Предъявите результаты преподавателю. Тема «Оптимизация данных в Excel»
Практическая работа № 8
Тема «Оптимизация данных в Excel»
Цель работы: Изучение информационной технологии быстрого и удобного извлечения данных и формирования различных обобщающих сводок.
Создание исходной таблицы.
Откроем новую Книгу Excel. Создадим таблицу с заголовками: ФИО; Наименование товаров; Выручка; Дата
В этой таблице будут указываться результаты работы менеджеров – продавцов фирмы. Каждая строка в таблице соответствует одной продаже
Сортировка данных.
Упорядочим данные в таблице по фамилии сотрудников таким образом, чтобы их продажи были представлены в алфавитном порядке наименования товаров и в порядке возрастания даты продажи.
Выполним команду Данные.– Сортировка
В этом окне указывается иерархия сортировки:
· Сортировка по – ФИО (по возрастанию)
· Затем по – Наименование товара (по возрастанию)
· В последнюю очередь по - Дата (по возрастанию)
А также указывается включать или нет верхнюю строку в область сортировки. Если установлен переключатель «По 
подписям», то заголовки остаются неприкосновенными, а если выбрано «Обозначениям столбцов листа», то заголовки включаются в сортировку. После выполнения необходимых действий таблица будет отображена в следующем виде (рис.2)
Фильтрация.
3.1. Она позволяет выделить нужные данные среди имеющихся.Фильтрация выполняется командой Данные – Фильтр, в которой предлагается выбрать:
· Автофильтр – назначает фильтр на каждое поле данных таблицы (если выделены некоторые столбцы, то фильтр будет применяться только к ним).
· Отобразить все – отмена фильтра.
· Расширенный фильтр – устанавливает сложный фильтр.
Применим фильтрацию ко всем столбцам (Автофильтр), тогда в заголовке таблицы будут отображены значки выбора.
3.2. Выберем из таблицы только те продажи, выполненные Ивановым. Для этого щелкнем по кнопке рядом с ФИО и выберем Иванов. Тогда таблица выглядит следующим образом:
3.3. Теперь из полученного списка отберем 5 максимальных значений выручки.
 |
Для этого щелкнем по кнопке рядом с заголовком «Выручка» и выберем пункт «Первые 10». Тогда в появившемся диалоговом окне «Наложение условия по списку» укажем, что надо выбрать 5 наибольших элементов списка и нажать Ok.
Тогда в таблице останутся записи:
3.4. Из полученного списка отберем только те продажи, которые были совершены в феврале 2002 года. Для этого в строке «Дата» в предложенном фильтре выберем пункт «Условие». В окне «Пользовательский Автофильтр» установим параметры отображения строк:
Т
огда исходная таблица примет вид:
Примечание: После выполнения всех этих операций отмените фильтрацию данных, убрав флажок bв команде Данные – Фильтр – Автофильтр.
Итоги.
Итоги позволяют выполнить детальный анализ сводных показателей для групп данных, объединенных каким либо признаком.
Примечание: Для формирования итогов необходимо отсортировать данные.
4.1. Найдем суммарную выручку каждого из работников организации.
Для этого выполним команду Данные – Итоги. В диалоговом окне «Промежуточные итоги» в поле «При каждом изменении в» указывается столбец, содержащий элементы, для которых следует вычислить промежуточные итоги.; в поле «Операция» - выбирается функция суммирования, используемая при вычислении промежуточных итогов.; а в поле «Добавить итоги по» - указываются столбцы, содержащие обрабатываемые значения.
В нашем случае устанавливаем в полях:
· «При каждом изменении в» - ФИО
· «Операция» – Сумма
· «Добавить итоги по» – Выручка
После выполнения команды Итоги таблица примет вид (рис.1):
4.2. А теперь найдем итог продаж по видам товаров. Для этого
· в поле «При каждом изменении в» указываем Наименование товара
· в поле «Операция» указать Сумма
· в поле «Добавить итоги по» - Выручка.
В этом случае таблица принимает вид (рис.2)
