ТИПОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ КОМПЛЕКСНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
В настоящее время на рынке программных продуктов выделяется ряд наиболее интересных систем. Рассмотрим преимущества и достоинства некоторых из них.
Система «Дело-96» предназначена в основном для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций, она обеспечивает:
- контроль всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам предприятия;
- единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационных карточек.
- занесение в память компьютера текстов резолюций;
- направление резолюций и документов по сети исполнителям;
- поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществления контроля исполнения документов с целью ведения справочно-аналитической работы;
- пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям;
- отслеживание документооборота организации, включая перемещения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об исполнении, согласование документов;
- контроль за своевременным исполнением поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку сроков исполнения документов;
- объединение и группировку зарегистрированных документов по различным признакам сходства;
- ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам для создания реестров рассылки документов;
- получение информационных и статистических материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
- хранение электронных документов;
- «отправления» документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и извлечения (при необходимости) их из дела.
Последующие версии этой системы поддерживает доступ к документам посредством Internet-технологии.
Система «LanDocs» предназначена для автоматизации документационных процессов управления в организациях. Существует она в двух вариантах:
1) как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей);
2) как открытый к развитию вариант, представляющий базовый набор моделей, специализированную библиотеку диалоговых элементов, технологию адаптации и поддержки. Она предполагает обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки.
Программный комплекс позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее документационные операции:
- регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием регистрационных карточек;
- сохранение документов, созданных разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, видеоизображений, звука;
- интегрированный вызов соответствующего приложения при открытии документа;
- рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку;
- контроль за прохождением и исполнением документов и поручений с помощью механизма контрольных карточек (все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов);
- поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов;
- поддержку нескольких версий одного документа;
- сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR);
- интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;
- архивирование документов;
- гибкую настройку на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда;
- ограничение прав доступа пользователей к документам и функциям системы.
Программно-технологический комплекс «Золушка-WIN» – электронная канцелярия, состоящая из трех функциональных компонент программных систем: «Решения и распоряжения», «Письма граждан» и «Служебная корреспонденция».
Система выполняет:
- регистрацию исходящей и входящей почты, а также сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу, повторных и вторичных документов;
- контроль исполнительской дисциплины во времени и по исполнителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их исполнения;
- подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;
- поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе контекстный поиск по содержанию (названию) документа;
- организацию доступа к электронным копиям документов.
Система управления документами «Евфрат» позволяет автоматизировать основные функции ДОУ на предприятиях и в организациях.
Среди них можно выделить:
регистрацию документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами;
контроль исполнения документов;
передачу документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.;
архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования;
поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;
пересылку документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.
В настоящее время фирмой разработаны и распространяются три версии системы:
«Евфрат» – персональный электронный архив собственных документов, содержащихся на рабочем месте пользователя; «Евфрат@.50НО» – система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе средствами электронной почты из сети Internet. Однако в этой системе не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности, отсутствует возможность контроля исполнения документов; «Евфрат 97» – система автоматизации на предприятиях и в организациях собственности.
Система «Office Media» также предназначена для автоматизации работы служб ДОУ. Она разработана на основе требований и принципов Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и обеспечивает следующие основные функции:
- регистрацию всех категорий документов, участвующих в документообороте организации;
- постановку на контроль документов и резолюций руководства организации;
- статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;
- автоматическую доставку электронных документов исполнителям;
- создание электронной библиотеки (архива) документов организации.
В состав системы «Optima Workflow Enterprise Edition» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различное серверное оборудование в корпоративной сети в зависимости от методов организации процессов документооборота и наличия рабочих мест пользователей. Внедрение системы в организации дает возможность:
- централизованного хранения документов в электронном виде;
- формализации процедур создания и обработки документов;
- единого управления и контроля за движением документов.
Система содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные средства криптографической защиты.
В системе «Документ-2000» организована поточная обработка документов. Весь документооборот организации подразделяется на три основных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы. Поступающие документы также делятся на потоки: должностным лицам, службам и подразделениям. Полностью автоматизирована работа с отправляемыми и внутренними документами.
Система позволяет выполнять следующие функции: разработку документов; подготовку проектов; отслеживание управленческих процессов рассмотрения (резолюция), ознакомления; выполнение и регистрацию документов; поддержку индивидуального маршрута движения документа; их поиск по определенным атрибутам; контроль прохождения; выдачу отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др.; разграничение прав доступа к документам, настройку, поддержку справочников, маршрутов обработки документов; поддержку экспедиции исходящих документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).
