Характеристика попереднього, поточного та заключного контролю в організації
| Види ресурсів | Характеристика процесу контролю щодо кожного виду ресурсів |
| ПОПЕРЕДНІЙ КОНТРОЛЬ | |
| Трудові | Реалізується в організації за рахунок аналізу ділових та професійних навичок претендентів на роботу в організації, кваліфікації, рис особистого характеру, які задовольняють організацію та необхідні для виконання певних робіт. При цьому встановлюється мінімальний рівень вимог до працівників, який стосується професійної освіти, досвіду роботи, навичок тощо. |
| Інформаційні | Зовнішня та внутрішня інформація, яка надходить з усіх можливих інформаційних каналів, перевіряється на достовірність та об’єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації. |
| Фінансові | Перевіряються усі грошові надходження та видатки підприємства, їх відповідність фінансовій документації, терміни надходження чи виплат. |
| Матеріальні | Перевірка якості та кількості отриманих від постачальників необхідних матеріальних ресурсів у відповідності до укладених договорів та критеріїв, що у них зазначені. |
| ПОТОЧНИЙ КОНТРОЛЬ | |
| Трудові | Реалізується в процесі безпосереднього здійснення виробничо-господарської діяльності. Здійснюється у формі регулярних перевірок роботи працівників, обговорення проблем, що виникають в процесі роботи, періодичної атестації працівників тощо. |
| Інформаційні | Перевіряється робота системи обробки інформації, групування інформації, виділення першочергової та другорядної, термінової та нетермінової інформації, її розподіл в межах організації. |
| Фінансові | Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур організації, використання фінансових надходжень організації, формування видатків, відповідності фінансової документації та фінансових операцій підприємства нормам чинного законодавства тощо. |
| Матеріальні | Перевіряється ефективність використання наявних матеріальних ресурсів у процесі виробничо-господарської діяльності. Контролюються норми використання ресурсів, виявляються відхилення і установлюються їх причини. |
| ЗАКЛЮЧНИЙ КОНТРОЛЬ | |
| Трудові | Перевіряється відповідність кваліфікації працівників посаді, їх продуктивність, здатність до постійного удосконалення професійних навичок. |
| Інформаційні | Перевіряється повнота, достовірність та об’єктивність інформації, необхідної для виконання поставлених завдань. |
| Фінансові | Перевіряються фактичні фінансові результати та порівнюються із запланованими. |
| Матеріальні | Перевіряється вихід і якість продукції при використанні нормованих матеріальних ресурсів. |
Спеціалісти дійшли висновку, що процес контролю повинен реалізовуватись у певній послідовності через такі етапи:
1)Визначення завдань контролю. Найпоширенішими завданнями контролю є:
- виявлення дотримання трудової дисципліни на робочих місцях;
- виявлення можливих зловживань та крадіжок в організації;
- визначення відповідності оформлення документації вимогам нормативно-правових актів;
- перевірка якості та кількості виготовленої продукції (наданих послуг);
- визначення рівня технічної підготовки тощо.
2)Підбір критеріїв та стандартів. Необхідно зазначити, що стандарти та критерії визначаються та розробляються на попередніх етапах технології менеджменту: у процесі планування, організування, мотивування. А у процесі контролювання здійснюється їхній підбір відповідно до установлених цілей контролю.
Критерій – це підстава, мірило для оцінки, визначення або групування чогось (наприклад, критерії вибору матеріалів, сировини, підбору кадрів тощо)
Стандарт – сукупність прийнятих норм і нормативів. У свою чергу, норми - це максимально припустима величина абсолютних витрат сировини, матеріалів, палива, енергії, праці і т.п. для виготовлення одиниці продукції установленої якості в обумовлений термін (наприклад, розцінка за виготовлення одиниці виробу, норми запасів деталей на складі тощо); нормативи - це показники, що характеризують відносну величину (рівень, ступінь) використання знарядь і предметів праці, їх витрати на одиницю площі, ваги, обсягу (наприклад, рівень капіталовіддачі, фондомісткість, трудомісткість тощо).
3)Оцінювання виконання. Полягає у виявленні фактичних, реальних даних щодо стану, властивостей та характеристик підконтрольних об’єктів. При цьому доцільно використовувати спеціальні контрольні засоби та прилади, ресурси.
4)Зіставлення реальних результатів з прийнятими критеріями та стандартами. Полягає у здійсненні процедури порівняння фактичних даних, що стосуються підконтрольних об’єктів, та установлених відносно цих об’єктів стандартів та критеріїв. На цьому етапі відбувається встановлення масштабу допустимих відхилень; формування, передача та розповсюдження інформації про результати контролювання; оцінювання отриманої інформації.
Будь-який контроль повинен мати такі властивості:
- базуватись на гнучких та динамічних технологіях;
- відображати пріоритети організації у відповідності до стратегічного спрямування і діяльності;
- орієнтуватися на досягнення конкретних результатів;
- відповідати тому виду діяльності, яка є основною для організації;
- забезпечувати своєчасність, мобільність, надійність та гнучкість застосування контрольних операцій;
- відзначатись простотою;
- бути економічним, тобто базуватись на співставленні витрат на контроль з його досягненнями тощо.
10.7. Регулювання як загальна функція менеджменту.
РЕГУЛЮВАННЯ – це вид управлінської діяльності, спрямований на усунення відхилень, збоїв, недоліків тощо в керованій системі шляхом розробки і впровадження керуючою системою відповідних заходів.
Слід зазначити, що регулювання покликане усунути усі недоліки, відхилення, збої, що були виявлені у процесі контролювання. При цьому регулюючі заходи можуть вживатись на усіх попередніх етапах функціонального підходу (планування, мотивування, організування). Для цього застосовуються коректуючі дії, які базуються на виборі таких рішень: усувати відхилення; переглянути стандарти та критерії; поєднати попередні підходи.
Функції планування, організування та мотивування удосконалюються безпосередньо в керуючій системі організації, функції контролювання та регулювання – в керуючій та керованій системах. З допомогою рис. 9.9 відображена графічна модель процесу регулювання під впливом різних факторів, які вимагають здійснення змін у плануванні, організуванні або мотивуванні. У залежності від характеру перешкод чи недоліків, що були виявлені в процесі контролю у керованій системі, регулювання може скеровуватись на конкретний блок (планування, організування чи мотивування). Якщо в блоці “Планування” виявлені перешкоди, то розроблені заходи будуть стосуватись удосконалення економічного, соціального чи технологічного планування; якщо перешкоди виникли, наприклад, в організаційній структурі, то мова буде йти про реалізацію заходів в блоці “Організування” з побудови організації, комунікаційних систем тощо. Недоліки у матеріальному стимулюванні працівників керованої системи будуть усуватись в блоці “Мотивування” у напрямку удосконалення системи преміювання, дивідендної політики тощо.
| ПЛАНУВАННЯ |
| ОРГАНІЗУВАННЯ |
| МОТИВУВАННЯ |
| КОНТРОЛЮВАННЯ |
| Регулювання шляхом змін в системах мотивування працівників |
| Регулювання шляхом перебудови організаційної структури управління, технологічних підходів тощо |
| Регулювання шляхом коректування планів |
Рис. 10.9. Графічна модель регулювання діяльності організації