Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации
Для более детального анализа, необходимо описать все исходящие документы, которые формируются в рамках программы автоматизации в компании ООО «Вектра-М». В рамках данной дипломной работы проводится автоматизация ввода и загрузки в базу данных, следующие входящие документы:
«Карточка товара».
Данный документ поступает из отдела продаж. Необходим для формирования товарных документов, таких как отчет «Описание товаров» и отчет «Номенклатура товаров». В данном документе содержится информация о товаре, такая как его описание, тип, подтип и свойства. Данный документ состоит из 30 строк, 600 символов и 3-х показателей. Поступает около 30 раз в месяц
«Характеристика товара».
Документ «Характеристика товара» поступает, также из отдела продаж. Необходим для формирования товарных документов, таких как отчет «Описание товаров» и отчет «Номенклатура товаров». В данном документе содержится информация о характеристике товара, его габариты, размеры, вес, показатели для транспортировки, которые нужны курьерскому отделу, показатели стоимости и прочее. Документ «Характеристика товара» состоит из 50 строк, 600 символов и 5-ти показателей. Поступает 30 раз в месяц
«Прайс-лист производителя».
Прайс лист производителя поступает из отдела продаж. Данный документ является консолидированной формой отчетности, в которой цены производителей приведены в единый формат. Данный документ необходим для формирования прайс листа компании ООО «Вектра-М», потому, что данные о ценах производителей участвуют в расчетах. В данном документе содержится информация о ценах и приблизительных объемах продаж поставщиков, а также указан их ассортимент, который тоже приведен к единому формату, для того, чтобы все эти массивы данных можно было сравнить и провести детальной анализ. Документ «Прайс-лист производителя», состоит из 50 строк, 100 символов и 10-ти показателей. Поступает 5 раз в месяц.
«Отчет о продажах».
Документ «Отчет о продажах», поступает из отдела продаж. Данный документ участвует в анализе продаж, в рамках которого производится формирование Плана продаж и проводится анализ продаж. В документе «Отчет о продажах» содержится информация о продажах за определенный расчётный период, указана сумма проданного товара, в количественном и денежном эквиваленте. Также в данном отчете указана сумма продаж по группам товаров. «Отчет о продажах», состоит из 50 строк, 600 символов и 10-ти показателей. Поступает 30 раз в месяц.
Отчет «Запасы товаров на складе».
Данный отчет поступает из склада и участвует в формировании заказа на покупку товара. В данном документе содержится информация о количестве товаров на складе, по группам. Данные представлены в штуках и коробках, а также в денежном выражении. Отчет «Запасы товаров на складе», состоит из 40 строк, 600 символов и 10-ти показателей. Поступает 30 раз в месяц.
Отчет «Промо-план».
Данный отчет поступает из отдела маркетинга, потому что именно этот отдел планирует промо акции. Данный отчет участвует в формировании План ана промо акции. В документе «Промо-план» содержится информация о предстоящих акциях, тип акции, процент скидки, описание акции, на основании тих данных и происходит вычисление дополнительных продаж, которые появляются от этого промо. Отчет «Промо-план», состоит из 70 строк, 600 символов и 5-ти показателей. Поступает 30 раз в месяц.
В данной работе производится автоматизация загрузки и ведения пяти справочников. Справочник «Товары».
Данный справочник представляет собой список товаров, перепродажа которых и происходит в компании ООО «Вектра-М», также в этом справочнике указывается код, тип, подтип и группа товара. В этот справочник добавляется или удаляется информация при обновлении ассортимента товаров, также каждый месяц информация верифицируется.
Справочник «Производители».
В данном справочнике указаны все производители, у которых производится закупка товаров. В данном справочнике указаны реквизиты поставщиков, их адреса, ИНН, КПП, номера. Данный справочник обновляется довольно редко, только в случае изменении базы поставщиков. В него добавляются элементы, когда руководство компании ООО «Вектра-М» решает расширить базу поставщиков или же из-за неопределенных несогласий перестать работать с одним из них.
Справочник «Клиенты»,
Данный справочник представляет собой список всех клиентов. В качестве клиентов выступают компании, которые покупают товар для розничной реализации. В справочнике «Клиенты», указаны реквизиты клиентов, их контакты и прочая информация. Данный справочник обновляется довольно часто, только в том случае, когда найден новый покупатель, данные из справочника «Клиенты» не удаляются, потому что даже если клиент не создает заказы в течении продолжительного времени, то все равно есть шанс, что он вернется и для того чтобы повторно не вбивать информацию, удаления не проводится. Обновление не проводится, потому, что база покупателей очень большая и для обновления данных необходимо связываться с ними, это очень долгий процесс, который не приносит соизмеримой пользы.
Справочник «Склады»,
В данном справочнике проводится учет складов, которые имеются у компании ООО «Вектра-М», а также которые данная компания арендует. В справочнике указаны свойства складов, их адреса, и параметры, а также объемы вместительности и то какие товары они могут принять. Данный справочник обновляется довольно редко, только или при заключении договора с новой компанией занимающейся сдачей в аренду складские помещения или при прекращении работы со складом.
Справочник «Промо акции»,
Данный справочник создан для ведения учета всех возможных промо акций, которые проводятся в компании ООО «Вектра-М». В нем указано описание промо, его тип, подтип, характер промо акции, скидка, а также эффект который он может оказать на увеличение продаж. Данный справочник обновляется довольно часто, каждый раз когда создается новая промо акция.