Искусство строить отношения с сотрудниками. Имидж и авторитет менеджера
Искусство строить взаимоотношения с деловыми партнерами, сотрудниками – важная составная часть многогранной деятельности менеджера. Одно из ведущих мест здесь принадлежит способности влиять на людей.
Одежда и внешний вид. Менеджерам уместно вспомнить русскую пословицу: «Встречают по одежке – провожают по уму».
Осанка. Примером хорошей осанки является положение фигуры человека, который не прячет голову в плечи, смотрит в глаза собеседнику.
Поведение. Уверенный в себе менеджер обычно говорит ясно и убедительно. Он знает, чего хочет, его действия по достижению поставленной цели четки.
Улучшение личных взаимоотношений. Основные пути установления хороших личных отношений: признание (необходимо обратить внимание на человека); установление индивидуальности (каждый человек индивидуален); заинтересованность (высказать интерес к человеку); выражение взглядов (раскрытие мыслей и чувств); оказание поддержки (готовность подбодрить).
Вознаграждение. Есть два типа менеджеров: один находит положительное в работе сотрудников и отмечает это; другой ищет негативное (ошибки) у подчиненных и наказывает их. Первый метод позволяет добиться лучших результатов.
Умение давать указания подчиненным. Различают следующие подходы:
· Неопределенные указания – результат, как правило, отрицательный;
· Уговоры (обращение к логике развития событий, личной или общей заинтересованности) – результат может быть положительным, если сотрудник разделяет убеждения;
· Угрозы (основаны на страхе) – может возникнуть чувство обиды, в результате кто-то проиграет, дело пострадает;
· Просьбы – результат положительный, если между менеджером и сотрудниками добрые отношения;
· Представление сотруднику тех или иных преимуществ за более напряженную работу – результат положительный, если обещания соблюдаются;
· Требование (сочетает уважение к сотруднику и соблюдение субординации), четкие указания (скорее формальный подход) – результат может вызвать обиду, но задача, как правило, бывает решена.
Одно из важнейших качеств менеджера – этичность. Этика (от лат. еthika – обычай, характер) – это система норм, мораль нравственного поведения человека.
Для менеджера, который стремится к укреплению деловых отношений с партнерами, важно не только их знать, но также использовать для создания и укрепления собственного позитивного имиджа в глазах окружающих.
Имидж – это собирательный образ (совокупность впечатлений), складывающийся в сознании людей и связанный с конкретными представлениями. Можно говорить об имидже человека, предприятия, продукции, страны и т.д.
Имидж менеджера – образ (ореол), устойчивое представление об отличительных или исключительных его характеристиках, придающих ему особое своеобразие и выделяющих его из ряда других руководителей.
Созданию и поддержанию достойного имиджа, являющегося важной частью деятельности менеджера, способствует соблюдение основанных на этике следующих правил служебных отношений:
· Если вы хотите критиковать сотрудника, то вначале отметьте положительные стороны его работы;
· Не говорите с людьми в приказном тоне;
· Уважайте мнение других;
· Лучшим способом добиться оптимального результата в спорной ситуации является уклонение от спора;
· Если вы в чем-то неправы, то открыто в этом признайтесь.
Менеджеру в общении с людьми рекомендуется: больше опираться на самостоятельных людей; чаще просить, чем приказывать; благодарить, но не взыскивать; не преследовать за критику; уметь терпеливо слушать.
Авторитет – залуженное доверие, которым пользуется руководитель у подчиненных, вышестоящего руководства и коллег по работе. Это признание личности, оценка коллективом соответствия субъективных качеств менеджера объективным требованиям. Авторитет следует рассматривать как систему отношений, ценностей и результата работы.
Авторитет руководителя, связанный с выполнением его основных функций согласно занимаемой должности, должен подкрепляться личным примером и высокими моральными качествами. В этом смысле следует различать два источника (статуса) авторитета:
- официальный, определяемый занимаемой должностью (должностной статус);
- реальный авторитет – фактическое влияние, реальное доверие и уважение (субъективный статус).
Вопросы для закрепления:
1. Что такое «этика»?
2. Для чего менеджеру необходимо следить за своим внешним видом?
3. Дайте определение понятию «имидж».
4. Что такое авторитет менеджера?
Тест.
