Процес контролю складається із декількох етапів.
Задачі в системі керівництва,що вирішуються за допомогою контролю.
Контроль виступає одним із головних інструментів опрацювання політики і прийняття рішень, які забезпечують ефективне функціонування організації і досягнення нею намічених цілей як у довгостроковій перспективі, так і в питаннях оперативного керівництва.
Слово «контроль», як і слово «влада», породжує насамперед негативні емоції. Для багатьох людей контроль означає обмеження, примушення, відсутність самостійності — словом все те, що прямо протилежне нашим уявленням про свободу особи. Саме через це контроль належить до функцій управління, сутність яких трактується неправильно.
Контроль забезпечує досягнення організацією своїх цілей. Цей процес складається з установлення стандартів, вимірів фактично досягнутих результатів і проведення коригувань у тому випадку, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від установлених стандартів.
Керівники розпочинають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли організація сформулювала місію, цілі та завдання для їх досягнення. Контроль є невід'ємним елементом самої суті будь-якої організації, бо ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю. Відсутність контролю породжує хаос, а координація й узагальнення діяльності структурних підрозділів стає неможливою. Вже самі собою цілі, плани та структура організації визначають напрями її діяльності, розподіляють зусилля та впливають на виконання робіт. Пітер Друкер зазначає, що "контроль та напрями діяльності - взаємозалежні поняття".
Принципи контролю.
Принципи контролю діяльності, виступаючи елементами його правової [і сутнісної] форми, надають контролю внутрішньої стрункості в силу того, що є його теоретичним стрижнем, неписаними правилами, дотримання яких наділяє провадження такою комплексною характеристикою, як ефективність.
1. Принцип відповідності — основний логічний принцип для будь-якого методу (твердження). Суть його в тому, що зміст, мета і завдання контролю мають відповідати:
· завданням об'єкту, що піддається перевірці;
· завданням контролюючого органу.
2. Принцип системності — вимога, аби при проведенні контролю має бути включено повністю всі аспекти діяльності об'єкта у взаємозв'язку
3. Принцип усезагальності — вимога, щоб будь-яку соціальну або економічну діяльність, яка відбувається в державі, було піддано системному і комплексному контролю з точки зору:
· законності;
· доцільності;
· ефективності
4. Принцип неперервності — вимога, аби всі об'єкти контролю підлягали постійному спостереженню. Заходи контролю мають здійснювати послідовно й регулярно. Необхідний також контроль дій, які вчиняє об'єкт контролю з метою усунути виявлених порушень
5. Принцип об'єктивності — вимога оцінювати діяльності об'єкта контролю і її результатів лише на основі відповідності перевірених фактів із вимогами законодавчих і інших нормативних актів, що регулюють діяльність
6. Принцип незалежності означає неприпустимість положення, при якому суб'єкт контролю при здійсненні контрольних заходів керується певними міркуваннями, окрім компетентного і добросовісного виконання задач контролю. Заборона на будь-який силовий, матеріальний чи моральний вплив на суб'єкт контролю.
7. Принцип гласності (випливає з принципу відповідності) означає, що результати контролю має бути неодмінно доведено:
· до об'єкта контролю;
· до суб'єкта прийняття рішень за результатами контролю
8. Принцип ефективності означає, що результати контролю мають забезпечувати:
· повноту виявлення відхилень (фактичного стану від того, що вимагався);
· своєчасність виявлення таких відхилень;
· установлення причини відхилень;
· установлення винних осіб;
· допомогу у розробленні профілактичних заходів
9. Принцип науковості означає, що контроль здійснюють, використовуючи науково обґрунтованих методів і прийомів
10. Принцип плановості вимагає, аби контроль здійснювали планово:
· планують заходи контролю певного суб'єкта (контролюючого органу) на період часу;
· планують набір певних контрольних дій у межах заходів контролю;
· контрольним діям має передувати попереднє вивчення об'єкта контролю для досягнення розуміння його діяльності
11. Принцип законності значить, що здійснення контролю проходить відповідно до законодавства; забезпечення охорони законних інтересів як держави, так і суспільства у цілому, так громадян і юридичних осіб
12. Принцип відповідності — це нормативно передбачена відповідальність суб'єкта контролю:
· за дотриманням у процесі контролю законів і правових підзаконних актів;
· за достовірність результатів контролю (бо на їх підставі приймають рішення, включаючи правові).
