Тема: Нормативна база діловодства. Впровадження в Україні міжнародних стандартів
Діловодні процеси мусять розроблятись і виконуватися відповідно до нормативної бази, сучасних законодавчих, нормативних та методичних розробок, які мають суттєве значення для ефективності здійснення документаційного забезпечення управлінської діяльності. Нормативну базу можна умовно розділити на кілька груп.
Першу групу правових актів нормативної бази становлять закони, які призначені регламентувати загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема.
На час виходу посібника очікуваного Закону «Про діловодство (справочинство)» згідно з Концепцією його проекту, схваленою розпорядженням Кабінету Міністрів України від 26 липня 2006 року №426, не має (термін його подання на розгляд Кабінету Міністрів України закінчився 1 грудня 2006 року).
У проекті вищезгаданого закону (остання редакція від 10 березня 2007 року) передбачалося впровадження чітких правових засад побудови діловодства в державі з метою визначення єдиних норм створення управлінської документації і роботи зі службовими документами, що зафіксовані на папері, кіно-, відео- і фотоплівці, електронних та інших носіях. Планувалося встановлення відповідальності за порушення чинного законодавства з метою запобігання втраті і несанкціонованому знищенню службових документів на підприємствах, установах і в організаціях незалежно від форми власності та організаційно-правових форм, врегулювання мовних питань у справочинстві.
Відсутність законодавчого урегулювання в державі цих питань продовжує призводити до безсистемного розроблення проектів нормативно-правових актів, безконтрольності в побудові діловодства, умисного псування, знищення, підроблення, приховання і незаконної передачі службових документів.
Певне відношення до питань ведення поточного діловодства має Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року №381 з унесеними змінами і доповненнями згідно із Законом «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 13 грудня 2001 року №2888-11 та Законом від 22 грудня 2006 року №534-У, в якому справочинство разом з архівною справою становлять єдину сферу практичної діяльності з документами. Зазначені нормативні акти стосуються загальних напрямів побудові справочинства та роботи з документами, що відносяться до Національного архівного фонду та спеціалізованих архівних установ.
Питання створення і роботи з кадровими документами ч астково розглянуті в Кодексі законів про працю України, фінансово-господарськими — в Господарському кодексі, правовими — в Цивільному кодексі, бухгалтерськими — в законах України про бухгалтерський облік тощо. Документування звернень громадян та організування роботи з цими документами деталізовані в Законі України «Про звернення громадян» від 2 жовтня 1996 року №393/96 —ВР.
Порядок роботи з конфіденційними документами, що становлять державну таємницю, розглянуто в Законі України «Про державну таємницю» від 2 жовтня 1996 року №393/96 — ВР.
Особливості роботи з електронними документами розкриваються в Законах України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» та ін. Зазначені нормативні документи та перспективні розробки зафіксовані у відповідних державних програмах впровадження електронних документів, електронного документообігу, електронного цифрового підпису, стимулювання підприємств, установ і організацій, які впроваджують електронний документообіг».
Другу групу правових актів нормативної бази становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер.
Це насамперед:«Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17жовтня 1997 р. №1153 [29]. Вона регламентує порядок роботи із документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення цієї інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру. Застосовуючи наведену інструкцію, необхідно враховувати, що, зазвичай, вона діє для центральних органів виконавчої влади. Іншим суб'єктам господарювання необхідно підготувати на основі зазначеної постанови КМУ власну інструкцію з діловодства і ввести її в дію наказом по своїй установі.
«Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань таінших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію що є власністю держави», що затверджена Постановою КМУ від 27 листопада 1998 року№1893[36]. Зазначену постанову необхідно брати за основу у випадку, якщо в установінаявна інформація, що становить власність держави й корисна при розробці в організаціївнутрішньої системи захисту інформації з обмеженим доступом.
♦ «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевогосамоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно відформвласності, в засобах масової інформації», яка затверджена Постановою Кабінету Міністрів Українивід14квітня 1997 р. № 348. Вимоги цієї інструкції є обов'язковими для роботи зі зверненнямигромадяннавіть у тому випадку, якщо в установі взагалі не встановлена загальна система ведення діловодства.Сьогодні діє майже два десятки уніфікованих систем документації, що також відносяться до цієї групи. Ценасамперед державні стандарти, які визначають вимоги до складання документів, вимоги до побудовиформулярів-зразків, систем організаційно-розпорядчої документації, вимоги до її оформлення за певнимисхемами класифікації документної інформації тощо.
Застосування стандартів веде до одноманітності створення документів і є необхідною умовою автоматизації роботи з ними та розуміння їх змісту. Сюди необхідно віднести діючі стандарти щодо дотримання принципів визначення формату, розмірів берегів, розміщення реквізитів, правил оформлення і нумерації сторінок, поділу та нумерації тексту, прийомів виділення окремих його частин і т. і.
Так, назви та позначення уніфікованих форм документів, що входять до класу уніфікованих систем документації (УСД), можна знайти в Державному класифікаторі управлінської документації ДК 010-98.
Загальні вимоги щодо оформлення документів містяться у випущеному Держстандартом ДСТУ 3843-99 «Державна уніфіїсована система документації. Основні положення». У цьому документі визначено загальні положення щодо уніфікації управлінської документації та правила розроблення, узгодження, затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документів (УФД) у складі Державної уніфікованої системи документації (ДУСТ).
З 1 вересня 2003 р. наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики введено Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфіїсована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» Колективом УНДІАСД підготовлені відповідні «Настанови щодо застосування ДСТУ 4163-2003, які конкретизують та пояснюють його вимоги. Оскільки зазначений стандарт містить нові, раціональні підходи до змісту й оформлення організаційно-розпорядчих документів (ОРД), то безперечно, як зазначив професор С. Г. Кулешов, потрібно переробити «Примірну інструкцію...» і внести до неї відповідні зміни.
Завершено роботу з удосконалення ДСТУ 2732—94. В новій редакції це— ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять», який за наказом Держкомстан-дарту набрав силу в червні 2005 р.
Зважаючи на наявність у країні певної кількості посібників з різними рекомендаціями щодо їх застосування, планується випустити збірник нових форм організаційно-розпорядчої документації.
Третю групу нормативної бази складають різноманітні типові та примірні положення, правила та інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, які розроблені на основі вищезазначеної «Примірної інструкції...» та «Інструкціїз діловодства за зверненнями громадян...». Це нормативні акти, що регламентують ведення спеціального діловодства.
Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило «Правила ведення нотаріального діловодства», впроваджено також «Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби», «Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції».
Закон України «Про судоустрій» регламентує ведення діловодства в судах , накази Держкомархіву регламентують питання роботи з документами в органах державної влади та місцевого самоврядування, інших установах, організаціях і на підприємствах .
Постановою Правління Національного банку України від 12 вересня 2006 року №357, затверджене Положення про порядок формування, зберігання та знищення електронних архівів у Національному банку України і банках України. Затвердженим Положенням визначені загальні правила формування, обліку, використання і нищення електронних архівів (документів), створених у центральному апараті, структурних підрозділах, територіальних управліннях, навчальних закладах НБУ та банках України, їх філіях, представництвах і відділеннях.