Укажите один верный вариант ответа:
1. Этика с латинского языка переводится как:
а) обычай
б) норма
в) формальность
г) система
2. Имидж – это…
а) образ, устойчивое представление об отличительных или исключительных его характеристиках
б) собирательный образ, складывающийся в сознании людей и связанный с конкретными представлениями
в) отражение качеств, заслуги за отличное выполнение работ
г) залуженное доверие, которым пользуется руководитель у подчиненных, вышестоящего руководства и коллег по работе
3. Имидж менеджера – это…
а) образ, устойчивое представление об отличительных или исключительных его характеристиках
б) собирательный образ, складывающийся в сознании людей и связанный с конкретными представлениями
в) отражение качеств, заслуги за отличное выполнение работ
г) залуженное доверие, которым пользуется руководитель у подчиненных, вышестоящего руководства и коллег по работе
4. Авторитет – это…
а) образ, устойчивое представление об отличительных или исключительных его характеристиках
б) собирательный образ, складывающийся в сознании людей и связанный с конкретными представлениями
в) отражение качеств, заслуги за отличное выполнение работ
г) залуженное доверие, которым пользуется руководитель у подчиненных, вышестоящего руководства и коллег по работе
43.Самоменеджмент: понятие, характеристика. Организация личной работы
Самоменеджмент руководителя – или организация личной работы, представляет собой целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике.
Его цели – оптимальное использование времени и своих возможностей, сознательное управление течением жизни и преодоление внешних обстоятельств.
Ежедневно менеджер выполняет различные функции, этот процесс можно представить как круг самоменеджмента (приложение № 11).
Постановка целей. Определить личный потенциал, возможности; перечислить свои слабые стороны и подумать, как избавиться от них. Уяснить, с чем необходимо считаться в ближайшие годы. Например, состав ближайшего окружения (партнеры, родители) или возраст. Провести анализ «цель–средство», в ходе которого необходимые для достижения целей ресурсы (личные, финансовые, временные) сравнить с реальной ситуацией. Сформулировать конкретные реальные цели с указанием сроков (личные и профессиональные).
Планирование личного времени. В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:
· Долгосрочный (3-5 лет);
· Среднесрочный (1-3 года);
· Текущий (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной)
Правила планирования личного времени.
а) Охватить планом лишь 60 процентов рабочего дня, оставляя 20 процентов на непредвиденные проблемы и 20 процентов - на творческую деятельность, повышение квалификации.
б) Всегда доводить до конца начатое дело.
в) Планировать такой объем задач, с которым можно справиться.
г) Обеспечить гибкость планов.
д) Фиксировать в планах не только действия, но и ожидаемые результаты.
е) Устанавливать точные сроки и временные нормы для выполнения дел.
ж) Избегать тирании срочных дел (самое срочное дело не всегда бывает самым важным).
з) Планировать использование личного времени.
и) Согласовывать свои планы с коллегами.
Реализация менеджером разработанных планов, организация его трудового процесса предполагает установление приоритетов в выполнении дел. По значимости все дела делятся на 3 группы:
· Важнейшие дела (категория А) – составляют около 15 процентов от общего числа дел, а их значимость около – 65 процентов.
· Менее важные дела (категория Б) – около 20 процентов от их общего числа, их значимость - 20 процентов общей значимости дел.
· Несущественные дела (категория В) – 65 процентов от их общего числа, но их значимость – лишь около 15 процентов.
Целесообразно дела категории А менеджеру выполнять самому; Б – частично делегировать подчиненным; В – преимущественно делегировать.
Следует также учитывать изменение работоспособности человека в течение дня. В связи с этим целесообразно дела категории А выполнять в часы наивысшей трудоспособности - в первой половине дня, дела категории Б – во второй половине, категории В – в самом начале и в конце рабочего дня.
Важным связующим звеном между другими функциями самоменеджмента являются информация и коммуникация – ключевые моменты процесса управления.
Важное место в деятельности менеджеров занимают совещания и конференции. Они должны проводиться, когда возникает необходимость в обмене информацией, анализе ситуации, принятии решений. Эти вопросы решать коллективно эффективнее, но затраты времени и средств выше. При организации совещания необходимо определить его цели, повестку, участников, время и место проведения. Заранее разослать приглашение с указанием повестки. Совещание следует начинать в точно назначенное время. Вначале согласовать с участниками повестку, регламент, порядок принятия решений. Во время совещания следует контролировать, как достигаются цели, анализировать проблему, выдвигать альтернативные решения, искать пути решений, информировать участников и координировать их деятельность. В конце заседания следует повторить принятые решения, подвести итоги и пояснить, что, кем, и к какому времени должно быть выполнено. Раздать всем участникам краткий протокол с наиболее важными результатами. Завершить совещание на позитивной ноте и желательно в назначенное время.