4. Об'єкт контролю.
Незалежно від ступеню складності система контролю завжди передбачає наявність хоча б чотирьох основних елементів, які реалізують її мету - підтримування бажаного
|
Об'єктами контролю є:
- компанія як система:
· системи процесів виробництва продукту (об'єкт управління);
· система управління компанії;
· система взаємодії структурних підрозділів компанії
· результати діяльності компанії (продукти, товари, послуги, шкода довкіллю тощо.
Процес контролю складається із декількох етапів.
На першому етапі формуються цілі, обираються методи і форми контролю, розробляється програма і визначаються параметри функціонування і розвитку організації, безпосередні виконавці контролю, строки його здійснення, форма звітності.
Параметри функціонування і розвитку організації на практиці приймають вигляд різного роду стандартів і нормативів, які відповідають цілям організації. Мова йде про норми витрат матеріальних ресурсів на одиницю продукції і об'єми робіт, грошових витрат, показники ефективності, програмні нормативи (строки виконання тих чи інших робіт тощо).
Установлюючи стандарти, норми і планові завдання, кожна організація виходить з чітко сформульованої місії, а також цілей. З цього можна зробити висновок, що стандарти повинні постійно переглядатися. До нормативів висуваються наступні вимоги: наукова обґрунтованість , гнучкість, надійність, можливість виконання, адекватне відображення реальних процесів. При додержанні цих вимог нормативи можуть бути критеріями оцінки діяльності окремих підрозділів 1 осіб. Але не все, що необхідно контролювати, можна виразити в кількісних показниках (наприклад, морально-психологічний клімат в колективі). Це ускладнює процес контролю, але в ряді випадків його можна здійснити, орієнтуючись на реакцію людей.
На другому етапівибирають основні контрольні об'єкти, здійснюють збір облікових даних, матеріалів спостережень і замірів; проводять обробку одержаної інформації, розраховують необхідні показники, проводять групування даних, складають аналітичні таблиці, графіки та діаграми, які дозволяють зробити об'єктивну оцінку діяльності організації.
Третій етапполягає в одержання інформації про досягнуті результати і співставлення їх з відповідними нормативами, що дозволяє визначити відхилення від стандартів.
Заміри є самим трудомістким і дорогим елементом контролю. На їх долю припадає основна частина витрат. Інформація призначена для потреб контролю, повинна бути своєчасною, точною, дозволяти приймати обґрунтовані рішення. Джерелами такої інформації слугують постійні цільові спостереження, бухгалтерська звітність, опитування, підсумкові звіти, спеціальні аналітичні огляди.
Четвертий етапвключає корегування діяльності організації, модифікацію цілей, перегляд планів, перерозподіл завдань, удосконалення технології виробництва і управління. Але до змін необхідно відноситись обережно. Якщо справи йдуть нормально і поставлені цілі в основному досягаються, краще не вносити в діяльність зміни, оскільки ті чи інші відхилення не завжди порушують нормальний хід роботи. Систему корегування необхідно впроваджувати тільки при реальній небезпеці.
5.Етапи контролю
Управлінський контроль включає в свій склад три етапи:
1) встановлення стандартів. Контроль важко здійснювати, якщо цілі не є конкретними. В цьому випадку виникає небезпека незгоди щодо того, чи є діяльність працівника результативною: працівник буде переконаний, що виконав все, що від нього вимагається, тоді як керівник буде дотримуватися іншої думки. Щоб уникнути цього, необхідно як можна більш чітко визначати цілі і робити це таким чином, щоб було легко встановити, чи виконані завдання;
2) зіставлення досягнутого за деякий період з тим, що було заплановано. Якщо цілі чітко визначені, то завжди можна сказати, якою мірою вони були досягнуті. Крім того, це дає можливість судити про те, чи можна вважати роботу виконаною. Добре сформульовані цілі допомагають визначити, що ще необхідно зробити;
3) вказівку наспособы виправлення помилок. Якщо план не виконаний, необхідно визначити, що ще слід зробити. Іноді на цьому етапі доводиться переглянути стандарт, оскільки вимоги не завжди бувають реалістичними.
