Составление и оформление номенклатуры дел.
Номенклатура дел (НД) организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Основными принципами построения номенклатуры являются:
-систематизация документов на основе классификатора вопросов деятельности учреждения, позволяющая документы по одному вопросу (теме) группировать вместе;
-единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;
-применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;
-стабильность, сохранение за номенклатурой функции учета документов.
НД составляется в каждой организации. НД составляются на дела всей организации (далее – сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.
Сводная НД составляется службой ДОУ на основе НД структурных подразделений. Сводная НД составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (далее – ЭК) или ЦЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.
После утверждения сводной НД из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.
НД структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), ЭК этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения.
При составлении НД используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные НД, НД за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.
В НД включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.
В НД не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания, указатели и другие вспомогательные документы.
Сводная НД дел составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). В бесструктурных организациях НД составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации).
Структурными элементами НД являются разделы, которые могут делиться на подразделы.
Независимо от принципа построения НД и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.
Сводная НД оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4.
Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:
- в графе 1 НД указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) НД и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела) (1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3). При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0» (01-01, 01-02; 02-01, 02-02, 02-03).
В сводной НД однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки (Приказы министра по основной деятельности. Копии).
Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в НД следующего года под тем же индексом.
В конце каждого раздела (подраздела) НД предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года;
- в графе 2 НД указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.
Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия. В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.
В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:
-указание автора документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица) (Приказы директора предприятия по основной деятельности);
-указание адресата или корреспондента документов (Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь о проведении юридической экспертизы нормативных правовых актов Республики Беларусь);
-географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела (Отчеты СШ Борисовского и Крупского районов Минской области об учебно-воспитательной работе);
-даты (период), к которым относится содержание документов дела (Отчеты государственных архивов о комплектовании документами личного происхождения в 2001 – 2006 гг.);
-указание на копийность документов, включенных в дело (Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии).
Термин «Документы» используется в заголовке:
-при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело (Документы о строительстве спортивного комплекса (финансовый отчет, сметы, справки и др.));
-при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов (Документы к протоколам заседаний коллегии министерства за 2007 год.).
Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения (Дело о рассмотрении жалобы Иванова И.И.).
Термин «Дело» употребляется в названиях личных, судебных, арбитражных дел.
В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка (Переписка с Министерством здравоохранения, государственным предприятием «Белфармация» о поставке лекарственных препаратов).
Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно (Переписка с исполнительными комитетами областей и г. Минска о распределении молодых специалистов).
Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются (Переписка о заключении договоров на поставку материалов и комплектующих).
В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы (Планы работы структурных подразделений предприятия на IV кв. 2007 г. ).
Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и т.д.).
В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.
Заголовки в разделах (подразделах) НД систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
-нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);
-учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);
-распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
-распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.)
-организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
протоколы;
-планы;
-отчеты;
-договоры;
-справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);
-переписка;
-учетно-регистрационные формы.
Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.
Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты – перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями – перед перепиской с иными организациями и т.д.
Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту;
- графа 3 НД заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком;
- в графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням типовых документов и (или) ведомственным перечням документов с указанием сроков хранения, иными актами законодательства Республики Беларусь, даются ссылки на соответствующие пункты и (или) статьи перечней.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций);
- в графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, и др.
В конце сводной НД перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.
По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной НД составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Итоговые записи к НД структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации).
Сводные НД организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах. Сводные НД иных организаций составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй - передается в архив организации в качестве учетного документа, третий – в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования. Ежегодный экземпляр НД является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры канцелярии (секретариата).
Сводные НД организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими архивами один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.
Сводные НД иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.