Необходимо также проводить регулярные краткие оперативные совещания, чтобы прояснить возникающие проблемы.
Важное значение имеет управление потоками посетителей, что требует, в частности, отгородиться от ненужных и незаявленных посетителей. Для этого рекомендуется: поручить секретарю согласование и соблюдение сроков посещений; использовать письменный стол секретаря как своего рода барьер; установить приемные часы; принимать посетителей стоя и определять во время приветствия необходимость посещения. Если беседа затянулась, а посетитель не желает ее завершать, целесообразно высказать обобщающий вывод и закончить беседу; посмотреть на наручные часы; встать и проводить посетителя к двери; договориться с секретарем, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем деле.
Телефонные разговоры. Они могут, как экономить время и деньги, так и поглощать их, что зависит от рационального использования телефона. Для защиты от ненужных звонков следует: проинформировать потенциальных абонентов, когда им желательно звонить; избегать таких фраз: «Позвоните мне как-нибудь»; пропускать все звонки через секретаря; значительно экономят время телефонные блоки. Для этого следует выбрать 1-2 временных промежутка, когда можно «отработать» телефонные разговоры все вместе или сериями, предварительно подготовившись к ним.
Немаловажное значение имеет рациональное ведение корреспонденции – это требует, чтобы к менеджеру поступала корреспонденция, имеющая для него значение, не содержащая рутины (Работа с документами). Служебные контакты и беседы, собрания и совещания.
Самоконтроль – последняя функция, благодаря которому определяется, выполнены ли запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Он подразделяется на контроль процесса (промежуточный) и контроль результатов (конечный). Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Менеджеру необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.
Руководитель будет эффективным, если умеет правильно организовать свою работу. Это предполагает решение проблемы оптимального использования рабочего времени. Значительный эффект дает использование метода «Альпы», он прост и требует не более 10 минут для составления – ежедневного плана.
Основные правила и сущность метода «Альпы».
1. План дня должен быть в письменном виде:
· Если он в голове, то легко что-то забыть, отклонить в лавине дел;
· Нарисовав план на бумаге – разгружаете память;
· Зафиксированный на бумаге план, имеет эффект самомотивации действий, активность становится более целенаправленной и ориентированной на программу дня.
2. Письменная программа дня поможет «не терять» несделанные дела (переносить их на завтра). Плюс – ты видишь потребность во времени, резервы твоего времени и все «помехи» делу.
3. План дня двигает к автоматической, не требующей дополнительных усилий, рационализации труда (ты сознательно противодействуешь внутренним и внешним «помехам»; тебя не отвлекают лишние телефонные разговоры и другие внеплановые дела).
4. В конце дня задай себе вопрос: «Что сделано? Почему так мало?» Причина – не ориентировался на цели дня и лавина случайных дел захлестнула.
5. План дня должен содержать лишь то, что ты хочешь, должен, можешь сделать в этот день. И цели должны быть реальные и достижимые для тебя. На них надо сконцентрировать и мобилизовать силы.
Метод «Альпы» включает 5 стадий:
1. Составление заданий (задач дня).
2. Оценка длительности дел.
3. Резервирование времени.
4. Принятие решения по приоритетам, сокращениям и перепоручению дел.
5. Контроль и перенос не сделанного.
Вопросы для закрепления:
1. Что означает термин «Самоменеджмент руководителя»?
2.Какая функция находится в центре круга самоменеджмента и почему?
3. Для чего менеджеру необходимо планировать личное время?
4. Охарактеризуйте функции самоменеджмента.
5. Охарактеризуйте метод «Альпы».
Тест.
Укажите один верный вариант ответа:
1. Самоменеджмент руководителя – это:
а) Взаимосвязь функций управления
б) Организация личной работы
в) Организация мотивации работников
г) Все вышеперечисленные варианты
2. Планирование сроком на 3 – 5 лет называют:
а) Текущим
б) Среднесрочным
в) Долгосрочным
3. Сколько процентов рабочего дня следует охватывать планом:
а) 40
б) 50
в) 60
г) 90
4. Какая функция в круге самоменеджмента находится в центре:
а) Самоконтроль
б) Определение приоритетов
в) Планирование
г) Коммуникации
44. Стили управления, их характеристика. «Решётка менеджмента»: понятие, содержание
Стиль руководства – это манера поведения руководителя по отношению к подчинённым, чтобы оказать на них влияние и побудить к достижению целей организации.