Контроль не завжди призводить до виявлення відхилень. Якщо ж це відбулося, необхідно якимось чином впливати на ситуацію. Існує дві основні форми узгодження плану і реального положення:
1) зміна плану і його підгонка під реальні обставини;
2) посилення вимог з метою виконання плану.
Кожен з цих варіантів має як переваги, так і недоліки. І дійсно, спроба знову увійти в строки, встановлені в плані, — це прояв твердості і цілеспрямованості. Проте зазвичай такий шлях вимагає залучення додаткових ресурсів, які можна було б спрямувати на досягнення інших цілей. Зміна плану — більш реалістичний крок, однак він також може призвести до ускладнень (втрату часу і ресурсів, розірвання договору з замовником, штрафів, виплати неустойок тощо).Тому вибирати спосіб позбавлення від виявлених відхилень необхідно з урахуванням ситуації, на основі аналізу можливих шляхів розвитку подій.
В даний час все більшого і більшого поширення набуває концепція контролінгу. Згідно з цією концепцією функція контролю повинна бути виділена у вигляді особливого підрозділу. Будь-яке підприємство потребує в системі постійної оцінки того, як діє підприємство в цілому, а також його підрозділи та окремі працівники (керівники, підлеглі).
Особливо важливо, наскільки діяльність підприємства в цілому і кожного його сегменту відповідає стратегічним цілям, що стоять перед підприємством. Це особливо важливо, оскільки будь-які відхилення від стратегічних цілей можуть призвести до серйозних остан-4 діям. Контролінг — це система, що дозволяє здійснювати такий контроль і своєчасно приймати рішення для того, щоб стоять перед підприємством стратегічні цілі були досягнуті незалежно від змін, що відбуваються в господарській ситуації.
Варіанти корегуючи дій.
Використовують два варіанти корегуючих дій: перший полягає в усуненні причин, які продовжують відхилення, шляхом їх ліквідації або нейтралізації, другий - в зміні стандартів або нормативів, які мають бути помилковими, оскільки часто встановлюються на основі прогнозів.
7.Попередній контроль.
Цей вид контролю називається попереднім оскільки здійснюється до фактичного початку робіт.
Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Оскільки правил і лінії поведінки виробляються задля забезпечення виконання планів, їх суворе дотримання - це спосіб переконатися, робота розвивається у заданому напрямі. Аналогічно, якщо писати чіткі посадові інструкції, ефективно доводити формулювання цілей до підлеглих, набирати в адміністративний апарат управління кваліфікованих людей, це буде збільшувати можливість, що організаційну структуру працюватиме оскільки задумано. У організаціях попередній контроль використовують у трьох ключових областях – стосовно людським, матеріальним і нашим фінансовим ресурсів.
Попередній контроль у сфері людських ресурсів буває у організаціях з допомогою докладного аналізу тих ділових та фахових знань і навиків, що необхідні виконання тих чи інших посадових обов'язків і добору найпідготовленіших і кваліфікованих людей. А, аби переконатися, що прийняті працівники зможуть виконати доручені їм обов'язку, необхідно встановити мінімально припустимий рівень освіти буде чи стаж роботи у цій сфері й перевірити документи і, представлені найманим. Істотно підвищити ймовірність залучення іноземних і закріплення складі організації компетентних працівників можна також ознайомитися через встановлення справедливих розмірів виплат і компенсацій, проведення психологічних тестів, і навіть з допомогою численних співбесід з працівником під час перед його найманням. Чимало є організацій попередній контроль людських ресурсів триває і після їх найму під час курсу навчання. Навчання дозволяє визначити, що саме додатково потрібно й ті керівного складу, пересічним виконавцям до наявних вони до знань та навичок, як братися до фактичному виконання своїх зобов'язань. Курс попереднього навчання підвищить ймовірність те, що найняті працівники трудитися ефективно.
8.Поточний контроль.
Поточний контроль реєструють безпосередньо під час проведення робіт. Найчастіше його об'єктом є підлеглі співробітники, а він традиційно прерогатива їхньої особистої начальника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих труднощів і пропозицій із удосконалення роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів і інструкцій. Якщо ж дозволити цимотклонениям розвинутися, можуть перетворитися на серйозні труднощі, щоб всієї організації.
Поточний контроль не проводиться буквально разом з виконанням самої роботи. Швидше він виходить з вимірі фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої для досягнення бажаних цілей. Щоб здійснювати поточний контроль в такий спосіб, апарату управління необхідна зворотний.
Системи зворотний зв'язок. Зворотний зв'язок - це з отримані результатах.Простейшим прикладом зворотний зв'язок є повідомлення начальника підлеглим у тому, що їхня робота незадовільна, коли він бачить, що роблять помилки. Системи зворотний зв'язок дозволяють керівництву виявити безліч непередбачених труднощів і скоригувати свою лінію поведінки те щоб уникнути відхилення організації від найефективнішого шляху до поставленим перед нею завданням.
Підсумковий контроль.
Підсумковий контроль зосереджений на моніторингу випуску або результатів діяльності організації після завершення трансформаційного процесу. Стара система Coming була підсумковим контролем - кінцевою інспекцією після виготовлення продукції. Хоча Corning відмовився від системи підсумкового контролю, цей метод контролю все ще може бути ефективним, особливо якщо продукцію можна виготовити протягом однієї або двох стадій або якщо послуга досить проста і рутинна. Хоча, сам собою, він не є таким ефективним, як попередній або поточний, проте може забезпечити менеджерів інформацією для майбутнього планування. Наприклад, якщо перевірка якості кінцевої продукції відображає неприйнятно високі рівні браку, то виробничий менеджер знає, що повинен ідентифікувати причини і вжити заходів для їхнього усунення. Підсумковий контроль також забезпечує базу для нагородження працівників. Наприклад, довідавшись, що працівник набагато перевищив персональне завдання з продажу, менеджер повинен дати йому премію або забезпечити просування по службі. Більшість організацій використовують кілька типів операційного контролю. Наприклад, попередній контроль Honda передбачає приймання на роботу лише кваліфікованих працівників і запровадження чітких стандартів якості у разі замовлення частин від інших виробників. Honda використовує багато контрольних заходів для перевірки якості компонентів під час складання автомобілів. Остаточну інспекцію і тестування виконують також після того, як кожен автомобіль з'їжджає з конвеєра - це частина підсумкового контролю компанії. Організації використовують низку методів для підсилення операційного контролю.
10.Внутрішній і зовнішній контроль.
Внутрішній контроль виступає складовою частиною системи корпоративного управління і здійснюється як безпосередньо керівництвом та іншими посадовими особами господарюючого суб'єкта, так і його спеціальними контрольними службами. В свою чергу, внутрішній контроль може здійснюватися власником (через створення ревізійних комісій або на договірній основі), виконавчим органом шляхом створення спеціальної служби внутрішнього контролю (аудиту), або безпосередньо управлінським апаратом.
Зовнішній контроль здійснюється адміністрацією (наприклад, вищестоящим керівництвом - президентом компанії, віце-президентом і т. д.) або спеціальними працівниками – контролерами (наприклад, органами влади, податковою інспекцією, банком, технічними інспекціями, санітарними і природоохоронними організаціями і т. п. на основі діючих законів та постанов відповідних органів влади). Необхідність і корисність зовнішнього контролю ґрунтуються на тому, що, по-перше, люди краще працюють, коли знають, що за ними спостерігають. По-друге, за підсумками зовнішнього контролю проводиться оцінка співробітників і пов'язані з нею заохочення і покарання. По-третє, зовнішній контроль означає, що даній сфері діяльності керівництво надає особливого значення, і тому треба проявити більше старанності в праці не в останню чергу для того, щоб звернути на себе увагу начальства. По-четверте, зовнішній контроль дозволяє оцінити діяльність структурного підрозділу не з позицій його співробітників, а з точки зору досягнення цілей організації в цілому, вирішення її стратегічних завдань.