Секретар(підпис) Т.М. Харченко

Доповідна записка– це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, певні події, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора, про виконання окремих завдань, службових доручень тощо.

Доповідна записка може бути складена як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини:

— перша – констатуюча, де наводяться факти або описується ситуація,

— друга – викладення пропозицій чи прохань.

У роботі правоохоронних органів доповідною запискою є рапорт, яким інформують керівника про хід роботи.

Доповідні записки поділяють на внутрішні та зовнішні.

Внутрішнідоповідні записки подаються керівникові структурного підрозділу чи установи оформлені на чистому аркуші паперу від руки, зовнішні - виходять за межі структури й оформляються на загальних чи спеціальних бланках формату А4 з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Внутрішню доповідну записку підписує автор, зовнішню – керівник установи.

Реквізити зовнішньої доповідної записки: посада, звання, прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка, назва документа (доповідна записка),текст, посада, звання, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис, дата складання.

Службовий лист –це узагальнена назва різнотипних за змістом документів, що служать засобом спілкування між установами, закладами, організаціями та приватними особами і надсилаються поштою.

Службовий (діловий) лист – один з найважливіших каналів зв'язку підприємства, організації, установи, закладу із зовнішнім світом. Через листи ведуться переговори, з'ясовуються відносини між структурами, супроводжуються матеріальні цінності в дорозі тощо.

Незважаючи на наявність сучасних форм зв'язку – телефон, телеграф, факс, обсяг листування в установах, організаціях, закладах надзвичайно великий.

Аналіз сучасного листування показує відсутність у багатьох управлінських працівників навичок складання листів. Неправильно оформлений лист утруднює роботу з ним.

Експерти вважають, що службовий лист повинен займати не більше сторінки. Важливо враховувати й те, що службовий документ — не матеріал для читання, а інформація, яка повинна спонукати до певних дій.

Відповідно до правової залежності офіційних листів їх мова і стиль повинні задовольняти ті самі вимоги, що і мова закону.

Залежно від типу листа і його змісту текст може бути як простим, так і складним, має викладатись від першої особи множини (просимо, надсилаємо, пропонуємо, повідомляємо, повертаємо тощо).

Текст листа має бути індивідуальним, простим, тобто висвітлювати одне питання і складатись із двох логічно пов'язаних між собою частин: у першій — наводиться опис фактів, подій, що були підставою для написання листа; у другій — викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення щодо змісту.

Текст розміщується з урахуванням берегів та абзаців, які поділяють частини тексту на окремо закінчену думку.

Складний лист містить вступ, основну частину і висновок.

У вступній частині дається обґрунтування питання: причина виникнення чи його коротка історія. Якщо приводом для створення листа був будь-який документ, робиться посилання на нього.

В основній частині викладається сутність питання, наводяться докази і вона має бути переконливою, щоб не виникло сумнівів щодо точності й обґрунтованості рішень, які пропонуються.

У висновку формулюється основна мета листа.

Лист, що оформляється на бланку формату А4, повинен містити заголовок до тексту, наприклад:

"Про програму боротьби зі злочинністю на території Залізничного району м. Києва у 2000 - 2005 роках",

"Про підвищення ефективності розкриття і розслідування злочинів",

"Про удосконалення системи виконання покарань",

"Про порушення дисциплінарного розслідування".

Якщо текст службового листа містить до 6 – 7 друкованих рядів, то заголовок не пишеться.

Службовий лист - один із засобів обміну інформацією й оперативне управління найрізноманітнішими процесами діяльності організації чи установи що виникають в управлінській діяльності: запит, відповідь, повідомлені уточнення, запрошення, з'ясування, нагадування, підтвердження, пропозиція прохання, вимога, заперечення тощо.

Головна мета службового листа — спонукати до дії, переконувати, доводи пояснювати тощо. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту.

До складання листів ставляться ті самі вимоги, що й до інших службових документів. Службове листування ведеться від імені установи, а не від імені посадової особи, яка підписала документ. Особистий момент у таких листах м бути зведений до мінімуму.

Службовий лист оформляється на спеціальному бланку установи — кутової чи поздовжньому (формат А4 чи А5 – див. нижче) з лицьового боку зазначенням необхідних реквізитів:

— назва й адреса організації-відправника листа;

— номер і дата листа;

— адресат (назва й адреса одержувача листа);

— посилання на дату й індекс вхідного документа (на лист-відповідь);

— заголовок до тексту;

— текст;

— перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

— підпис керівника;

— віза виконання (підпис на копію);

— прізвище виконавця, номер його телефону.

Службовий лист – єдиний документ, на якому не зазначається його назва.

Якщо лист складається як відповідь, то на бланку зазначається номер і дач листа, на який дається відповідь.

Якщо лист адресується більше, ніж чотирьом адресатам, то виконавче складається список розсилки.

Лист підписується керівником установи, його заступниками у межах і компетенції, а також керівниками самостійних структурних підрозділів.

Лист повинен мати відмітку про виконавця, яка проставляється в лівому нижньому куті листа, нижче підпису керівника.

До підписаного листа не дозволяється вносити ніяких виправлень чи додатків Датою листа є дата його підпису.

При складанні службових листів слід пам'ятати такі правила етикету:

Зразки бланків службових листів: (розміщення реквізитів поздовжні та кутові)

а) Інформаційний –це службовий лист, в якому адресант інформує адресата про будь-які факти, події, явища. Адресат може пропонувати свої послуги, повідомляти про хід будь-яких справ, виконання планів тощо. Мета такого листа полягає у своєчасному інформуванні установи, підприємства, організації чи зацікавленої особи про факт, що має місце. Інформаційний лист здебільшого підписує керівник установи або його заступник.

Зразок інформаційного листа: