой наличными в отделении связи; с доставкой на дом; с оплатой по перечислению через финансовые органы. После приписки к реестру ф. 11 переводы поступают на рабочее место, а извещения о поступлении переводов доставляются по месту жительства получателей.
Получатель, пришедший в отделение связи, предъявляет удостоверение личности, оформляет извещение и бланк перевода. После сличения данных, удостоверяющих личность адресата и суммы перевода, работником связи (оператором или почтальоном) производится выдача денежной суммы и талона об уплате перевода.
Каждый оплаченный перевод заносится в реестр ф. 11. Ежедневно производится детальный контроль оплаченных переводов. По истечении отчетного периода (как правило, две недели) осуществляется подведение итогов по реестрам ф. 11, которые затем брошюруются и вместе с заказными постпакетами бланков переводов в страховых мешках с припиской к накладной ф. 16 пересылаются в узел связи.
Входящие переводные телеграммы принимаются по телеграфу или телефону с оформлением на бланке ф. ТГ-115. После детального контроля данных и порядка оформления телеграмм в целях предотвращения двойной выплаты денег основные реквизиты переводных телеграмм заносятся в контрольный журнал ф. 20. На основание переводной телеграммы выписываются извещения ф. 22, а переводная телеграмма ф. ТГ-115 передается на рабочее место оператора. Оплата телеграфного перевода осуществляется тем же порядком, что и почтового.
Полученные в отделение связи бланки телеграфных переводов ф. 114 после сортировки сличаются с данными контрольного журнала ф. 20, где регистрировались переводные телеграммы. На данном этапе контроля могут быть выявлены следующие нарушения:
а) несоответствие сумм в телеграмме и телеграфном бланке;
б) неполучение переводной телеграммы;
в) неполучение телеграфного бланка ф. 114.
По обнаруженному факту нарушения производится служебное расследование путем передачи служебных телеграмм с целью локализации нарушений (обнаружения места нарушения и лиц, допустивших нарушение). По результатам расследования вышестоящими организациями накладываются соответствующие санкции, вплоть до возбуждения уголовных дел. При отсутствии состава преступления производится немедленная выплата получателю требуемой суммы денег.
По окончании отчетного периода в ОС оплаченные почтовые переводы, подобранные по дням оплаты, брошюруются в пачки. Упаковываются также реестры ф. 11 и тетради ф. 1. Списки ф. 103 на партионные переводы (от 5 до 50 переводов в партии), оплаченные в течение месяца, брошюруются в отдельную пачку. Вся эта документация заделывается в страховые мешки и пересылается в узел связи (рис. 2.14), где осуществляется контроль своевременности поступления и оплаты, переводов, а также проверка правильности оформления отчетности.
В узле связи, после проверки, отчетность отделений связи регистрируется в описи ф. 57, заделывается в страховые мешки (накладная ф. 16) и пересылается в центр контроля качества переводов (ЦККП) Сроки пересылки отчетности в ЦККП: не позднее 22-го числа текущего месяца (за первую половину месяца) и 10-го числа следующего месяца (за вторую половину месяца).
ЦККП осуществляет проверку правильности приема и оплаты каждого денежного перевода — квитовку переводов. Полученные в ЦККП документы по оплаченным переводам сортируются по месяцам приема и регионам и передаются на хранение в картотеки-накопители до поступления срока балансировки принятых переводов. Утвержденные ЦККП суммы принятых и оплаченных переводов за месяц сличают с данными взаимных расчетов, полученных из почтамтов, почтовых, телеграфных и телефонных структурных подразделений связи и узлов связи.
Процесс обработки денежных переводов связан с многократно повторяющимся контролем на всех этапах пересылки почтовых и телеграфных переводов. Объемы обрабатываемой информации на каждом очередном участке контроля (в узле связи, ЦККП) могут лавинообразно возрастать. Увеличивается также количество оперативной отчетной документации. Гарантированное обеспечение сохранности переводных сумм в первую очередь связано с ускорением операций, связанных с выявлением и устранением нарушений в процессе приема, обработки, пересылки и доставки переводов, а также своевременным принятием мер к нарушителям.
Существующий метод ручной обработки переводного документооборота не обеспечивает требуемой оперативности, а увеличение штата контролирующих служб представляется малоэффективным и создает дополнительные условия, способствующие росту числа ошибок и злоупотреблений. Следовательно, единственной альтернативной мерой является автоматизация системы оперативной обработки и контроля переводных операций на базе применения современных средств вычислительной и телекоммуникационной техники.