Довідково-інформаційної документації

Основні поняття: довiдково-iнформацiйнi документи, довідка, анотація, відгук, пояснювальна записка, доповідна записка, протокол (витяг з протоколу), телеграма (телефонограма).

Методичні рекомендації

Довідково-інформаційні документи– це документи, що відправляються з установ, організацій, закладів та направляються до них і містять інформацію про фактичний стан справ, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційної документації, не обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься у них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома. До довідково-інформаційних документів належать: довідка, службовий лист та його різновиди, протокол, службова, доповідна та пояснювальна записки, звіт, акт, зведення, повідомлення, заявка, план роботи, оголошення, запрошення, рецензія, відгук, службова телеграма та багато ін.

Довідка– це службовий документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя і діяльності окремих громадян та різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Найчастіше довідка видається на прохання працівника про перебування в займаній посаді. Довідка виконується на бланку установи формату А5, здебільшого з трафаретним текстом. Довідки можуть бути службові та особисті.

Службова довідкамає об'єктивно відображати фактичний стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. Цю довідку складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи.

Особисті довідкивидають зацікавленим установам чи громадянам. Вони підтверджують факт роботи чи навчання, обійману посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо. Ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, тому й використовують уніфіковані трафаретні бланки, в яких частину тексту віддруковано й позначено місця для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починається із зазначення в давальному відмінку звання, прізвища, імені по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту зазначають, куди буде подаватися довідка, що видається.

Реквізитидовідки:

— назва установи, що видає довідку,

— назва виду документа (довідка),

— дата видачі й номер (проставляють при підписанні),

— прізвище, ім'я по батькові особи, якій видається довідка,

— текст довідки,

— призначення довідки (куди подається),

— підпис службової особи,

— відбиток печатки, без якої довідка не має юридичної сили.

Довідки інформаційного характеру відображають індивіду­альні ситуації. їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін. Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформляють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, – на чистих аркушах паперу формату або А5 (залежно від обсягу тексту).

У довідці необхідно об'єктивно відображати стан справ, тому її скла

дання мають передувати ретельне збирання і перевірка повідомлень, зіставлення аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитись таблиці чи додатки тощо.

У деяких випадках довідку можуть підписувати особи, які склали її відповідають за викладені в ній факти.

Формуляр-зразок:

ДОВІДКА

Видана _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

про те, що вона (він) є студентом _ _ _ _ курсу юридичного факультету.

Видана для подання до _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Начальник відділу

По роботі з персоналом(підпис) ініціали, прізвище

АНОТАЦІЯ

Анотація –це коротка інформація про зміст підручник дослідження чи будь-якого іншого рукописного твору, в якій характеристика. Вони мають як інформаційний, так і рекомендаційний характер.

Анотація допомагає читачеві краще зрозуміти зміст підручника чи художньої літератури, інформує про праці, зазначені у рекламних матеріалах тощо.

АЛГОРИТМІЧНИЙ ПРИПИС

ДО АНОТУВАННЯ НАУКОВОГО ДЖЕРЕЛА

1. Ознайомтеся з вихідними даними наукового джерела (назва, жанр, автор, рік і місце видання, структура, обсяг).

2. Прочитайте текст, усвідомлюючи його загальний зміст.

3. З’ясуйте актуальність і адресат джерела.

4. Проаналізуйте структуру тексту, визначивши логічні частини.

5. Визначте головну інформацію основної частини тексту, відповівши на запитання:

- які проблеми висвітлюються;

- що констатує автор;

- як розв’язуються поставлені проблеми;

- яких висновків доходить автор.

6. Оформіть письмово текст анотації, використавши необхідні мовні кліше.

7. Здійсніть самоконтроль виконаної роботи.

Протокол– документ, у якому фіксується хід обговорення питання й ухвалення рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях із зазначенням місця, часу й мети, складу присутніх та змісту доповідей.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт. Залежно від повноти висвітлення ходу засідання чи наради протоколи бувають:

1. Стислі,де фіксуються лише ухвали. У них вказується порядок денний, прізвища доповідачів, тих, хто виступив у дебатах та прийняті рішення.