1. Автократичный (авторитарный) стиль – централизация власти в руках одного руководителя; ставка на администрирование и ограниченные контакты с подчинёнными. Автократ единолично принимает или отменяет решения, не даёт возможности подчинённым проявить инициативу, категоричен, часто резок с людьми. Всегда приказывает, распоряжается, наставляет, но никогда не просит. Новое воспринимается с осторожностью, в работе практически пользуется одними и теми же методами. При первом благоприятном случае старается избавиться от сильных работников и талантливых людей. По его мнению, лучшим работником является тот, кто умеет понимать мысли начальника. В такой атмосфере процветают сплетни, интриги и доносы.
Достоинства стиля:
· обеспечивает чёткость и оперативность управления;
· создаёт видимое единство управленческих действий для достижения поставленных целей;
· минимизирует время принятия решений, в малых организациях обеспечивает быструю реакцию на изменение внешних условий;
· не требует особых материальных затрат;
· в «молодых», недавно созданных фирмах, позволяет быстрее и успешнее справиться с трудностями становления.
Очевидные недостатки стиля.
· подавление (неиспользование) инициативы, творческого потенциала исполнителей;
· отсутствие действенных стимулов труда;
· громоздкая система контроля;
· в крупных фирмах – обюрокрачивание аппарата управления;
· невысокая удовлетворённость исполнителей своим трудом;
· высокая зависимость группы от постоянного прессинга руководителя.
Преодолеть эти недостатки позволяют экономические и социально – психологические методы управления, свойственные демократическому стилю.
2. Демократический стиль - характеризуется разделением власти и участием работников в управлении, при этом ответственность не концентрируется, а распределяется в соответствии с переданными полномочиями. Инструкции – в форме предложений, речь не сухая – а товарищеский тон, похвала и порицание – с учётом мнения коллектива. Распоряжения и запреты проводятся на основе дискуссий. При осуществлении контроля демократ обращает внимание на конечный результат. Такая обстановка создаёт условия для самовыражения подчинённых, у них развивается самостоятельность – это способствует восприятию достижения целей организации, как своих собственных. Этот стиль основан в первую очередь на инициативе коллектива, а не руководителя. Взаимодействие руководителя и подчинённых основано на сотрудничестве.
Демократический стиль позволяет:
· стимулировать проявление инициативы, раскрывать творческий потенциал исполнителей;
· успешнее решать инновационные, нестандартные задачи;
· эффективнее использовать материально – договорные стимулы труда;
· включать психологические механизмы трудовой мотивации;
· повысить удовлетворённость исполнителей своим трудом;
· создать благоприятный климат в коллективе.
3. Либеральный стиль - отличается полной свободой коллективных и индивидуальных решений сотрудников при минимальном участии руководителя. Этот стиль предполагает склонность к излишней терпимости, снисходительности, нетребовательности. Менеджер либерал обычно предпринимает решительные действия только по указаниям вышестоящего руководства и стремится уклониться от ответственности за полученные неудовлетворительные результаты. В стремлении приобрести и укрепить авторитет он способен предоставить подчинённым различного рода льготы, выплачивать незаслуженные премии. Во взаимоотношениях с подчинёнными корректен и вежлив, положительно реагирует на критику, не любит контролировать их работу, не может отказать работнику, не чувствуя себя виноватым. Его больше волнует, что о нём думают сотрудники. Либералы непринципиальны, под влиянием разных людей и обстоятельств могут менять решение по одному и тому же вопросу. Он может сам выполнить работу за нерадивого подчинённого, т.к. не любит увольнять плохих работников. Главное для него – поддержание хороших отношений с подчинёнными, а не результат работы. Арсенал средств воздействия на коллектив – просьбы, уговоры. При кризисных ситуациях, когда требуются энергичные действия всей команды – хорошие личные отношения исчезнут, а деловых при таком стиле нет.
Каждому конкретному руководителю не может быть присущ только какой–либо один стиль. В зависимости от конкретной ситуации применяются различные стили в определённых ситуациях:
1) Автократичный – уместен при наличии двух условий:
а) того требует производственная ситуация;
б) персонал охотно и добровольно соглашается на авторитарные методы.
