Составление и оформление протоколов
Один из распространенных организационно-распорядительных документов – протокол.
Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.
В заголовок протокола входит указание совещания, собрания, название коллегиального органа, обсуждаемый вопрос (если он один), например: «заседания Технического совета объединения».
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После заголовка протокола указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания.
В протоколах заседания постоянно действующего органа фамилии и инициалы его членов пишутся в алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывается их общее количество, а в скобках – «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается».
Когда в заседании участвуют представители других организаций, их инициалы и фамилии перечисляются в алфавитном порядке с указанием должности и наименования организации.
Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу, если приглашенных более 10 человек, о чем в протоколе делается специальная отметка.
На расширенных заседаниях и собраниях участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно, например: «Присутствовали – 80 человек».
На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, указывается, сколько человек должно было присутствовать.
В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, названия докладов (отчетов, сообщений, информаций), наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже).
Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня, а каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика или выступающего (при необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности). Затем через тире с прописной буквы пишется краткая запись текста доклада, изложенная в первом лице (без «я», без слов «так сказать» и т.д.). При этом в тексте выступления каждую новую мысль целесообразно начинать с красной строки.
В том случае, когда текст доклада приложен к протоколу, вместо изложения его текста после тире с прописной буквы пишется: «Текст доклада прилагается».
В части «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения такая же. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в этот раздел (вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы).
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде постановления и решений, а в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, проводятся в жизнь приказами. Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он излагается с употреблением неопределенной формы глагола (возложить, поручить и т.д.) и строится по схеме: действие – исполнитель – срок.
Если постановление по какому-либо вопросу повестки дня содержит различные по характеру вопросы, оно делится на пункты (первой цифровой обозначается вопрос повестки дня, второй – порядковый номер постановляющей части). Текст постановления не делится на подпункты, если оно содержит однородный по характеру вопрос.
Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь.
Для некоторых разновидностей протоколов вводятся дополнительно такие реквизиты, как гриф утверждения, согласования.
Оформляется протокол на общем или специальном бланке формата А4.