Маршрути електронних документів
З метою забезпечення вчасності й повноти обліку розпорядчі та виправдовуючи документи мають складатися і надходити в бухгалтерію у встановлені строки. Порушення документообігу і затримка документів на будь-якому етапі їхнього проходження призводить до відставання реєстрації господарських операцій в обліку, до зниження контролю за їх виконанням.
Розклад термінів складання, подання й опрацювання первинних документів, реєстрації облікових даних, проходження інших стадій облікового процесу прийнято називати графіком документообігу.
На кожному підприємстві розробляються правила документообігу, в яких встановлюється, якими бланками документів потрібно оформляти окремі господарські операції, хто з працівників підприємства і коли здійснює це оформлення. У правилах обробки документів також містяться вказівки, куди направляти складені документи, скільки примірників та в які строки, а також порядок передачі їх за належністю (поштою, кур'єром тощо). У правилах документообігу детально викладається порядок реєстрації документів в обліковому органі, окремі стадії їхньої обробки, порядок передачі використаних документів до архіву та порядок їх зберігання в архіві. У місцях здійснення господарських операцій розміщують заповнені зразки документів.
Основними принципами документообігу є прямоточність руху документації, паралельність і оперативність її обробки. Принцип прямоточності руху документації полягає в оперативному проходженні документів найкоротшим шляхом від місця їх виникнення або надходження до місць виконання чи відправки, причому зворотні переміщення документів мають виключатися або обмежуватися. Принцип паралельності полягає в одночасному виконанні різних робіт із документом. Принцип паралельності документообігу скорочує його тривалість, сприяє швидкому й правильному виконанню робіт. Оперативність — це швидкість обробки документів.
Документ у господарському житті підприємства є багатофункціональним. Його головне призначення — зафіксувати інформацію, щоб її можна було передати на відстань і використати. Тому перше завдання у сфері управлінської праці, для вирішення якого було використано персональний комп'ютер, — це створення документів, тобто фіксація інформації.
Створений документ треба передати адресату. При цьому комп'ютер стає засобом комунікації. Для передачі документів всередині підприємства створюються локальні мережі, появляються засоби передачі документів телефонними лініями зв'язку.
Якщо маршрут можна розглядати як рух реальних учасників процесу, то програми для документообігу визначають для цих учасників ролі, що виконуються на конкретних етапах процесу. Наприклад, бухгалтерія виписує видатковий касовий ордер, який рухається за маршрутом від касира до керівника, головного бухгалтера, працівника і, нарешті, назад — до касира.
Маршрут, за яким рухаються документи всередині підприємства в комп'ютерній системі документообігу, може бути кількох типів (рис. 7.3).
Рис. 7.3. Маршрути руху документів у комп'ютерних програмах документообігу
Загалом розрізняють вільну і жорстку маршрутизацію документів. При вільній маршрутизації будь-який користувач, який бере участь у процесі, може на свій розсуд змінити діючий або задати новий маршрут проходження документів. При жорсткій маршрутизації маршрути проходження документів чітко визначені, і користувачі не мають права їх змінювати. Проте такою схемою передбачається опрацювання логічних операцій, коли маршрут може бути змінено відповідно до деяких заданих заздалегідь умов. Значний платіж, наприклад, візує тільки головний бухгалтер, а не його заступник.
Одна з основних переваг комп'ютерної системи документообігу — це значне прискорення і спрощення узгодження документа. Воно проводиться шляхом встановлення послідовного маршруту руху документа або за допомогою паралельної його розсилки всім зацікавленим особам відповідно до встановленого переліку узгодження. В автоматизованих системах діловодства цю процедуру здійснює автоматично модуль маршрутизації відповідно до заздалегідь розробленого службою діловодства або секретарем-референтом списку погоджуючих (візуючих) інстанцій для кожного виду і різновиду документів. Наприклад, договір автоматично надійде в бухгалтерію, юристу та залежно від типу договору, — іншим зацікавленим підрозділам.
Питання для самоперевірки:
1. Що являє собою електронний документообіг?
2. Які види документообігу реалізовані в комп’ютерних програмах?
3. Які типи програмного забезпечення використовуються для автоматизації документообігу?
4. Які використовуються маршрути руху документів у комп’ютерних програмах документообігу?
Тема 8