2) Демократический стиль применим не при всех условиях, как правило, срабатывает при следующих условиях:
а) при стабильном, устоявшемся коллективе;
б) при высокой квалификации работников;
в) при наличии активных, инициативных, нестандартно думающих работников, даже если их немного;
г) при неэкстремальных производственных условиях и др.
Эффективные руководители реагируют на ситуации гибко, то есть меняя стили. Самый эффективный стиль в подвижной внешней и внутренней среде – адаптивный – ориентированный на реальность.
Решётка менеджмента (характерные типы управленческого поведения):
Трудовая деятельность разворачивается в «силовом поле» между производством и человеком. Первая силовая линия (горизонтальная) определяет внимание руководителя к производству (ориентация на выполнение заданий любой ценой, невзирая на персонал).
Вторая вертикальная – определяет отношение руководителя к человеку (забота об условиях труда; учёт желаний и потребностей). Наличие противоречия между двумя «силовыми» линиями позволяет построить пространство и выделить пять характерных типов управленческого поведения.
Точка 1.1 соответствует поведению руководителя, определяемое как минимальное внимание к результатам производства и к человеку. Руководитель ни о чём не заботится, работая так, чтобы не быть уволенным (стиль чисто теоретический – имеет место в случаях, когда предприятие закрывается, руководитель уходит на пенсию, и подобное).
Точка 9.1 – стиль жёсткого администрирования (автократичный, авторитарный), для руководителя единственной целью является производственный результат. Во внимание не принимается ничего, что связано с работником (его потребности, самочувствие). Решения таким руководителем принимаются единолично. Характерные черты – ориентация на безоговорочную исполнительность, подавление инициативы, поиск виновных и другое. Стиль эффективен в условиях чрезвычайных обстоятельств (аварии, стихийного бедствия, банкротства и др.), на начальных стадиях развития производства.
Точка 5.5 – позиция «золотой середины» между методами «жёстких» и «мягких» управленцев. Менеджер во всём старается достичь компромисса, при котором достигаются средние результаты труда, не может быть резкого прорыва вперёд. В то же время этот стиль руководства способствует стабильности и бесконфликтности.
Точка 1.9 – либеральный (пассивный) стиль руководства. Основное внимание руководитель уделяет человеческим отношениям. Такой руководитель предоставляет подчиненным полную свободу, старается оберегать коллектив от разногласий, но при этом уходит от личного обсуждения причин конфликтов в надежде, что все уладится само собой. Атмосфера в коллективе почти семейная, под руководством такого руководителя удобно ничего не делать. Этот стиль может быть эффективным в коллективе с высокой мотивацией к работе, в творческих коллективах.
Точка 9.9 - демократический стиль управления (наиболее эффективный). Руководитель старается так построить работу своих подчинённых, чтобы они видели в ней возможность самореализации и подтверждения собственной значимости. Цели определяются совместно с сотрудниками, учитываются различные мнения о путях достижения целей.
(приложение № 12 «Решётка менеджмента»)
Вопросы для закрепления:
1. Что такое стиль руководства?
2. Какие достоинства и недостатки автократического стиля вы знаете?
3. Перечислите отличительные черты либерального стиля.
4. Основные характеристики демократического стиля?
5. Какие типы управленческого поведения вы знаете?
Тест.
Укажите один верный вариант ответа:
1. Манера поведения руководителя по отношению к подчинённым, чтобы оказать на них влияние и побудить к достижению целей организации – это…
а) лидерство
б) качества лидера
в) стиль руководства
г) способность управления
2. Какие три стиля руководства существует? (выберете один неверный вариант ответа):
а) авторитарный стиль
б) демократический стиль
в) либеральный стиль
г) коммунистический стиль
3. При каком стиле руководства присутствует централизация власти в руках одного руководителя; ставка на администрирование и ограниченные контакты с подчинёнными?
а) авторитарный стиль
б) демократический стиль
в) либеральный стиль
г) коммунистический стиль
4. Какой стиль руководства характеризуется разделением власти и участием работников в управлении?
а) авторитарный стиль
б) демократический стиль
в) либеральный стиль
г) коммунистический стиль
5. Эффективно ли использовать один и тот же стиль руководства постоянно?
а) да
б) нет