Созданные внутренние документы не регистрируются, а получают номер версии. Версия документа включает собственно текст, номер версии и маршрут согласования. Разрешено параллельное, последовательное и параллельно-последовательное согласование. Согласованные документы подписываются, а затем регистрируются.
Все документы продвигаются по определенным маршрутам – корпоративным или индивидуальным.
Система «БОСС-Референт» разработана на базе продукта Lotus Notes. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям ДОУ крупных организаций. Ее использование позволяет решать различные делопроизводственные задачи, в частности, следующие:
1. Учетную обработку всех видов документов. Обеспечивает хранение различной информации, проектирование форм для регистрации документов, учет и контроль за прохождением документов. При необходимости обеспечивает сохранение содержания документа и сканированных бумажных документов в отдельной базе данных.
2. Уникальность номера. Имеется возможность присвоения документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети.
3. Поддержка работы с текстом документа. В систему встроен собственный текстовый редактор, возможно включение в документы файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro, Excel и др.), а также в электронных таблицах и графических пакетах.
4. Связность документов. Документ может содержать неограниченное число ссылок на другие документы, в том числе и хранящиеся в других базах данных.
5. Распределенный документооборот. Обеспечивается в широких пределах: от отдельно взятого компьютера до систем с десятками серверов, с подключением нескольких сотен пользователей. При этом информация, необходимая для работы, распределяется между этими базами и периодически синхронизируется.
6. Ограничение доступа. Защита данных на всех уровнях сервера.
При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных. Система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредственного доступа к информации в сети Internet/WWW.
Многие системы ориентированы на западные традиции ведения делопроизводство, поэтому при выборе систем необходимо помнить о методических различиях в технологии организации процессов ДОУ и об ориентации программных продуктов на различные делопроизводственные технологии. Это необходимо учитывать, так как адаптация привлекательного для организации программного продукта может потребовать серьезных перемен в самой системе документационного обеспечения управления.
Так как традиции западного делопроизводства существенно отличаются от российских и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников, слепое копирование систем может привести к нарушению правил и норм ГСДОУ.
Технологические особенности западных делопроизводственных процессов можно выразить по следующим моментам:
- движение документов имеет преимущественно горизонтальный характер, когда документ попадает непосредственно к исполнителю, минуя руководство;
- отсутствие централизованного контроля;
- регистрация документов производится по месту их создания непосредственными исполнителями, при этом некоторые виды документов вообще не подлежат регистрации.
- специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, как правило, нет.
Программные системы этого направления в большинстве случаев ориентированы на использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев. Это предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.
Эти системы характеризуются активным вовлечением в процесс руководящего звена предприятия и явным стремлением к отказу от бумажных носителей информации. Традиционное российское делопроизводство с XVIII века имеет следующие особенности:
- вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;
- весь комплекс работ с документами фиксируется в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т. д.
- современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);
- единый порядок обработки документов осуществляют специализированные службы: управлений делами, секретариатов, канцелярий, экспедиций.
Основная проблема данной технологии – централизованное оперативное отслеживание движения документов. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.
Другая особенность – высокая степень стандартизации процессов делопроизводства и документооборота, когда основы технологии ДОУ закрепляются государственными нормативно-методическими документами.
Программные системы, реализующие российские технологии, ориентированы на государственные учреждения с сохранением всех традиций и норм делопроизводства, принятых в конкретных организациях. Такие системы обеспечивают сопровождение бумажного документооборота и снижают трудоемкость рутинных операций по обработке документов. Однако они способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления предназначены для постепенного перехода от бумажных технологий к безбумажным. К ним можно отнести системы «Дело-96» и «Золушка-WIN».
Приложения
Приложение №1
Реквизиты бланка
1. Государственный герб Российской Федерации
2. Герб субъекта Российской Федерации
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
4. Код организации по ОКПО
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
7. Код формы документа по ОКУД
8. Наименование организации
9. Справочные данные об организации
10. Наименование вида документа
11. Дата документа
12. Регистрационный номер документа
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14. Место составления или издания документа
15. Адресат
16. Гриф утверждения документа
17. Резолюция
18. Заголовок к тексту
19. Отметка о контроле
20. Текст документа
21. Отметка о наличии приложения
22. Подпись
23. Гриф согласования документа
24. Визы согласования документа
25. Оттиск печати
26. Отметка о заверении копии
27. Отметка об исполнителе
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29. Отметка о поступлении документа в организацию
30. Идентификатор электронной копии документа
Приложение №2
Бланк с продольным размещением реквизитов
Приложение №3
Бланк с угловым размещением реквизитов
Приложение №4
Общий бланк
