Правила подготовки и оформления документов

3.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблю­дать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, каче­ство документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.

3.2. Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, распо­ложенных согласно ГОСТ Р 6.30-97.

Устанавливаются два основных формата бланков докумен­тов — А4 и А5; допускается использование бланков формата A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и ниж­нее — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 15 мм.

Документы, составляемые от имени двух или более организа­ций, оформляются без бланков.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Изображение Государственного герба Российской Феде­рации помещается на верхнем поле документа (письмо, постанов­ление, распоряжение, протокол и др.).

3.3.2. Наименование организации указывается в полном соот­ветствии с положением о ней (или уставом).

3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на блан­ках служебного письма, справок.

3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмот­ренным УСОРД.

3.3.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утвеждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько орга­низаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подпи­сания.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а так­же даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год — четырьмя арабскими цифрами. Например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в такой пос­ледовательности: год, месяц, день месяца. При подготовке норма­тивных и финансовых документов допускается словесно-цифро­вой способ оформления даты (без кавычек). Например: 8 апреля 1999г.

3.3.6. Подпись документа

Документы, направляемые в вышестоящие организации, под­писываются руководителем, а в его отсутствие — исполняющим обязанности руководителя. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются руководителем или его заместите­лем. В состав подписи входят: наименование должности подписы­вающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например:

 

Начальник управления Подпись Г.В. Петров

 

Документы коллегиальных органов подписываются председатель­ствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не долж­ности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лица­ми их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании до­кумента несколькими лицами равных должностей их подписи рас­полагаются на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на про­екте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подпи­сывающего документ, и его фамилию. Не допускается подписы­вать документы с предлогом «за» или с проставлением косой чер­ты перед наименованием должности.

3.3.7. Согласование документа

При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согла­сование документа. Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне ее.

Гриф согласования документа оформляется ниже подписи дол­жностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова «СО­ГЛАСОВАНО», указания должности лица, с которым согласовы­вается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты со­гласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Глава территориальной администрации

____________________района

Наименование района

 

Личная подпись А. С. Сидоров

Дата

 

При внешнем согласовании подпись заверяется печатью. Если согласование осуществляется письмом, протоколами и др., гриф согласования необходимо оформить следующим образом:

согласовано

Письмо Сибирской академии

государственной службы

от 10.02.2000 № 305/10

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ученого совета

Сибирской академии государственной

службы

от 15.03.2000 №12

 

3.3.8. Согласование проектов документов

Оформляется путем визирования должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку под­писи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — долж­ность визирующего. Например:

 

Начальник контрольно-правового управления

Личная подпись В.А. Петров

20.01.2000

 

При наличии замечаний к документу визу необходимо оформить следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись А.П. Аксенов

12.02.2000

или

Замечания прилагаются

Начальник финансового управления

Личная подпись Г.В. Иванов

20.02.2000

 

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего лис­та документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на обо­ротной стороне последнего листа документа.

 

3.3.9. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

 

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

____________района

Наименование

Личная подпись И.И. Завьялов

01.12.2000

или

УТВЕРЖДЕНО

Постановление главы

администрации ___________района

Наименование

от 20.01.2000 №45

 

3.3.10. Адресование документа

Документы адресуются в организации, их структурные подраз­деления или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в- именительном падеже. Например:

Администрация _______________области

Наименование

Контрольно-правовое управление

 

При направлении документа должностному лицу название орга­низации указывается в именительном падеже, а должность и фа­милия адресата — в дательном. Например:

Министерство образования РФ

Управление делами

Главному специалисту

Григорьеву А.В.

При адресовании документа руководителю организации наиме­нование ее входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Главе администрации

______________области

Наименование

Иванову И.И.

 

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия необходимо указывать обобщенно. Например:

Администрациям районов, городов

Новосибирской области

Полный почтовый адрес указывается при направлении доку­мента разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми пра­вилами. Например:

Редакция газеты

«Советская Сибирь»

630105, г. Новосибирск

ул. Немировича-Данченко, 102

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах в вышестоящие органи­зации и постоянным корреспондентам.

Слово «Копия» в адресате не указывается.

3.3.11. Резолюция

В резолюции дается указание на исполнение документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана в резолюции первой.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, подпись ав­тора резолюции, дата.

3.3.12. Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то от­метка о них оформляется следующим образом: ' Приложение: на 12 л. в 4 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечис­лить их названия, указать количество листов и экземпляров каждо­го. Например:

Приложения: 1. Положение о комитете по начальному профес­сиональному образованию — на 6 л. в 1 экз.

2. Положение об отделе воспитательной работы и социальной защиты комитета — на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не ука­зывается.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом вер­хнем углу следует делать отметку с указанием названия распоря­дительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение 2

к постановлению главы

администрации

от 12.02.2000 №205

3.3.13. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами­лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Напри­мер:

Кирсанова или Кирсанова Мария Владимировна

173355 173355

Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме иници­ативных писем, направляемых в вышестоящие организации.