Оформление телеграмм, телекса, факса, телефонограммы
Телеграмма – документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.
Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997г. № 1108 (с изм. от 14 января 2002г.).
Телеграммы бывают следующих категорий: обычная, телеграмма-письмо, срочная, правительственная и др. Применяются такие разновидности телеграммы: телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др.
Адрес телеграммы часто является условным (РОСТО-ДОН-АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким («телеграфный язык») без союзов, предлогов, знаков препинания. (если это не искажает смысл). При необходимости используются сокращения (ТЧК – точка, ЗПТ – запятая и др.). Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяются печатью организации.
Текст телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Заканчивается текст номером телеграммы, который является её регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия (допускается без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и прописными буквами) печатают наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй – подшивается в дело.
Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номер инициативной телеграммы.
Телекс – разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи – по абонентской телексной сети, т.е. телетайпу (телепринту) – аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь отличается быстротой передачи сообщения, практически в момент передачи. Технические особенности контроля передачи текста этим видом связи обусловливает ряд особенностей текста, не имеющих отношения к содержанию цифры и слова – знаки «+», если конец сообщения неясен, «-», если сообщение последнее, «+?» в конце сообщения, если ожидается ответ Телексная связь абонентская, поэтому категория вида в телексах (как и в телеграмме) не используется. Текст излагается кратко и сжато, точки и запятые употребляются. По составу реквизитов требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению телеграммы.
Факс (телефакс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного). В отличие от телеграфной и телексной эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле (точное воспроизведение картины, рисунка, рукописи, документа, чьего-либо почерка, подписи путем фотографирования или печатания), воспроизводящего все особенности документа-подлинника.
Вопрос о юридической силе факсограмм в действующих нормативно-методических документах сегодня не решен. Так, в инструкции по документационному обеспечению в Администрации Президента РФ установлено, что документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. Однако Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной и телекоммуникационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. При соблюдении указанных условий документ может признаваться в качестве доказательства, т.е. юридическая сила поступившего телефакса (факса) определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи РФ, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений.
Факс как способ передачи информации получает все большее распространение. Он удобен, т.к. со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме того, что текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.
Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат записывает полученное сообщение от руки. Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. При большом количестве телефонограмм целесообразно иметь бланки. Составляется телефонограмма в одном экземпляре, допускается её оформление на чистом листе бумаги.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, номер, дата и время передачи и приема телефонограммы, должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, номера телефонов, текст и подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок в соответствии с ГОСТом как для делового письма, т.е. выражаться предложным падежом с предлогом «о», «об» («Об изменении времени заседания Совета», «О прибытии участников семинара»).
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями, текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица, объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.
При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением, слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать по слогам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.