2. Повні,що містять виклад виступів і дають можливість скласти враження не тільки про характер зборів чи наради, а й про діяльність структури в цілому.

3. Стенографічні, де всі виступи записуються дослівно.

Реквізитипротоколу:

— назва структури, в якій складено документ;

— назва виду документа (протокол);

— порядковий номер протоколу;

— назва зборів, засідання, наради із зазначенням їх характеру (розширена нарада, загальні збори тощо);

— дата і місце проведення;

— кількісний склад учасників. Якщо їх багато, то слід вказати кількість при­сутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

— посада, ініціали, прізвище керівників зборів (голови, секретаря, членів президії);

— порядок денний, де питання записуються в називному відмінку;

— текст;

— перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

— підписи керівників зборів, засідання чи наради (голови і секретаря).

Вимоги до оформлення протоколу:

1. Протокол оформляють на загальному аркуші формату А4.

2. Датою протоколу є дата засідання.

3. Протоколи нумеруються у межах календарного року.

4. Заголовок містить такі відомості: вид наради (засідання, збори, нарада), назва колегіального органу та питання, які обговорюються).

5. Текст протоколу.

5.1. Вступна частина має постійну інформацію (голова зборів, секретар, були присутніми).

5.2. Прізвища членів колегіального органу та запрошених записуються в алфавітному порядку (окремо члени комісії, окремо — запрошені). їх друкують в один рядок через один інтервал. Прізвища запрошених слід вказувати, якщо їх кількість не перевищує 15. Інакше до протоколу додається список присутніх.

5.3. Вступ протоколу закінчується порядком денним. Після слів "ПОРЯДОК ДЕННИЙ" ставлять дві крапки і через два інтервали нижче друкують з абзацу порядкові номери питань.

5.4. Головна частина тексту протоколу складається згідно з пунктами порядку денного. Текст будується за схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

5.5. Слово СЛУХАЛИ друкують великими літерами, перед словом ставиться цифра, що відповідає питанню, після слова ставиться дві крапки. Ініціали, прізвище доповідача пишуться у родовому відмінку з нового рядка; після прізвища ставиться тире і з великої літери пишуть зміст доповіді у вигляді прямої мови.

5.6. Слово ВИСТУПИЛИ друкують великими літерами, після нього ставлять дві крапки, ініціали і прізвище пишуть у називному відмінку з абзацу, в дужках вказують посаду, потім ставиться тире і з малої літери друкують зміст доповіді.

5.7. Запитання доповідачу і відповіді входять до розділу ВИСТУПИЛИ й оформляються так само.

5.8. Слово УХВАЛИЛИ друкують великими літерами через два інтервали нижче попереднього тексту.

Формуляр-зразок протоколу:

НАЗВА УСТАНОВИ (ЗАКЛАДУ)

ПРОТОКОЛ № 8

оперативної наради керівництва ______РУ ГУ МВС України в м. Києві

12.09.2009 м. Київ

Голова зборів: Шульга С.В.

Секретар: Харченко Т.М.

Присутні:оперативні працівники Управління ____ у складі 15 осіб.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Про хід виконання планових завдань на друге півріччя 2009 року.

2. Різне.

СЛУХАЛИ:інформацію Музики П.М. про хід виконання планових завдань на друге півріччя 2009 року.

ВИСТУПИЛИ:(хто, з приводу чого)

УХВАЛИЛИ:

1. Інформацію взяти до відома.

2. Начальникам відділів забезпечити в повному обсязі виконання планових завдань.

3. Начальникові відділу Мормілю Т.В. організувати роботу насамперед щодо .... До 01.12.2006 з урахуванням пропозицій і зауважень, внесених під час обговорення, доопрацювати окреме рішення з даного питання і доповісти начальникові Управління Павлову П.М.

• ⇐ Назад
• 12
• 13
• 14
• 15
• 16
• 17
• 18
• 19
• 202122
• 23
• 24
• 25
• 26
• 27
• Далее ⇒