Характеристики документооборота
К количественным характеристикам специалисты относят параметры объема документооборота. Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые), а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
Достаточно объективные данные могут быть получены при соблюдении основного правила определения объема документооборота –однократности учета каждого документа.
Объем документооборота выражается дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Период, за который подсчитывается документооборот (месяц, квартал, год), устанавливает служба документационного обеспечения управления организации. По результатам подсчета составляются сводки данных об объеме документооборота, которые позволяют проводить анализ его состояния, тенденции изменений.
Помимо собственно объема документооборота (основного параметра), могут подсчитываться удельный вес групп документов в общем документопотоке, плотность документопотока, т. е. количество документов, проходящих через подразделение за единицу времени.
К временным характеристикам относят время полного цикла движения документов в организации; время их прохождения на каких-то определенных участках пути, стадиях управленческого процесса; скорость движения отдельных документов и т.п.
Регулярный (например, ежегодный) подсчет объема документооборота позволяет проводить сравнительный анализ роста или уменьшения количества документов в организации за определенные периоды времени, выявлять причины происходящих изменений и определять эффективные способы упорядочения работы с документацией.
Для получения полной и объективной картины состояния документооборота в организации помимо количественных характеристик документооборота необходимы сведения о структуре документной информации и направленности ее движения.
Необходимость постоянного совершенствования организации документооборота вызвана рядом причин. В числе основных можно назвать проблему постоянного роста объемов документации в сфере управления. Она характерна для учреждений всего мира, и наша страна не является исключением. Объективной причиной увеличения объемов документов является влияние научно-технического прогресса, и, как результат, усложнение процессов управления.
Производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв приводит к росту аппарата управления во всех развитых странах мира.
Однако существуют и субъективные причины роста объема документооборота. К ним можно отнести:
- увеличение количества проверяющих инстанций, т. е. бюрократизацию аппарата управления. Это приводит к созданию документов, которые не обусловлены деловой необходимостью;
- неквалифицированное документирование обязательно приведет к составлению дополнительных документов, разъясняющих и дополняющих ранее изданные;
- несвоевременное, некачественное выполнение заданий или срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, претензиями и т. д.
Документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объект:
По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки.
Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления, вертикальные – организации различных уровней, например руководящий орган управления и подчиненные ему учреждения и организации или центральный офис фирмы и ее представительства и филиалы.
Восходящие потоки – это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции (документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организации).Нисходящиепотоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческой системе выделяют:
- входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);
- исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);
- внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).
Технологическая цепочка движения и обработки документов состоит из ряда этапов:
- приема и первичной обработки;
- предварительного рассмотрения и распределения;
- регистрации документов;
- направления на исполнение и исполнения документов;
- оформления и удостоверения документов;
- отправки.
Каждый документопоток имеет свой порядок работы с документами.
Операции по приему документов обычно проводят централизованно. В крупных учреждениях и организациях прием документов осуществляется службой документационного обеспечения управления (экспедициями или специально выделенным сотрудником). В организациях и фирмах, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов проводятся секретарем.
Современные способы доставки документов разнообразны. Они могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером.
Предварительное рассмотрение документов проводится непосредственно после первичной обработки и значительно ускоряет их движение. Оно позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации. Эта работа проводится секретарем руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства.
После рассмотрения руководителем документы передаются на исполнение в соответствии с резолюцией. Формы исполнения могут быть различными.
Ряд документов содержит указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий и т. д.).
На поступившем документе исполнителем делается отметка о произведенных действиях.
Например:
«Проведены переговоры, 15.07.2003». Должность Подпись Инициалы, фамилия
Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников с реальным положением дел, например, с результатами решения каких-либо вопросов. Секретариат или канцелярия проводит ознакомление необходимого круга сотрудников с документом, на котором делается отметка.
Например:
«Принято к сведению» или
«Принято к руководству».
Должность Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе. Например, данные, содержащиеся в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет. Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного (исходящего) документа.
Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, заключается:
- в подготовке проекта документа;
- его оформлении и согласовании (визировании);
- удостоверении;
- регистрации;
- отправке из организации.
Исполнение документа начинается со сбора информации. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ ранее изданных документов и т. д. На этом этапе исполнитель нуждается в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов. После этого готовится проект будущего документа.
Проект документа проходит этап согласования с руководителями структурных подразделений и специалистами. Их согласие с содержанием документа выражается
визированием.
После получения на проекте документа всех виз документ передают на подпись руководителю вместе с приложениями к нему. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений.
После подписания исходящий документ передается в службу документационного обеспечения управления или секретарю для регистрации, затем на отправку.
Поступивший документ и копия отправленного документа с визами согласования подшиваются в дело.
На документе и в регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении.
Обработка и отправка отправляемых из организации документов осуществляется централизованно экспедицией, должностным лицом службы ДОУ или секретарем. Для отправки документы принимаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.
Работник службы делопроизводства проверяет правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества, экземпляров количеству адресатов, правильность адресования, соответствие даты подписания дате отправки. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.
Написание адреса на конверте должно соответствовать действующим Почтовым правилам.
Документы, поступившие на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
На этапах подготовки и оформления работа с внутренними документами организуется так же, как с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки, как и входящие письма, передаются на рассмотрение руководителю, который определяет характер дальнейших действий по этому документу. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Так, приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе или с юристом, приказы по личному составу готовятся кадровой службой с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа — специальным аппаратом, например, секретариатом коллегии или секретарем совета директоров.